コロナ禍でテレワークを推し進める企業が増えており、これまで当たり前に行っていた営業活動を思うようにできなくなる場面が増えました。しかし、Web会議システムの登場により、直接取引先に行ったり、営業活動で企業に赴いたりしなくても良いという新しい形態が生まれました。
その一方で、「本当に仕事(営業活動)をしているのか」という疑問や、営業担当者が営業内容を日報や議事録として入力する手間が増えたことなど、課題も少なくありません。
そこでぜひ活用したいのが、営業活動をスムーズに進めるためのサービス連携です。今回は、Microsoft TeamsとDynamics 365の連携について詳しくご紹介します。
広がるテレワーク化の波とその課題
テレワーク化が進んでいる中、営業担当者も顧客のもとを直接訪れることなく、Microsoft TeamsなどのWeb会議ツールを用いて商談するようになりました。これにより、さまざまな紙媒体での資料提示をしなくても済むようになり、ペーパーレスになった結果、画面共有やファイルの事前送付などで情報共有を簡単にできるようになったというメリットもあります。
しかし、営業を管理している担当者にとっては、訪問結果やその際の状況などを日報に詳しく書かないことも多く、そして営業をする従業員にとっては、今まで口頭で説明していた内容をすべて日報などに記録するのは負担になっていると言えます。双方にこうした不満・負担があり、テレワーク化が進む中で生まれた課題と言えるでしょう。
課題解決をする鍵はDynamics 365とTeamsにあり
営業管理者・営業担当者双方が抱えている、上記のような不満や負担。これを解決するためにぜひ活用したいのが、便利なサービスやツールです。
特におすすめなのが、すでに多くの企業で活用されているMicrosoft社のサービスで、中でも「Microsoft Teams」は普段からメンバー同士でのやり取りに使っている企業が多いため、多くの社員が使い慣れていると言えます。
これから新たなサービスやアプリを導入するとなれば、実際に利用する社員が慣れるまでにリソースを要してしまいますが、既存のサービスを使うのであれば、慣れる時間もそうかかりません。
そして、このMicrosoft Teamsと連携させたいのが「Dynamics 365」です。なぜMicrosoft TeamsとDynamics 365を連携させると、営業活動における課題や不満が解消できるのでしょうか。その詳細については次で解説します。
Microsoft Dynamics 365とは
Microsoft Dynamics 365とは、Microsoft Teamsと同じくMicrosoft社が提供しているビジネスアプリのひとつです。「統合管理」という意味のERPと、「顧客管理」を行うCRMの両方を担うアプリです。
多くの企業ですでにERP/CRMが活用されていますが、営業担当者のみが顧客情報を抱え込まないようにするとともに、部署や会社内全体で情報共有をスムーズに行えることなど、さまざまなメリットが得られます。
Microsoft Dynamics 365はCRMやERPのほか、営業活動のサポートを行う「営業管理」であるSFAなど幅広くカバーしており、企業の生産性向上はもちろん、普段の業務効率化もしっかりとサポートしてくれるという特徴があります。もちろん、Dynamics 365もMicrosoft社によるアプリのため、その他のMicrosoftアプリとの連携も簡単にできるのが特徴です。
Microsoft Dynamics 365の主な機能
Microsoft Dynamics 365はさまざまな機能がありますが、営業活動の支援を行う主な機能についてご紹介します。
マーケティング
まず、顧客についての情報を分析するとともに、今後の営業活動に役立てるためのレポートをまとめる機能です。使い慣れたOffice365のツールと連携もできるため、営業チームとの情報共有にも役立ちます。
CRM(営業支援)
営業活動に関する顧客データの管理、商談の進捗管理、活動計画の管理など、営業活動に関するあらゆる業務を一元化して管理できる機能です。
ERP(統合管理)
販売や生産管理をはじめ、あらゆる業務・経営に関するデータをわかりやすく分析し、企業が今後どのような業務に取り組むべきかを可視化できる機能です。もちろん、その他のMicrosoftアプリ・ソフトとの連携もできるため、ユーザー認証やアクセス制御といったセキュリティに関するツールもあわせて活用できます。
カスタマーサービス
顧客からの問い合わせを受け、個人情報の検索フロー等を自動で聞いてくれる便利な機能です。AIを用いて24時間対応可能なサービスを構築したり、顧客対応をある程度自動化したりすることで、社内リソースを省くこともできます。また、オペレーターが問い合わせに対してすばやく対応できるサポートも行っており、機械学習によって問題解決に向けた提案もできます。
そのほかにも、流通や人材管理、サービスの自動化ができる機能なども備わっています。
Microsoft Teamsとは
続いては、Microsoft Teamsについて詳しくご紹介します。
Microsoft Teamsとは、Microsoft社が提供するMicrosoft 365のツールのひとつで、チャット機能や電話機能などを用いてコミュニケーションを図るためのものです。そのため、メンバー同士が普段の業務のためにやり取りをし、顔を合わせて話し合いをしなければならない際、離れた場所にいてもWeb会議を行うことができるなど、さまざまな便利な機能を備えています。
チャットやビデオ会議機能だけでなく、安全にデータをメンバー同士で共有できるファイル共有機能なども挙げられます。堅苦しいメールを送り合うのではなく、ちょっとした疑問などのやり取りも気軽にできるため、業務効率化にうってつけのツールと言えるでしょう。
Microsoft Teamsの主な機能
では、Microsoft Teamsの主な機能について解説します。
主な使い方として、テキストでやり取りができるビジネスチャット機能、そして顔を合わせてやり取りができるビデオ機能があります。特定のメンバーとのやり取りをしたい場合や、プロジェクトメンバーごとにやり取りをしたい場合には、「チーム」や「チャネル」を作成し、追加されたメンバーのみでやり取りをすることも可能です。
Teamsで行われた会議の内容を保存し、そのまま他のMicrosoftアプリと連携して共有することができるなど、すでにMicrosoftアプリを利用している企業にとっては、非常に使い勝手が良いと言えます。その他、タスクの管理や進捗確認ができるPlannerなど、ビジネスに欠かせないツールとの連携も簡単にできるため、Microsoft Teamsはなくてはならない存在になっている企業も多いでしょう。
すべての作業がTeamsというひとつのアプリ内で完結するため、会議用に別のオンラインミーティングアプリを開く必要もなく、新たなコストがかかることもありません。
Dynamics 365とTeamsの連携が営業活動にもたらすメリット
続いては、Microsoft TeamsとDynamics 365を連携させることで、営業活動にどのようなメリットをもたらすのかを見てみましょう。
まず、Microsoft Teamsは日ごろから使っているという企業も多く、非常に使い勝手が良いというメリットがあります。営業活動の円滑化に向けて新たなツールを導入する企業もありますが、既存のツールと連携させるだけで、余計な手間やコストが省けるのは大きなメリットです。
もちろん、ツールを実際に活用する従業員にとってもこれはメリットです。新たなツールに慣れる時間も不要ですし、Teamsの簡単に情報入力できる機能を使えば、データ化や報告が簡単になるため、従業員・営業管理者がお互いに抱えていた不満や課題を解決できる仕組みを構築できます。
入力されたデータやログ蓄積による「営業活動の見える化」により、営業管理者はもちろん営業担当者も営業活動での前段取りやトラブルがあった際に、すぐに資料を見つけられます。また、訪問計画を策定したり、これまでの実績確認をしたりするなど次につなげる貴重なデータを取り出すことができるでしょう。
こうしたメリットが多くあるため、使い慣れたツールであるMicrosoft Teamsと、Dynamics 365の連携は営業活動に関する課題を抱えている企業におすすめです。
オンライン営業の可視化サービス「DX Sales for Microsoft Teams」
最後に、オンライン営業の可視化サービスを行っている「DX Sales for Microsoft Teams」についてご紹介します。
Microsoft TeamsとDynamics 365のデータ連携により、営業活動の可視化や顧客対応にかかる課題の早期発見につなげられるというメリットがあります。たとえば、テレワーク化が進む中で見えづらくなっている営業活動実績も、どのような活動を行ったのかという活動ログが、Teamsを介してDynamics 365に蓄積されていきます。
そのため、営業担当者がいちいちすべての情報を入力する手間が省けるだけでなく、顧客への訪問履歴をはじめ、その後の営業フォローや稼働状況をタイムリーに把握できるというメリットがあります。
また、未対応の顧客を発見しやすくなるのが、Excelとの連携です。顧客への訪問計画と実績を一覧表示できるExcelレポートをもとに、未対応の顧客を早期発見し売り上げなどのコンバージョン、サービス向上につなげられます。
料金は利用するユーザー数によって変動するため、営業活動に関わる人やその情報を活用したいメンバーに限って利用することもでき、コストを抑えられるのもポイントです。
Microsoft Teamsを活用している企業にとって、Teamsを使った営業活動の可視化は非常に便利なものです。自動的にDynamics 365に情報が登録されるため、従業員の負担を減らすとともに、業務効率化を図れます。
まとめ
Microsoft社が提供するTeamsとDynamics 365は、連携させることで営業活動にとって業務効率化につながるさまざまなメリットが得られることがわかりました。これは管理者側の視点はもちろん、従業員側にとっても大きなメリットと言えます。
営業の稼働状況を可視化できる「DX Sales for Microsoft Teams」を活用し、効率の良い営業活動を実現しましょう。
