ソフトウェアライセンス管理は、自社で持つ各ソフトウェアのライセンスを適切に扱っていく上で必要な業務です。万が一ライセンス違反を起こせば、企業として信用問題に関わる可能性があるだけでなく、大事なソフトウェアが使用できなくなる可能性もあります。
そこで今回は、ソフトウェアライセンス管理の重要性を整理した上で、最適なSLOソリューションについて紹介していきます。
ソフトウェアライセンスとは
ソフトウェアライセンスとは、ソフトウェアを使用するにあたって、ユーザーが守るべき重要事項や基本ルールなどをまとめた文書を指します。
通常、ユーザーがソフトウェアを使用するときは、プログラムを開発した人の権利が守られる状態である必要があります。例えば開発者や著作者の許諾なく、第三者が勝手に二次販売を行って利益を得れば、開発者の権利は侵害されてしまいます。このようなことが起こらないようにするには、守るべき事項を文書であらかじめまとめておく必要があるのです。
また、ライセンスという言葉自体は、ソフトウェアを使用する上でユーザーに付与される権限や利用の条件そのものを指す場合も多いです。
例えばユーザーの人数やインストール可能なデバイス数、利用期間や場所、目的、利用方法の制限などが挙げられます。
ライセンス管理とは?
ソフトウェアを安心安全に利用していくためには、ライセンス管理が重要になります。ライセンス管理は、当該ソフトウェアのユーザーとして、使用許諾契約書に沿って適切に利用しているかどうかを管理していくことを意味します。
例えば二次販売や配布などの権利侵害行為を許諾なく行った場合は、会社としてコンプライアンス違反に該当する可能性があります。些細なことですが、ソフトウェアを使用する上で使用条件を逸脱してしまうことは、決して珍しいことではありません。
さまざまなITツールを使用し業務効率化を進める際には、IT資産管理を適切に行うことが重要です。それに併せてライセンス管理も実施することで、コンプライアンス遵守の取り組みにつながります。
ソフトウェアライセンス管理の重要性
ソフトウェアライセンス管理をするには、まず重要性や注目すべき点に目を向ける必要があります。具体的にどのような理由で、ソフトウェアライセンス管理が必要とされるのかを知ることで、管理を怠るリスクに気づけるでしょう。主にチェックしたいのは、次の3つです。
- 複雑化したライセンス形態への対応
- リスクヘッジ
- コスト削減
続いては、それぞれの点について詳細を解説していきます。
複雑化したライセンス形態への対応
ライセンス管理が必要な理由としては、近年、ライセンスの形態が多様化していることが挙げられます。
ネット環境やデバイスの種類が充実したことにより、近年は、ソフトウェアライセンスも多様化してきています。契約の形態もパッケージ化された買い切りタイプのものから、月額制で定期的に料金を支払っていくサブスクリプションタイプまで複雑化しています。
従来、ソフトウェアライセンスといえば、1つのソフトウェアに対して1つのライセンスでしたが、昨今は複数のSaaSがパックとしてまとめて利用できるライセンスも増えています。
IT資産を管理する上で、1つのライセンスでできることやインストールできる端末数、使用可能人数、利用期間や支払いサイクルの詳細など把握しきれない可能性が出てきます。
このように管理の複雑化の対処法として、ソフトウェアライセンス管理を徹底することは非常に効果的といえます。
リスクヘッジ
万が一、知らないうちにライセンス違反に当てはまることを行ってしまえば、場合によっては犯罪とみなされる可能性も出てきます。ライセンスとして明示されていることであれば「知らなかった」では済まされず、企業としての信頼を失うことにもつながります。そのようなリスクを回避するためにも、ライセンスをしっかりと把握した上で、適切にソフトウェアを利用しましょう。
また、法律違反に該当する行為ではなかったとしても、ライセンスに違反するとソフトウェアの提供会社から利用を止められてしまう可能性もあります。買い切りの場合はサポートを受けられなくなる可能性が高いため、後々困ることになるのは明らかです。
このようなリスクをなくすために、ソフトウェアライセンス管理は徹底して行いましょう。
コスト削減
ソフトウェア利用にかかるコストの削減や最適化を図る上でも、ソフトウェアライセンス管理は必要と考えられます。例えば管理体制がずさんだと、同じような種類のソフトウェアに対して料金を払い続けてしまい、無駄なコストが発生します。その他、把握漏れによる未払いのトラブルを引き起こす可能性もあります。
ライセンスを把握していれば、契約の継続について定期的に見直しができます。このようにコスト削減やトラブルを避けるためにも、ソフトウェアライセンス管理は重要といえます。
SLOの方法と最適なソリューション
現在はさまざまなITソリューションが企業経営に役立っており、その中の1つにSLO（ソフトウェアライセンス最適化）のためのソリューションも存在します。
続いては、SLOツール導入のポイントと併せて積極的に取り入れたいSLOソリューションを見ていきましょう。
SLOツール導入のポイント
ソフトウェアライセンスの管理は複雑化しやすいため、SLOソリューションを取り入れて効率化を図るのが望ましいでしょう。製品にはさまざまなものがあるため、取り入れる際には主に下記の点を意識するのがおすすめです。
- 機能を確認した上で比較検討する
- 管理対象や管理レベルも比較する
- ツールの提供形態で選ぶ（クラウドorオンプレミス）
- 自社の規模に合わせて選ぶ
- 操作性を確かめる
SLOソリューションは、機能を確認した上で比較検討を進めるとよいでしょう。サイバーセキュリティの水準や管理対象、管理レベルなども確認し、どのようなソリューションが望ましいのか見ていきます。
また、提供形態にも目を向けておきましょう。クラウドの場合はテレワーク環境下でも管理業務を進めやすいのが特徴です。オンプレミスの場合は自社内にシステムを構築するため、セキュリティ強化につながります。
他にも、誰でも使いやすいユーザーインターフェースに優れた操作性かは、もちろんコスト面でも自社の規模に合ったものを選びましょう。
ライセンス管理は「Microsoft 365」がおすすめ
スムーズなライセンス管理には、Microsoft 365がおすすめです。Microsoft 365では複数あるソフトウェアライセンスを1つのソリューションを通じて一元管理できるため、管理業務の効率化を実現します。
Microsoft 365でまとめてソフトウェアライセンス管理を進めれば、バージョンアップデートの際、特定のソフトウェアのみアップデートが実施されていないといった事態を防げます。したがって最新のセキュリティ対応にはぴったりです。
ソリューションの詳細については、こちらのリンクをぜひご確認ください。
https://www.cloud-for-all.com/m365/microsoft365
まとめ
ソフトウェアライセンス管理は、ソフトウェアを正しく使うための大切な業務です。近年は、複数のITツールを運用したビジネスの効率化が進んでおり、ライセンス管理には手を焼くことも少なくありません。そういった状況から生まれるリスクを回避するためにも、ソフトウェアライセンス管理の効率化をあらためて見直すべきでしょう。
ライセンス管理のためには、適したSLOソリューションの導入が重要です。各ライセンス管理の徹底に向けて、ぜひ、Microsoft 365を検討してみてください。
