Microsoft 365を部署やチームごとに使用しているだけでは、効果的な活用とはいえません。Microsoft 365はDX化に必要不可欠であり、業務に最適なシステムを柔軟に設計できる優れたツールです。以下に、無料ワークショップやおすすめツールなども交え、Microsoft 365の効果的な運用方法を解説します。
Microsoft 365の活用でDX化を実現
多くの企業が抱えるDX化の課題として、社内のデータ管理が行き届いていないことや、他社製品が混在しているため負担が発生していること、さまざまなデバイスを使っているためセキュリティ面に不安があることなどが挙げられます。しかし、Microsoft 365を利用して一括管理することでこれらの課題を解決し、より楽に、そして効率的にDX化を進められます。DX化を進めたいときは、多くの企業で使用されているMicrosoft 365の活用をおすすめします。
DX化の実現に活用したいMicrosoft 365のおすすめツール
Microsoft 365には、代表的なWordやExcelの他にも、DX時代に対応した有益なアプリが多数含まれています。ここでは、働き方改革やDX化に取り組む企業で活用されている主なアプリやサービスを紹介します。
Office Online
Office Online は、Microsoftが提供する無料のオンラインサービスです。PCやスマートフォン、タブレットなどの端末から、Web上でWord、Excel、Power Point、One Note、OutlookなどのMicrosoftの主要アプリが無料で利用できます。Web上でデータ共有や複数のユーザーとの同時編集が行え、自動的に随時保存してくれるためデータやファイルの消失の心配がありません。ただし、無料サービスは基本的な多くの機能が使えますが、アプリの機能が完全に使えるわけではありません。一部の機能に制限があるので、個人や小規模事業者向けのサービスと考えるべきです。その点、 Microsoft 365 であれば、Office アプリのすべての最新機能が利用可能です。
One Drive for Business
One Drive for Business は、法人向けの大容量のクラウドストレージサービスです。One Drive for Business を利用することで、どこからでもアクセスしてファイルの閲覧、データ作成や編集ができます。社内のPCに保存したデータをUSBにコピーして外に持ち出し、出先で修正したデータを帰社して上書きするといった必要もないため、誤操作によるデータ消失などもなく、セキュリティ面においても安心です。One Drive for Business にファイルを一元管理しておけば、営業先で顧客情報を確認したり、取引先に資料を提示したりと、その場であらゆる要求に瞬時に応えられます。
Microsoft Teams
Microsoft Teamsは、ビデオ会議やチャット、ファイル共有やスケジュール管理などを通じて、チーム内の円滑なコミュニケーションを支援してくれるツールです。Teamsという名のとおり、チームで行うプロジェクトに必要なすべてのツールが集約されています。チャットにはこのツール、スケジュール管理はこちらのツールなど、それぞれを起動させてアプリ間を行き来することがないため、業務効率も向上します。リモートワークを行っているチームメンバーにとっては特に欠かせないツールであり、スムーズなコミュニケーションでお互いの進捗状況を共有し、プロジェクトを成功に導くことが可能です。
SharePoint Online
SharePoint Online は、Web における文書管理や社内ポータルサイトの構築などができる拡張性の高いツールです。チームやプロジェクト単位で情報共有を行う「チームサイト」や、より広いユーザーを対象にした「コミュニケーションサイト」などを簡単に立ち上げることができます。ファイル共有や保管はもちろんのこと、情報発信のための掲示板や、社員コミュニケーションのためのエンタープライズソーシャルなども、テンプレートで容易に組み込めます。また、SharePoint Online の強力な検索機能も業務効率に大きく寄与してくれます。どのファイルにあるかわからない資料やデータを参照したいとき、キーワードを入力するだけで、すべてのファイルや文書から探し出し、検索結果の中から絞り込んで該当の書類を素早く探し出すことが可能です。
Power Apps
Power Apps は、プログラミングのコードを書かずに業務向けのアプリを作成できるローコードツールです。例えば、紙ベースのフローをDX化したい、自社の業務に合うようにアプリを開発して生産性を向上させたいといったことが、開発業者に依頼することなく内製化できるようになります。また、従来使っていたシステムとMicrosoft 365をシームレスに連携させるといった柔軟な使い方ができます。簡単なドラッグ&ドロップの操作で直感的にWebアプリやモバイルアプリが作成できるため、アプリ開発の時間・費用・人的コストの削減にもつながります。
Power Automate
Power Automate は、今まで手動で行っていた定型業務を自動化できるツールです。 Power Automateを使えば、専門的な知識を必要とせずに本来人の手で行っていたファイルの同期や通知の送受信、データ収集などのフローを自動化できます。例えば、受信したメールを一定の条件を付けて自動的にフォルダに振り分ける、あるファイルが更新されたときは自動で通知メールを送信する、データベースに新たな項目が追加されたら全員に通知するなど、繰り返し行われるタスクの自動化に優れたツールです。さまざまな想定でのテンプレートが準備されているため、フローやタスクを簡単に自動化でき、作業効率を高めてくれます。
Microsoft 365の活用を無償サポートするＪＢＣＣのワークショップ
Microsoft 365がDX化に優れたツールであることは理解しても、はたして自社で機能を十分に使いこなせるのか、スムーズに運用するには事前に煩雑な手間がかかるのではないか、コストをかけた分のメリットが得られるのかと危惧する方もいるかもしれません。そのような方のために、ＪＢＣＣ株式会社では、Microsoft 365を活用するためのワークショップを無償で提供しています。Microsoft 365を最適なプランで活用したい、機能をもっと理解したい、使い方を詳しく知りたいという企業はワークショップの参加することで、導入支援や定着するまでの定期的なサポートを無償で受けられます。
Microsoft 365ワークショップのラインナップ
ＪＢＣＣではどのような内容のワークショップが行われているか、ケース別に紹介します。
これから利用したい方におすすめの「利活用拡大編」
Microsoft 365をこれから利用する方や、サービスが集約できていない方、グループウェアを最適化したい方におすすめのワークショップです。まずは基本機能を理解し、どのように活用できるか全体像を把握します。部署やチームごとにサイロ化されたシステムを集約して横断化することにより、運用管理工数やコスト削減を図ることが目的です。顧客の実情に応じた最適な運用方法を提案します。
管理・統制を行いたい方におすすめの「管理・統制編」
Microsoft 365を運用していく上で、管理や統制といった視点でセキュリティの勘所を押さえることを目的としたワークショップです。リモートワークや社外の出先からさまざまなデバイスでアクセスしたときのセキュリティを強化したり、役職や部署ごとにアクセス制限をかけたりするなどの、管理方法や管理運用の効率化を考えます。また、データのバックアップやドキュメントの保護など、自社の資産を守るための方法も学び、運用工数の削減を目指します。
Microsoft 365を使い倒したい方におすすめの「Power Platform 活用編」
Microsoft 365を知り尽くし徹底的に活用することを目的としたワークショップです。Microsoft 365には、上記で紹介した以外にもビジネス利用に特化したツールがあります。それらのコンポーネントを動かすための土台となるのがPower Platformです。社内に散らばったデータを統合してビッグデータとして活用するなど、Power Platformを適切に運用することで現状の課題を解決できるかもしれません。どのような活用が考えられるか、モデルケースを確認したり、実際に操作したりしながら利活用方法を検討します。
まとめ
ＪＢＣＣは、スムーズなDX化の実現のためにMicrosoft 365の導入から利活用、定着まで、企業の業務内容に応じたトータルサポートを行っています。運用後も定期的に、改善のためのフォローアップを欠かしません。きめ細やかなサービスの提供が評価され、日本マイクロソフト株式会社による「マイクロソフトジャパン パートナー・オブ・ザ・イヤー2022」において、Solution AssessmentsとEmployee Experienceの2部門で受賞しています。Microsoft 365を最大限に活用していただくためのワークショップと無償サポートをぜひご利用ください。
