オフィスデザイン担当者の中には、Afterコロナでの働きやすさを向上させるために、環境を一新したいと考えている方も多いのではないでしょうか。本記事では、以前の環境からどう変わったか、また働きやすい職場にしていくためのポイントなどについてご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
Afterコロナ以前のオフィス環境
コロナ禍以前のオフィスにおける座席配置は、部署などの単位ごとにひと固まりとなる「島型レイアウト」が一般的でした。これは、社員同士が対面するように座り、端に上長が座る形式です。円滑にコミュニケーションが取れる、空間効率がよいなどのメリットがあることから、多くの企業が採用していました。
また、くつろげるスペースを設けたり、集中しやすい個別デスクを設置したりといった、働き方改革による働き方の多様化や管理体制の変化、社員の行動・意識変革を目的としたオフィスづくりが行われていました。
Afterコロナでオフィスの在り方はどう変化していくのか？
Afterコロナではコロナ禍以前と比較して、オフィス環境の在り方が変化していきます。Afterコロナで浮き彫りとなったオフィスの問題点を踏まえて、感染症対策やABW（Activity Based Working）を意識した方向へシフトしていくと予想されます。
Afterコロナで見えてきたオフィスの問題点
Afterコロナでのオフィス環境は、感染拡大防止の観点から、密閉・密集・密接の「3密」を防ぐように整備することが求められます。従来の島型レイアウトは一般的であったものの、一人ひとりの距離が十分に取れず、3密の回避が困難です。
また、AfterコロナではWeb会議の普及により、社員は自分のデスクにいながら会議を行うこともあります。島型レイアウトでは周囲との距離が近いため、会議での発言が聞こえる状態であり、集中できなくなる社員も出てきます。長時間や高頻度で会議を行われると、周囲にとっては騒音問題です。
これらのことから、Afterコロナにおけるオフィスでは島型レイアウトを見直すことが必要です。Afterコロナではリモートワークを働き方として認めている企業もあり、オフィスへ出社する社員が以前より減っています。オフィスで過ごす人数が少なくなるため、余分なスペースが生まれて、空間を持て余してしまうことも考えられます。
今後オフィスの在り方はどう変化していくのか
Afterコロナのオフィス環境は、新型コロナウイルスをはじめとする感染症への対策として、3密を防ぐような設計が継続すると予想されます。感染症対策に考慮したオフィスデザインとしておけば、突発的な感染症流行時でも業務を継続しやすくなります。
また、コロナ禍以前は働き方改革によって、ABW（Activity Based Working）を意識してオフィス環境が整備される動きがありました。これは、働く場所や時間を社員の気持ちや状況に合わせて柔軟に選択できる働き方のことです。ABWを意識して取り入れることにより、社員のモチベーションや生産性の向上につながると考えられています。
ABWを意識したオフィス環境のポイントは、さまざまな形式の場を設けることです。気軽に大人数での打ち合わせができる空間や、カフェのようなコミュニケーションが取れる空間、1人で集中できる空間、Web会議専用のブースなど、オフィスで多様な働き方ができるように整備することで、社員は気分転換や集中がしやすくなります。ABWを推進することで社員のモチベーションが上がるため職場が活気づき、業務効率の向上が見込めます。
さらに、そうした環境が求職者から魅力的に映ることで、優秀な人材の確保がしやすくなるメリットも考えられます。このように、今後は感染症対策を基本としながら、ABWを促進するようなオフィス環境へと変化していくでしょう。
Afterコロナの中で働きやすい職場にしていくためのポイント
Afterコロナで出社状況や働き方が変わることから、オフィス環境もそれに合わせて整備する必要があります。ハイブリッドワークへの対応や、コミュニケーションの取りやすさに配慮した環境整備が特に重要です。
オフィスそのものが不要になることはない
新型コロナウイルスの影響によって、リモートワークのようなオフィスに出社しない働き方が推奨されてきた一方、オフィスそのものがないと、企業・社員の双方にとってデメリットが生じます。企業側にとってのデメリットは、セキュリティリスクが高まること、管理やコミュニケーションがしにくいことなどです。
オフィスがなくなると、社員は社用端末だけでなくプライベートPCやタブレット、スマホといったあらゆるデバイスを使用するようになり、セキュリティ対策が行き届かなくなるおそれがあります。公衆Wi-Fiなどのセキュリティ対策が十分でない通信環境を使用することで、不正アクセスを許し、社内システムの改ざんや情報漏洩につながる可能性もあります。社員の管理が細部まで行き届かなかったり、コミュニケーションが不足したりすることで、生産性の低下を招くこともデメリットです。
社員にとってデメリットとなるのは、集中力の維持が難しいこと、リモートワークの環境を整備しなければならないことなどです。誰にも見られていない環境であれば集中力が切れやすく、生産性が落ちる可能性があります。リモートワークのために通信設備の準備や新たな契約を結ぶ必要があるなど、環境を整えることも必要です。
オフィスを完全になくしてしまうと、家賃や光熱費といった空間に支払う費用が削減されるメリットはあるものの、上記のようなデメリットがあることから、Afterコロナでもオフィスが完全に不要になることはないでしょう。アメリカの先進企業においては、生産性や創造性、モチベーション向上を目的として、オフィス環境に大きな投資を行っていることからも、オフィスの重要性が読み取れます。
ハイブリッドワークやフリーアドレスへの対応も考慮する
リモートワークのメリットとデメリットが明らかになったAfterコロナでは、オフィス勤務とリモートワークを併用するハイブリッドワークが主流になっていくと予想されます。ハイブリッドワークを採用する場合は、それに合わせてフリーアドレスとすれば、出社している人数に最適な空間とすることが可能です。
フリーアドレスとは、社員が座る場所を自由に選べる形式のことです。フリーアドレスの形式には、全席を自由とするものと、部署内など小規模の範囲に絞って自由にするものとがあります。どちらを採用するにせよ、気軽にコミュニケーションが取れる場をつくることが大切です。また、リモートワークでのコミュニケーションを考慮して、Web会議用のスペースを準備しておくと、業務の妨げになりにくいでしょう。
密を避けつつコミュニケーションが取りやすい職場へ
Afterコロナにおいては、感染症対策として密を避けつつも、コミュニケーションが取りやすい空間を意識したオフィス整備が求められます。感染症対策は、日本経済団体連合会が公開している「オフィスにおける新型コロナウイルス感染予防対策ガイドライン」を基本として、オフィスへ取り入れることが有効です。
コミュニケーションを活性化するには、部署を問わず気軽に雑談できるフリースペースや、個別に相談またはミーティングがしやすいプライベート空間など、場面に応じた環境をつくることが大切です。
まとめ
Afterコロナのオフィス環境は、感染症対策を基本として、ハイブリッドワークやABWを意識したものへと変わっていきます。働きやすい職場づくりを進めるには、オンラインコミュニケーションツールの導入が有効です。特に「Microsoft Teams」は、組織の情報共有と個人の業務効率を向上させられるためおすすめです。
