ICTツールの導入を検討しているものの、一歩を踏み出せないといった企業経営者の方は少なくありません。躊躇してしまう理由のひとつは、導入後のオフィス環境がどのように変化するのかイメージしにくいからではないでしょうか。そこで本記事では、ICTの概要や導入によるオフィス環境の変化について解説します。
ICTとは？
ICTとは「Information and Communication Technology」の略で、日本語では「情報通信技術」と訳されます。IT技術と通信技術により実現するコミュニケーションを指す言葉ですが、情報処理端末や情報通信技術そのものをICTと呼ぶケースもあります。
似た言葉にITがありますが、こちらは情報技術を指す言葉です。ネットショッピングや電子マネー決済、ブログサービスなどがITを活用している主な事例です。一方、ICTはITと通信技術の融合によるコミュニケーションの方法・技術を指します。
ICTの導入が進んでいる業界としては、教育現場が挙げられます。たとえば、タブレット端末とデジタルデータ化した教科書を用いた授業が該当します。また医療業界においては、オンライン診療でICTの技術が活用されており、遠方の患者が通院することなく診察を受けられるようになりました。
ICTツールの導入で起こるオフィス環境の改革とは？
企業経営者の中には、なかなかICTツールの導入に踏み切れない方も多いようです。その一因として、導入により生じるオフィス環境の変化をイメージできないことが考えられます。以下、ICTツールの導入でオフィス環境がどう変わるのか解説します。
リモートワークの推進
ICTツールの導入により、リモートワークを推進できます。むしろ、ICTツールを導入しなければリモートワークのスムーズな運用は難しいといえるでしょう。
リモートワークは、オフィスでの働き方とさまざまな部分が異なります。非対面ゆえにコミュニケーションが取りにくい、進捗の確認をしにくい、データを共有しにくいなど、リモートワークならではの課題も発生します。
これらの課題解決に役立つのがICTツールです。たとえば、複数同時参加でオンラインミーティングを行えるZoomを用いれば、コミュニケーションや情報共有の課題を解決できます。また、Microsoft Teamsもチャットやビデオ会議機能があり、リモートワークに活用している企業は少なくありません。
ペーパーレス化
ペーパーレス化を促進できるのもメリットです。実際、愛媛県西予市はICTツールを用いたオフィス改革に取り組み、ペーパーレス化に成功しています。ペーパーレス化が進んだ結果、会議で紙の資料を使うシーンが少なくなり、資源廃棄の手間も減ったとのことです。
ペーパーレス化を実現できれば、コスト削減だけでなく業務効率化にもつながります。電子データをオンラインで共有できるため、会議のたびに資料を配布する必要がありません。ファイリングや廃棄の手間も削減でき、リソースをより有効に活用できるのもメリットです。
さらに、電子データはシステム上で容易に検索でき、目的の文書を必要に応じてスピーディーに取り出せます。部署を問わず、保有するデータへの横断的なアクセスや共有が可能になるため、組織間の連携強化にも寄与します。
コミュニケーションの向上
ICTツールの導入により、円滑なコミュニケーションを実現できます。たとえば、ビジネスチャットを利用すれば、リアルタイムにやり取りを行えるうえ、音声や動画など各種ファイルも共有可能です。
テレワーク環境下では、必然的にコミュニケーションが不足しがちですが、このような課題もICTツールが解決してくれます。オフィスで業務を遂行していたときと同じように、コミュニケーションが取れる環境を構築できれば、テレワーク環境下においてもスムーズな情報共有や情報交換が可能です。
スマートオフィス化
ICTツールの導入により、次世代型オフィスとして注目を集めているスマートオフィス化が可能です。スマートオフィスとはIT技術やAI、IoT、デジタルデバイスなどを活用し、効率的に業務を遂行できる環境を整えたオフィスのことです。
スマートオフィス化により、従来よりも円滑なコミュニケーションを実現できます。たとえば、個々のスマートフォンを内線電話化したり、ミーティングスペースでWeb会議を開催したり、といったことが可能です。
既出の愛媛県西予市では、ICTの活用により、会議室を予約せずすぐに会議を始められる体制も整えました。無線LANに接続すればオンラインで会議に参加できるため、大勢が1ヶ所に集まる必要もなくなったのです。
より働きやすいオフィス環境へと変える「Microsoft Teams」
従業員がより働きやすいオフィス環境を整えることで、業務効率化や生産性の向上効果を望めます。Microsoft Teamsは、それを実現できる優れたサービスです。以下、Microsoft Teamsで実現できることをピックアップしてご紹介します。
オンライン会議
Microsoft Teamsを導入すれば、手軽にオンライン会議を開催できます。マンツーマンでのやり取りはもちろん、複数参加による音声・ビデオミーティングが可能です。
オンライン会議では、自身の画面をチームで共有できるため、言葉や文字では伝えにくい内容を正確に伝えられます。また、ホワイトボード機能を用いれば、テキストや図形、イラストなども書き込めます。
さらに、会議の録画も可能です。会議の内容をあとでもう一度確認したい、といったときに役立つでしょう。参加メンバーが発言した内容をその場でメモし、参加者のあいだで共有できる機能も実装しています。
インスタントメッセージ
Microsoft Teamsのインスタントメッセージ機能は、2人以上がリアルタイムにコミュニケーションを取れる機能です。1対1はもちろん、チームでのやり取りも可能なので、複数メンバーからなるプロジェクトの進行中などに力を発揮してくれます。
チャット形式で会話を行えるだけでなく、ビデオ通話も可能です。画面共有もできるため、難しい手順や複雑な内容をわかりやすく伝えたいときに役立ちます。
また、Microsoft Teamsではチームを分けてやり取りを行えます。たとえば、同時に複数のプロジェクトを進行させるときなどに、複数のチームを作成し個別にやり取りする、といったことが可能です。
デバイス
Microsoft Teamsには専用デバイスが用意されています。たとえば、オンライン会議の予約表示やワンタッチでの参加を可能にするRoom Systemをはじめ、各種通知を受け取れるTeams Display、快適な音声のやり取りを実現するヘッドセットなどがリリースされています。
ほかにも、クリアな音質で会議を開催できるスピーカーフォンや、鮮明な映像を送るWebカメラなど、さまざまな専用デバイスが用意されています。Microsoft Teamsと専用デバイスの併用により、さらに便利で快適な使い方が可能になるでしょう。
セキュアな環境
クラウドサービスであるMicrosoft Teamsの利用にあたり、セキュリティが気になる方は少なくないでしょう。Microsoft Teamsは高水準なセキュリティ環境を構築しているため、安全に利用できるのもポイントです。
たとえば、Microsoft Teamsで扱うデータは基本的に暗号化されるため、不正アクセスや盗聴などの心配がほとんどありません。また、2要素認証の採用により認証機能を強化しており、なりすましによるシステムへの不正ログインを防止できます。
マルウェアが仕込まれたファイルを開封・拡散しないための機能も備わっています。さらにログのモニタリングや取得も可能なため、安全にMicrosoft Teamsを運用できます。
まとめ
ICTツールの導入により、リモートワークやペーパーレス化の推進、コミュニケーション向上などのオフィス改革が実現に近づきます。さまざまなICTツールがありますが、今回ご紹介したMicrosoft Teamsも、オフィス改革の取り組みに適したツールです。ぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか。
