Microsoft 365のバックアップ/データ保護の必要性を解説

Microsoft 365を利用する上でバックアップは不可欠です。Microsoft提供のバックアップシステムが利用できますが、外部サービスを利用すると、さらに安全性を高められます。

本記事では、Microsoft 365のバックアップについて解説し、Barracudaを用いたバックアップ/データ保護を紹介します。

Microsoft 365のアップデート

Microsoft 365にはF3、E3、E5という法人向けプランがあります。F3はファーストラインワーカー向けのプラン、E3は標準的な機能を備えたプラン、E5は豊富な機能を備えている上位のプランとして提供されています。

E3とE5に実装されている機能の主な違いは、Teamsの音声通話、電話システムと高度分析機能であるPower BIの有無です。生産性に関わる部分ではこれら2点が大きな違いになりますが、実は実装されているセキュリティ機能にもE3とE5で大きな違いがあります。

セキュリティ機能として、E5のプランのみ脅威対策のソリューションであるDefender機能が搭載されています。リモートワークなど働き方の変化が進む昨今、境界ネットワークなど従来のセキュリティ体制では対応できない状況に対応するのがDefender機能の役割です。また、E5ではAzure Active Directory Plan 2の実装によりアイデンティティとアクセス管理を強化しています。

Microsoft Teamsのアップデート

これからのアップデートでMicrosoft 365に搭載されているTeamsに新たな機能が実装される予定です。機能は次のようなものが追加されます。

• トゥギャザーモード
• ブレイクアウトルーム
• スピーカーアトリビューション付きライブキャプション
• スポットライト
• One Drive, Share Pointレコーディング
• 読み取り専用ホワイトボード
• ミーティングリキャップ

これらのなかにはすでに実装されている機能も含まれています。

トゥギャザーモードは、対面でコミュニケーションを取っているような感覚で複数の人とビデオ会議できるようにする機能です。従来のグリッド形式でビデオ会議するよりも脳の負担が軽減し、疲れにくい効果があると言われています。

ブレイクアウトルームは、リモートでの集団研修やミーティングなどで役立ちます。例えば、ディスカッションなどの活動をグループごとに部屋を分けて行わせ、時間が来たら集合するといったプロセスをTeamsで実現できます。

スピーカーアトリビューション付きライブキャプションは、発表者の情報や会議の内容をリアルタイムで表示する機能です。テキストでリアルタイムに発言内容を確認できるほか、誰が話しているかもわかりやすくアプリ内で強調されます。

スポットライトは、注目してほしいビデオをピン留めして固定表示する機能です。参加者が任意でピン留めできる既存機能もありますが、このスポットライトでは、主催者側が固定するビデオを決定できます。例えば、注目してほしい資料を表示しているビデオがあった場合、スポットライトでピン留めして内容を見やすくするといった使い方が可能です。

One Drive, Share Pointレコーディングは会議の内容を録画し、One DriveやShare Pointに保存する機能です。以前使用されていたMicrosoft Streamよりも組織外の人と共有しやすい仕様になりました。

読み取り専用ホワイトボードは、通常は読み取り専用にしておいて、許可した人のみホワイトボードの内容を編集できるようにするという機能です。

ミーティングリキャップは、会議の内容や資料をあとから確認できるようにする機能です。後日もう一度確認したり、会議に参加しなかった人が内容を見たりといった使い方も可能です。

Microsoft 365のバックアップの現状

ほとんどの企業ではオンプレミスによるバックアップが当たり前に行われています。しかし、予期しないデータ損失を防ぐためには、クラウド環境でのバックアップを行っていくことも重要です。

令和元年の情報通信白書によると、クラウドサービスを利用している日本企業の割合は58.7%となっており、その前年よりも上昇傾向を示しています。目的はファイルの保管や共有するための利用が多いです。

IT化による業務効率化やリモートワーク増加などの背景もあり、近年ではオンプレミスとクラウドの両方を採用したハイブリッド環境が、バックアップ体制として一般的になってきています。

Microsoft 365のバックアップに関しては、Microsoftからもサービスが提供されています。Share Point Online、One Drive for Businessのバックアップがサイトコレクションという形で作成され、14日間保持されます。また、Microsoft 365では誤削除を防止するために削除したアイテムは復元可能な状態でごみ箱に格納されます。誤削除でデータがなくなっても最長約3ヶ月以内ならリカバリー可能です。

ただし、「復元期間を過ぎたデータは復活の見込みがない」「アイテム単位での復元ができず、小回りがきかない」といったデメリットもあります。より万全なバックアップ体制を構築するためにも、サードパーティーが提供しているサービスを併用し、Microsoft 365のバックアップを取る方が好ましいでしょう。利便性・セキュリティのさらなる向上が見込めます。

Microsoft 365のバックアップが必要な理由

Microsoft 365自体のバックアップも、企業としては行う必要があります。その大きな理由を3つ説明します。

セキュリティ脅威への対策

セキュリティ脅威にも種類がある中で、まず考えられるのはマルウェアやウイルスです。マルウェアなどは、主にメールや添付ファイルを侵入経路にしてやってきます。

セキュリティを脅かすメールは内容が巧妙であるため、どんなに注意していても侵入を完全に防ぐことは難しいです。もしマルウェアやウイルスの侵入を許してしまった場合、会社に深刻な被害を与える可能性があります。

そして、もう1つのセキュリティ脅威は、会社内部からのセキュリティ侵害です。例えば社員が、ウイルス感染したファイルを誤ってダウンロードする、フィッシングサイトに引っかかってしまう、という場合が想定されます。これらは悪意のないパターンですが、他方で、自分の不正について証拠隠滅したり、わざと機密性の高いデータを削除したりする社員も、いないとは限りません。

上記のようなセキュリティ被害を受けて大切なデータが失われた場合でも、Microsoft 365のバックアップを取ってさえいれば、リカバリー可能です。

コンプライアンスの維持

法的な措置の中で、必要性を想定していなかったメールやその他ファイルを突然取り出さなければならない場合があります。もし必要なファイルを取り出せない状態になっていた場合、ケースによっては、罰金や罰則などのペナルティが科されるリスクもあります。

また、業務上で使う電子データの中には、長期保管を求められるものもあります。例えば「e-文書法」によって、文書データが損なわれないような措置を取ることが、法的に求められる資料も存在します。

ほかにも、必要性の高いデータがハードウェア障害などの思わぬ事故で破損し、使えなくなるということもあります。こうした想定外のことが起きても、データのバックアップを行っていれば復元が可能です。十全なバックアップ体制を整えておくことは会社のコンプライアンスの維持にも役立ちます。

事業継続性を確保

インターネット障害などでMicrosoft 365自体を利用不能になるという事態に遭遇しても、バックアップがあれば必要なデータを取り出せます。

また、データを誤って削除してしまった場合は、ファイル・フォルダ・メールなどのアイテム単位の復元もできるため、復元時間を大きく短縮することが可能です。

仮にMicrosoft 365で障害が発生したときには、クラウド上のデータにもアクセスできなくなります。そのため、サービスが再開するまでの間、業務が停滞してしまうリスクも発生するでしょう。そんなときも、Microsoft 364自体のバックアップデータがあれば、それを参照することで、事業継続を維持することができるでしょう。こうした備えとしても、バックアップを残しておくことは重要です。

Barracudaで始めるMicrosoft 365のバックアップとデータ保護

容量無制限のストレージとオンラインリモート管理コンソールが提供され、下記Microsoft 365データのバックアップを実施できます。

• Exchange Online（全添付ファイル、メールボックスのフォルダ構造全体を含む全メール）
• OneDrive for Business（フォルダ構造を含むドキュメントライブラリ内の全ファイル）
• SharePoint Online（特定のサイトのドキュメントまたはサイトページライブラリ、画像ライブラリ内の全ファイル、フォルダ）
• Microsoft Teams（全メール、カレンダー、サイトデータ及びグループメンバーシップに関連付けされた共有ファイルデータ）

上記のように、Microsoft提供のバックアップサービスでは行き届かない、きめ細やかなデータ復旧が可能です。特定の時点を指定して復旧を行ったり、Microsoftのサービスでは復旧対象として選択できないデータも、保存したりできます。加えて、重複チェックや圧縮を行うことでバックアップ時間を最小限にし、ストレージを無駄なく効率的に活用・最適化してくれます。

まとめ

セキュリティ脅威への対策、コンプライアンスの維持、そして事業継続性を確保するためにも、Microsoft 365のバックアップ体制は万全にしておくことをおすすめします。Barracudaが提供するMicrosoft 365のバックアップ、データ保護サービスなら、長期の世代管理や詳細なデータ復旧などが可能です。安心して日々の事業を行うためにも、ぜひご検討ください。