PowerAppsを使えば、プログラミングの知識がなくても実務アプリの作成が可能です。本記事では、PowerAppsの概要やどんなアプリが作れるのかなどを紹介します。その上で、どのような点に注意して使う必要があるかも解説するので、ぜひ参考にしてください。
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PowerAppsのポイント2つ
PowerAppsは、業務で実際に役立つアプリを誰でも作れるように設計されたツールです。まず以下では、PowerAppsを使う際に覚えておくべき基本的な2つのポイントを紹介します。
ポイント①：Microsoftが提供しているツール
PowerAppsは、Microsoftが開発・提供しているツールです。PowerApps単体で使えるプラン（Power Appsプラン1/ブラン2）の他、Dynamics365とOffice365の以下プランにも含まれています。
PowerAppsが含まれるOffice365のプラン
- Office365 Business Essentials / Business Premium
- Office365 Enterprise E1/E3/E5
PowerAppsが含まれるDynamics 365のプラン
- Dynamics365 for Customer Service Enterprise edition
- Dynamics365 for Field Service Enterprise edition
- Dynamics365 for Financials Business edition
- Dynamics365 for Operations Enterprise edition
- Dynamics365 for Project Service Automation Enterprise edition
- Dynamics365 for Sales Enterprise edition
- Dynamics365 for Team Members Business edition / Enterprise edition
Office365やDynamics365にはそれぞれ多くのアプリや機能が含まれています。しかし、それらで企業の業務全てを網羅できるわけではありません。Microsoftではその網羅できない部分を、PowerAppsが埋めるように考えられています。
なお、プランごとにPowerAppsで使える機能に差異があるので注意してください。いずれのプランでも基本的な機能は利用可能ですが、細かい違いがあります。詳細についてはMicrosoft社の公式サイトを確認してください。
ポイント②：ローコードで、誰でも実務アプリが作成可能
PowerAppsで実務アプリを作るのにあたって、難しいプログラミングの知識は必要ありません。PowerPointでスライドを作ったり、Excelで関数を扱ったりするような操作で簡単にアプリを作れます。
また、PowerAppsではテンプレート機能を使うことで、さらに簡単にアプリを作ることも可能です。PowerAppsでは、あらかじめ数十種類のテンプレートが提供されています。それらを使い、自社向けにいくつかの修正を加えるだけで簡単なアプリが作れます。
その他にも、世界中の開発者が作ったテンプレートが数多く公開されており、簡単に入手できるようになっています。これらを使えば、さらに便利な業務アプリを作成可能です。
PowerAppsには、マイクロソフトの「Power Automate」と組み合わせて使う機能もあります。Power Automateとは、人間がコンピューター上で行う定型作業をロボットで自動化できる「RPA」ツールの一つであり、これによってPowerAppsで作ったアプリで、今流行のRPAが実現可能です。
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PowerAppsで「できること」の具体例
PowerAppsでは具体的にどのようなアプリを作れるのでしょうか。以下、具体例を3つ紹介します。
具体例①：勤怠アプリ
メールやExcelを使って勤怠管理を行っている人も少なくないでしょう。しかし、それでは作業工数が多く、担当者の負担になっていることは否めません。テレワークする人が増加しワークスタイルが多様化した昨今では、メール・Excelでの勤怠管理に限界を感じている方も多いのではないでしょうか。
PowerAppsでは、出退勤状況や在席状況を従業員自身で登録できる勤怠アプリを作成できます。データソースとしてShare Point Onlineのリストを指定し、本リストをExcel形式であとからダウンロードすることも可能です。PowerAppsで作った勤怠アプリを使えば、メール・Excelで勤怠管理をするより作業が効率化され、担当者の負担も軽減されます。
具体例②：座席予約アプリ
新型コロナ感染拡大の影響でテレワークが導入されてから、オフィスで空席が目立つようになりました。そこで座席をより効率的に使えるフリーアドレスが注目されています。フリーアドレスであれば、座席を自由に選べるためスペースの無駄をなくしたり、ソーシャルディスタンスを適切にとれたりするためです。
フリーアドレスを採用する際は、「座席予約アプリ」が役立ちます。そして、PowerAppsでは、座席予約アプリの作成が可能です。アプリを使って、従業員自身で確保したい座席を予約できるようにします。
各座席の上にQRコードが記載されたシールを貼っておき、スマートフォンで読み込んで簡単に予約できるようにしてもよいでしょう。すでに予約済だった場合は、エラーメッセージを表示させます。座席予約アプリにおいても、データソースとしてShare Point Onlineのリストを指定可能です。
また、PowerAppsでは、座席予約アプリと同様の方法で会議室予約アプリを作成することもできます。会議室が不足していて、その予約管理に苦労している企業は少なくありません。こういったアプリがあれば、会議室の予約をスムーズに行えるようになり、予約管理が簡単になるでしょう。
具体例③：営業日報
PowerAppsでは、営業日報アプリを作成することも可能です。いつもメールで送っていた日報をアプリ化すれば、入力フォーマットを固定化・共通化し、簡単に蓄積もできます。スマートフォンでも扱えるようにアプリを作れるので、出先の営業担当が日報提出のために、わざわざ職場に戻る必要はありません。
PowerAppsの最大のメリットは現場レベルでアプリ作成ができる
PowerAppsで最も注目すべきメリットは、現場レベルで必要なアプリをすぐに作成・利用できる点です。現場で「こんなアプリが欲しい」という声が上がっても、なかなか実現しないという企業は多いでしょう。開発部門が多忙だったり予算が足りなかったりして、なかなかアプリ開発に取り掛かれないからです。
その点、PowerAppsならローコードで直観的にアプリ作成できます。プログラミングの知識がない現場レベルでも、十分に必要なアプリを作れます。アプリ開発のため、多大なコストが発生することもありません。現場レベルで「こんなアプリが欲しい」と思ったときに、スピーディーに対応することが可能です。
PowerAppsで「できないこと」
PowerAppsは簡単にアプリが作れる便利なツールですが、できないこともあります。どんなことができないのか把握し、より適切かつ効率的にPowerAppsを活用できるようにしましょう。以下、特に注意したいPowerAppsで「できないこと」を2つ解説します。
作成したアプリを外部の人は使えない
PowerAppsは、Microsoftのクラウド上で利用できるアプリです。そのため、クラウドへアクセスできない外部の人に使ってもらうことはできません。その人へアカウントを付与すれば使うことも可能ですが、セキュリティ上、アクセス可能な範囲は精査しなくてはならないでしょう。
デザイン性を高められない
PowerAppsならローコードで簡単にアプリが作れますが、その反面デザインの自由度は高くありません。プログラミングの知識がある人が一から作ったアプリと比べれば、デザイン性を高められないのは否めないでしょう。あくまで現場で簡易的に作るアプリなので、見た目については我慢して慣れてもらう必要があります。
まとめ
PowerAppsはローコードで、誰でも簡単に実務アプリを作成できるツールです。PowerAppsを使えば、勤怠アプリや営業日報アプリのように、日々の業務で使えるアプリを現場レベルで作れます。ただし、作ったアプリを外部の人が使えなかったり、デザイン性を高めたりできない点は注意が必要です。
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