皆さんは、会議効率化のためにどのような対策に取り組んでいますか？本記事でご紹介するのは、会議に役立つ予約システムです。いつ誰が会議を利用するのか？がシステム上で分かれば、会議利用の衝突を避けて効率的に会議スケジュールを組むことができます。主要な予約システム10選の特徴を知り、自社にとって最適な会議予約システムを導入しましょう。それではさっそくご紹介します。
会議に役立つ予約システム10選
1. Acall
タブレット、スマートフォンアプリ、IoTなどを相互連携させることで、オフィス内のさまざまなモノ、行動、人を繋ぎストレスフリーな会議を実現する会議予約システムです。会議室の空き状況を確認することはもちろん、残り時間やアジェンダ表示などにも対応しており、会議に参加している人も会議室の空きを待っている人も、会議に向けた効率的な行動がとれます。クラウドカレンダーと連携し、予定作成や会議室予約、QRコード付きのアポイント招待メール送信なども行えます。
2. AirRESRVE
会議室予約に限らず、あらゆる店舗予約に対応した会議予約システムです。「自由予約タイプ」と「事前予約タイプ」といった2つの予約タイプを備えており、必要に応じて適切な予約タイプに切り替えられます。ベーシックプランなら月5,000円でユーザー数を問わないで、利用環境によってはかなりお得に使えます。
3. BroomHUBS
会議室の予約と同時に訪問者の登録が行えるので、受付担当者との情報共有が楽になります。また、来訪予定者の一覧表示や対応状況管理など、受付業務に必要な機能も備えている包括的な会議室予約システムです。会議室ごとに課金設定や利用実績のファイル出力が可能なので、レンタル会議室サービスにも活用できるのが特徴です。余った会議室をレンタルするなどのサービス展開も検討できます。
4. Coubic
大企業から個人事業主まで導入している会議室予約システムであり、計80,000社以上に導入実績があります。会議室予約だけでなくビジネス上の予約システムとしても活用でき、営業時間外のネット予約受付によって取りこぼしを無くすことも可能です。また、メルマガ・ダイレクトメール配信やレビュー機能、広告出稿など多彩なオプション機能を用意しています。
5. iMEETING-R
会議室予約に特化したシステムです。開始時刻から15分経過しても入室ボタンが押されない場合は、予約が自動的にキャンセルされ他の利用者が会議室を予約できる状態になります。また、会議中に予約時間を延長したい場合は、手元にパソコンが無くても各会議室に設置した端末から延長可能です。この他、会議の予約時間終了をお知らせするなど会議効率化のための機能が詰まっています。
6. Reservation Engine
15年以上のサービス提供実績があり、高いセキュリティと信頼性から大企業での導入率が高い会議室予約システムです。アプリケーションの脆弱性対策、サーバーの24時間365日監視・運用体制、プライバシーマーク、ISMS（ISO/IEC 27001）認証の取得、データの定期バックアップ、SSLによる通信暗号化、操作ログの取得など高水準なセキュリティレベルと維持しています。また、従量課金は一切なく固定費だけなので安心して利用できます。
7. SharePoint Online
マイクロソフト社が提供する、お馴染みにファイル共有システムのオンライン版です。単体で利用するもよし、Office 365の一部として導入するもよしなので環境に合った会議予約システムを導入できます。会議予約機能だけでなく情報交換のためのさまざまな機能を備えているので、企業全体のコミュニケーション効率をアップさせてくれます。
8. SmartRooms
Office 365をはじめさまざまなグループウェアと連携できる会議室予約システムであり、コミュニケーション効率化の一環として導入できます。グループウェアと会議室前端末がリアルタイムで連動しその場で予約状況を確認し、端末上で予約・延長・終了などの操作も簡単に行えます。会議室前端末の活用と自動キャンセル機能で「カラ予約」を解消。さらに、会議室の利用実態の把握に役立つログデータの提供や分析サービスも利用できます。
9. touch-mee
会議室予約のための操作をほとんどスマートフォンから行えるのが特徴です。また、アプリダウンロード後はOffice 365などのグループウェアとシームレスに連携することから、コミュニケーション効率化の一環として導入できます。スマートフォン・パソコン・ICカードなど複数のチェックイン方法によって、環境に合わせた会議室予約を実現できます。利用料金は1室月額3,500円と、会議室単位で課金されます。
10. ZENO
ユーザーの登録制限なく、無料で使い始められるのが魅力の会議室予約システムです。無料の理由はβ版として提供されており、申込した企業からの要望や意見を吸収しながらサービス改善を実施しているためです。ただし、将来的には有料プランの提供を検討しており、現在の方針としては1ユーザーあたり月額500円で提供する予定です。また、現時点で利用しているデータは有料版になっても引き継がれるので、無料期間のうちに試してみるのもよいでしょう。
自社環境にマッチした会議室予約システムを選ぶ
いかがでしょうか？多種多様な会議室予約システムが提供されている中、皆さんはどの製品を選びますか？大切なのは、会議室予約システムを導入するにあたり何が課題なのかを整理した上で、自社環境にマッチした製品を選ぶことです。会議効率化と一口に言っても、その目的や目標は企業ごとに異なります。それを理解した上で、自社の目的と目標を明確にし、それに沿った製品選定を行うよう心がけてください。会議はビジネス上で効率化の余地が大きい領域なので、今まで会議に費やしていた無駄な時間をどんどん削減し、生産性向上を狙っていましょう。また、既に導入されているグループウェア等と連携できる会議室予約システムですと、相乗効果によって大幅な効率化効果が見込めますので、連携もぜひ検討してみてください。
