離れた相手と手軽にコミュニケーションが取れる「遠隔会議」が注目されています。遠隔会議をうまく活用すれば、会議のための出張なども不要です。
一方で遠隔会議は、必ずしも一般的な会議と同じような状態で行えるわけではありません。そこで、この記事では遠隔会議のデメリットや困りごと、その解決方法を解説します。
遠隔会議とは？
遠隔会議（teleconference）とは別の場所にいる相手と、デジタルツールなどを利用してリアルタイムで会議をすることです。「リモート会議」と呼ばれることもありますが、意味は変わりません。
遠隔会議では、相手が離れたところにいてもやり取りができます。会議のためだけに移動する必要もなく、時間や交通費といったコストを削減可能です。また、方法次第では会議室も必要ありません。会議場所を確保する手間も省けるのです。さらには、システム上で同じデータを参照したり編集したりできるタイプの遠隔会議もあります。
遠隔会議には複数の方法があり、方法によって特徴やできることが異なります。遠隔会議を始めようとする際にはチェックしておきましょう。
以下、主な遠隔会議の種類とそれぞれの特徴を紹介します。
電話会議
電話会議とは文字通り、電話回線（固定電話・携帯電話・スマートフォン）を使って行うタイプの遠隔会議です。電話会議は音声のみのコミュニケーションとなり、映像はありません。「音声会議」「オーディオ会議」と呼ばれることもあります。
電話会議は古くから行われてきた遠隔会議で、電話回線さえあれば足り、高額な設備投資や難しい設定は必要ありません。電話環境さえあれば誰でも簡単に参加できます。外出先から手元のスマートフォンで参加できる上に、会議室を用意する必要もありません。
また、後述するテレビ会議やWeb会議とは異なり、ネットワーク回線も不要です。ネットワーク回線の混雑や不具合に影響されて、音声が聞き取り辛くなるといったトラブルに見舞われる心配がありません。
他方で、相手の表情が見えない、システム上で資料の共有ができないといった難点もあります。ただ、このようなデメリットがあっても、その手軽さから電話会議は今でも多くの企業に利用されています。
テレビ会議
テレビ会議とは会議室に専用のカメラやモニタ、マイク、スピーカーなどを設置し、ネットワーク回線を介して行う遠隔会議です。ビデオ会議とも呼ばれます。
テレビ会議は電話会議と異なり、映像で会議相手の表情を見ながらコミュニケーションをとることが可能です。また、他の遠隔会議と比べ、映像と音声がクリアで臨場感があるという特徴もあります。そのため、重役会議や取引先との会議に適しています。
一方で会議室を確保する必要がある点、他の遠隔会議と比べて設備投資にコストがかかる点は、デメリットといえるでしょう。
Web会議
Web会議とはインターネット回線と専用のウェブシステムを介し、パソコンやスマートフォンなどのカメラ・マイクを使って行う遠隔会議です。オンライン会議とも呼ばれます。Web会議では、パソコンのデスクトップ画面を共有して資料を映したり、会議の内容を録画・録音したりすることができます。
Web会議はパソコンなどの端末とインターネット環境さえあれば、自席や外出先でも行えるのがメリットです。クラウド型のウェブ会議システムを使えば、自社でサーバーなどの設備を運用する必要もありません。クラウド型のウェブ会議システムの例としては、ZoomやSkypeなどが挙げられます。
一方で映像や音声の品質は、前述のテレビ会議に劣ります。そのため、適宜使い分けが必要です。Web会議は、社内のメンバーで手軽に会議をしたいときに適しています。
遠隔会議のデメリットは？
場所や時間を問わず、フットワーク軽く行える遠隔会議は非常に便利です。しかし、その一方でデメリットもあり、対面の会議と同じように行えるとは限りません。
遠隔会議をスムーズに行うためには、どのようなデメリットがあるかについても知っておいたほうがよいでしょう。ここでは遠隔会議の主なデメリットを紹介します。
品質が通信状況に左右される
テレビ会議やWeb会議ではネットワーク回線（インターネット回線）、電話会議では電話回線が必須です。これら回線の状況が悪くなると、音声や映像の品質は極端に落ちる可能性があります。場合によっては映像や音声が途切れてしまい、大事な部分が聞き取れなかったり会議の進行が難しくなったりすることもあるでしょう。
こうした問題が起きないようにするためには、可能な限り通信状況のよい環境で会議を行うことが大事です。重要な会議の前は、通信環境のチェックや事前の接続テストをしておくのもいいでしょう。
表情や雰囲気を読み取りにくい
同じ場所に集まって行われる一般的な会議では、相手の気持ちはその表情や雰囲気から把握しやすいものです。一方、Web会議やテレビ会議では、いくら相手の表情が見えるといっても、集まって行う会議に比べると臨場感には劣ります。音声のみの電話会議であれば、相手の気持ちはさらに把握しづらくなるでしょう。
モニタ越しのコミュニケーションでは、相手のちょっとした表情の変化や仕草に気づきにくくなります。そのため、人事面談のように相手の表情や雰囲気を細やかに把握したい場面では、あえて対面で行う企業も少なくありません。
設備投資やコストがかかる
対面の会議であれば、会議室に集まりさえすれば基本的には進められます。その他のコストは、特にかかりません。
一方の遠隔会議では、それぞれ種類に応じたコストがかかります。また、会議の規模が大きくなればなるほど、必要なコストは高くなります。
遠隔会議のなかでも特にテレビ会議は多大な導入費用が必要です。テレビ会議を行うためにはディスプレイの他、カメラ・マイク・スピーカー、さらには専用回線を用意しなくてはなりません。インターネット回線で代替できるタイプのテレビ会議もありますが、これを利用するにあたっては別途専用ソフトのコストが発生します。
加えて、テレビ会議はランニングコストも別途かかります。システム利用料のほか、定期的な機材の入れ替えやメンテナンスといったコストも馬鹿になりません。テレビ会議を行うための会議室などを確保する必要もあります。
そうしたコストとの兼ね合いで、電話会議にするのか、それともテレビ会議やWeb会議にするのかを選ぶことになるでしょう。
遠隔会議特有の進行が求められる
対面の会議とは違い、遠隔会議は円滑に進めるための進行のコツがあります。前述の通り対面の会議と比べると、遠隔会議では相手の表情や雰囲気が伝わりづらくなりがちです。回線状況によって映像や音声が途切れ、相手の話が聞こえないこともあります。そこで、遠隔会議ではこうしたデメリットを軽減する進行が必要となるのです。
具体的には、以下のような機能を、適切に使いこなすことが求められます。
チャット機能
会議中にチャットでコミュニケーションをとる機能。たとえば相手の発言中に、チャットで疑問や気付いたことを書き込んでおいて、会議の進行を妨げないようにすることもできる。発言者は、発言後にチャットの内容を確認して返答する。
ホワイトボード機能
PCやモニタ上で利用できるホワイトボード。対面での会議の際に使うホワイトボードと同様に、アジェンダや会議中に提出された意見を書き込んで、会議をスムーズに進められるようにする。
また、対面での会議より意思疎通が難しいため、相手を不安にさせないようこまめに相槌を打つといった気配りも必要です。さらに、テレビ会議やWeb会議では大きめなジェスチャーを心がけ、相手へ気持ちが伝わりやすくするといった工夫も求められます。
こういった遠隔会議独特の進行方法に、はじめのうちはなかなか慣れないかもしれません。何度か遠隔会議を経験することで、スムーズに進められるようになるでしょう。
遠隔会議のデメリットを解消するには
遠隔会議に存在するデメリットを効率よく解決するには、専用のソリューションやツールの利用がおすすめです。
たとえば「Tapルームソリューション」を利用すれば、テレビ会議システムに必要な設備を一通り揃えられます。（当ソリューションは株式会社内田洋行を通じて購入可能。）他に必要となるのはモニタだけです。このソリューションを利用すれば、ワンタッチでMicrosoftのコラボレーションツール「Teams」に接続できます。
また遠隔会議を行う会議室を用意できない、という企業も少なくないでしょう。その場合は、セミオープンスペース「Quie（クワイエ）」の活用が有効な解決策となります。Quieでは、独自の天井と「吸音パネル」「調音材内蔵パネル」を利用して、相手の声が聞き取りやすいブース空間を作ります。ブースは単立・連立を選べるため、スペースや必要数に応じた導入が可能です。
その他、シャープ社の「Windowsコラボレーションディスプレイ」を利用すれば、Teamsをはじめ多彩なMicrosoftのアプリケーションとの連携が可能です。会議中に便利なMicrosoftの各種ツールをリモートで共有し、遠隔会議をスムーズかつ効率的に進められるようになります。
いつでもどこでも離れた相手と意思連絡のできる遠隔会議は便利であり、活用方法によってはビジネスを加速させることも可能です。全国に拠点や取引先がある企業では、うまく取り入れることで会議するためのさまざまなコストを大幅に削減できるでしょう。
ただ、遠隔会議には設備投資が必要となるなどのデメリットもあるため、自社の規模や予算・事業内容に合わせて最適な方法を選ばなければなりません。オフィス構築専門の商社に相談したり、ご紹介した株式会社内田洋行の提案するソリューションを使ったりするのも有効な手段です。特に、はじめて遠隔会議を導入する企業は、これらのソリューションなどを利用することで、低コストながらも効果的な会議が行えるでしょう。
まとめ
相手が遠隔地にいても手軽に打ち合わせなどが行える遠隔会議は非常に便利ですが、設備投資のコストがかかったり、表情が読みにくかったりといったデメリットもあります。ご紹介したツールやソリューションを活用するなどの方法でデメリットを解消し、より快適な環境での遠隔会議を目指してみてはいかがでしょうか。
