プロジェクトを成功に導くためには、チームやそのタスク全体を統制するプロジェクト管理が重要になります。しかし、そのためにはどのような種類の項目を、どのような方法・プロセスで管理していけばいいのでしょうか。そこで本記事では、プロジェクト管理の目的や必要となる管理項目の種類、プロセスなどを紹介していきます。
プロジェクト管理とは
そもそもプロジェクト管理とは、所定の期日までにプロジェクトの目標を達成できるよう、開始から完了まで管理することを意味します。プロジェクト管理を成功させるには、ヒト・モノ・コトを適切な方法・場所・時間で動かしていくことが欠かせません。
つまり、プロジェクト管理とは、自社の従業員をはじめとするプロジェクトメンバーをスケジュール通りに動かし、必要な物資や成果物などが必要なときに必要な場所に届くように手配することです。そして、プロジェクトの達成のために要求されるタスクやイベントを、ひとつずつ効率的にこなしていくことが求められます。また、コストが予算内で収まるように諸々の経費を管理したり、プロジェクトの進捗状況やチームの連携を確認・調整するために情報を管理したりすることも必要になってくるでしょう。
このようにプロジェクト管理とは、すべてのリソースを適切にコントロールし、計画通りにプロジェクトが成功するように導く仕事です。
プロジェクト管理の目的
プロジェクト管理の主な目的は、(1) 目標達成期間または納期を守ること、(2) プロジェクトの価値を上げることの2つです。ビジネスで成功するためには、顧客ニーズがあるうちに顧客ニーズを満たす品質の製品・サービスを届けることが重要となります。いくら成果物の品質を上げても必要とされているときに提供できないのでは意味がありません。
また、たとえクライアントのいない社内プロジェクトだとしても、予定より期間が長引けばそれだけ様々なリソースを消費し、費用対効果という面では確実にプロジェクトの価値を下げることになります。逆に言えば、要求された品質を満たす成果物を目標より早く提供できるようにしたり、コスト管理を徹底してより低予算で達成できるようにしたりすれば、プロジェクトの価値は向上するでしょう。
それゆえ、プロジェクト管理においては、所定の期間や納期を守りつつ、如何にしてプロジェクトの価値を最大化するかが焦点になります。
プロジェクト管理で管理すべき項目
プロジェクト管理において管理すべき対象は多岐に渡ります。以下がその主な管理項目です。
- 統合管理
発足から終了まで、プロジェクト全体の流れを管理します。 - スケジュール
納期や目標期間内に成果を出せるように、全体スケジュールをはじめ、個々の作業工程のスケジュールも細かく管理します。 - コスト
必要となる費用の見積りから予算案を策定し、諸々の経費がその範囲内に収まるように調整します。 - リスク
プロジェクトの円滑な進行を阻害するあらゆるリスク要因を減らせるように予防・対処します。 - スコープ（作業/成果物）
何をもってプロジェクトの成功とするのかを設定し、必要な作業範囲や成果物の内容・要件を明確にします。 - 品質
成果物の品質が要件を満たしているかを管理します。 - 調達
資材の調達先や業務委託先と連携し、滞りなく材料や成果物の調達を行えるように管理します。 - 要員
プロジェクトの達成のために必要とされる人員を確保し、その人材運用をマネジメントします。 - コミュニケーション
メンバーがうまく協働するように、コミュニケーションを円滑化させる方法・ルールを立案します。 - ステークホルダー
プロジェクトに関わるステークホルダーの範囲・役割などを明確にし、その利害調整などを行います。
プロジェクト管理の実行プロセス
実際にプロジェクト管理を行うにあたっては、適切な手順で進めていくことが重要です。続いては、プロジェクト管理を行う際の実行プロセスを解説します。
プロジェクトの目的を確認
最初にすべきは、プロジェクトの目的を確認することです。プロジェクト管理はこの目的から逆算して諸々の要件を設定していくことになるので、目的が曖昧であってはいけません。プロジェクト終了後に適切な評価を行うために、目的に具体的な数字を入れておくことも大切です。
計画書の作成
次の段階は、プロジェクトの目的とゴールを記載した計画書を作ることです。こうした計画書は、ステークホルダーと認識を共有するために必要になります。計画書には、前項で紹介した諸々の管理項目の内容も明記するようにしましょう。
進捗状況の把握と修正
計画書の策定・共有が終わったら、いよいよプロジェクトの本格稼働です。計画書の項目に沿って、タスク（目的を達成するために必要な作業）を実行していきます。プロジェクトマネージャーは、適宜進捗状況を確認し、プロジェクト全体のバランスを考えながら、その都度タスクを修正・追加し、管理を行います。
プロジェクト管理を成功に導くポイント
プロジェクト管理を成功に導くためには、いくつかの重要なポイントがあります。以下では、それぞれの内容について説明していきます。
プロジェクトに関する工程を細かく分ける
最初のポイントは、プロジェクトを漏れなく管理するために、その工程を細かく分けてタスクにすることです。タスクは作業内容や重要度、着手する順番などに基づいて整理すると効率的になります。
マイルストーンを設定する
次のポイントは、マイルストーンを設定することです。マイルストーンとは、プロジェクトにおける重要な節目のことを意味します。中間目標と言ってもよいでしょう。マイルストーンを設定することで、スケジュールの管理がしやすくなるため、タスクの見落としなどを予防しやすくなります。
情報共有を徹底する
情報共有の徹底もプロジェクト管理を成功させるための重要なポイントです。プロジェクトの規模が大きければ大きいほど、ステークホルダーの数は増え、その関係も複雑になります。それゆえ、プロジェクトを成功させるには、関係部署や各担当者とのコミュニケーションを密に保ち、常に情報共有を行えるようにすることが重要です。
プロジェクト管理ツールを導入する
上記のポイントを実行していくうえで助けになるのが、プロジェクト管理ツールの導入です。プロジェクト管理ツールとは、個人やチームのタスク内容やスケジュールを見える化し、チーム内の情報共有を助けてプロジェクト管理を支援するITソリューションです。
プロジェクト管理ツールでは、たとえばチームや各メンバーの作業内容やその進捗状況などをチャートで分かりやすく表示したりできます。これによって、プロジェクトマネージャーは細部に至るまで進捗状況を把握することが可能になり、各メンバーも自分がいつまでにどのような仕事をしなければならないのか意識しながら仕事に当たれます。また、各人の仕事内容やその進捗状況がチーム全体で共有されれば、必要に応じて助言や協力がしやすくなるでしょう。
このように、プロジェクト管理ツールを導入することは、プロジェクト管理作業を効率的にするだけでなく、チーム内の情報共有をスムーズにし、チーム力全体の強化にもつながります。とりわけテレワークの導入が進み、チームメンバー全員が顔を合わせて小まめにコミュニケーションが取りづらくなっている現在、クラウド上などでプロジェクト管理できるITツールの重要性はますます高まっていると言えるでしょう。
まとめ
プロジェクト管理においては、タスクの進捗状況を確認したり、情報共有を徹底したりするためにITツールを活用することが重要になります。プロジェクト管理ツールとしては「Microsoft Project」が、情報共有ツールとしてはMicrosoft365に含まれる「Teams」がおすすめです。
