企業の担当者の中には、業務に改善の余地が見られることから、業務改善を実践したいと考えている方も多いのではないでしょうか。この記事では、業務改善の必要性や効果、効果を高める方法、注意点まで紹介しているので参考にしてください。
業務改善の必要性
業務改善が必要となる大きな理由のひとつとして、人手不足が挙げられます。少子高齢化の進行によって労働人口は減少傾向にあり、今後はさらなる深刻化が予想されます。
また、労働時間や休憩時間などの適切化や就業間口を広げるために、政府はいわゆる「働き方改革」と呼ばれる法整備を行っています。働き方改革によって、長時間労働の是正や、柔軟に働ける職場環境の整備、男女や国籍を問わない雇用を行うことが求められます。
これらの理由から、業務のムリ・ムダ・ムラを見つけて改善する、業務改善が必要とされます。
業務改善の効果
業務改善で期待できる効果には、次のようなものが挙げられます。
- 業務の効率化
- コストの抑制
- 働きやすさの向上
まずは業務改善で得られるメリットを理解したうえで取り組みの内容を検討しましょう。
業務が効率化する
業務改善を通じて作業内容や手順、人員配置などを見直すことで、業務におけるムダやムラがなくなり、効率化が見込めます。効率化によって業務時間を短縮できれば、空いた時間でほかの業務へ取り掛かることが可能です。また、残業時間を削減すれば、従業員が疲労回復の時間を取れるため就業中にパフォーマンスを発揮しやすく、さらなる生産性の向上が見込めるでしょう。
コストが抑えられる
業務改善によって、コストの削減が可能です。業務を効率化することで、これまでよりも短時間で業務を終えられるようになれば残業時間を削減できるため、人件費を抑制できます。
また、業務におけるムリを取り除くことで、社員の負担が軽減されることによるコストの削減効果も見込めます。余裕を持って業務へ取り組めるようになればミスが減り、商品やサービスの品質が安定します。その結果、修正や作り直しといった手戻りが少なくなるため、生産ロスの低減につながるでしょう。
働きやすさが向上する
職場環境の改善は、働きやすさの向上にも期待できます。業務の負担に偏りがあると、部署間・社員間で不公平さを感じやすく、ストレスの原因となります。ストレスを抱えた状態が続くと業務が苦痛となり、離職や休職へとつながることも考えられます。仕事の種類・量を適切に振り分けることで負担が平準化され、各従業員にとって働きやすい環境が整います。
また、業務の偏りを減らすことは、一部の従業員のみに課されていた長時間労働の是正にもつながります。不公平感が解消されることで社員のモチベーションが上がり、離職や休職を防ぐことが可能です。
業務改善の効果を高める方法
業務改善の効果を高めるには、まずは現状把握からはじめるなどの段階を踏む必要があります。ツールやフレームワークを活用しながら業務改善を進めることで、業務改善をスムーズに行うことができ、より素早く成果へとつながります。
段階を踏んで行う
業務改善には課題の明確化や、施策の立案といった事前準備が重要です。基本的な流れとしては、現状把握から始まり、方針や施策の立案、施策の実行、改善結果の評価、施策の見直し、再試行といった順序で段階を勧めます。
現状把握では、業務フローチャートの作成によって、業務の全体像とそれぞれのプロセスに必要なコストや人員などの情報を収集・分析します。データをもとに問題点を洗い出し、解決すべき課題を決めます。
また、社員の能力と業務に必要な能力を明らかにしたスキルマップや、業務の発生頻度、改善による成果への影響度合いなどを考慮して、課題に優先順位をつけておきましょう。
取り組むべき課題が明確になったら、具体的な施策を策定します。施策は具体的な指示が可能なレベルまで落とし込まなければスムーズに取り掛かれないため、できるだけタスクを細分化することが重要です。
また策定時には、それぞれのタスクに達成目標となる期限を設定します。期限を設けることで実行を促すことができ、事後評価にも活かせます。
さらに、施策にKPI（重要業績評価指標）を設定し、実行後に評価を行います。期限を終えたあと、KPIに基づいて評価を行い、PDCAを回していきます。一定の成果が見られた場合には、内容の周知徹底や評価項目のチェックリストに反映し、職場への定着を促しましょう。
ツールを導入する
業務改善を効率よく行うには、ツールの活用が効果的です。ツールにはコミュニケーションを円滑に行えるようにするものや、定型業務の自動化ができるもの、プロジェクト進行に便利なタスク管理ができるものなど、さまざまな種類があります。これらのツールを導入することでも、業務改善が可能です。
一方、効率的に運用するためには、多様なツールから業務改善が期待できるものを的確に選定する必要があります。そのためには、業務の具体的な内容や課題を明確にしておかなければなりません。プロセスや部署ごとに、それぞれの担当者から現状の問題点や導入したいツールをヒアリングすることでミスマッチを防げます。
フレームワークを活用する
フレームワークとは、文字通り決まった枠組みに当てはめてさまざまなケースに対応する手法を指します。PDCAもフレームワークに含まれ、ほかに業務改善に役立つものとしては、ロジックツリーやECRS、BPMNなどがあります。
ロジックツリーは課題に対して、具体的に原因を追求していくフレームワークです。タスクに適用することで、実行可能となるまで多角的に細分化できます。
ECRS（Eliminate、Combine、Rearrange、Simplify）は業務の削除や統合、再配置、簡略化の4つの視点から改善策を考えるフレームワークです。不要な業務の削除や業務の同時進行、順序の変更、手順の省略などができないかを検討し、効率を高めることに特化しています。
BPMN（Business Process Model and Notation）は業務フローを見える化するフレームワークで、記述方法は国際標準に指定されています。イベントオブジェクト、アクティビティオブジェクト、ゲートウェイオブジェクトおよびシーケンスフローなどの記号を用いて、業務フローを図式化します。業務フローが世界中の誰でもわかる形で可視化されるので、課題の発見などに活用しやすい手法です。
業務改善の効果を高めるための注意点
業務改善の効果を高めるためには、次の3点を押さえておくことが重要です。
- 目的の明確化
- QCD
- 現場の意見
これらを意識して取り組まなければ、業務改善の効果は期待できません。施策を行う前に、必ず確認しておきましょう。
目的を明らかにする
業務改善を行う際には、目的を明確にすることが重要です。明確な目的を設定することで、解決すべき課題を発見し、優先順位を決められるようになります。
業務改善の目的としては、人員の削減や利益率の向上などさまざまなものがあり、なにをターゲットにするかで効果的な施策が変わります。漠然と業務改善に取り組んでもなにかしらの効果を得ることは困難です。また、施策内容を命令するだけでなく、同時に目的を周知することで現場の理解を得られ、効果的に実践できます。
QCDを意識する
業務改善で意識すべきこととして、品質、コスト、納期を指すQCDがあります。これは、品質を上げようためにはコストや時間がかかり、コストを優先すると品質の低下やスピードダウンにつながるといった、相互の関係性を示す概念です。
QCDをバランスよく高めることによって、商品やサービスの魅力が上がり、販売や利用につながります。改善のために要素のいずれかを犠牲にする施策は、結果的に共倒れを招くリスクがあるため、検討する際にそれぞれのバランスを意識しましょう。
現場の声を聞く
業務改善を進めるにあたっては、現場担当者の声を聞くことが必要です。当事者でなければ気付かない課題が潜んでいることもあるため、これを抜きにして業務改善を進めても、高い成果は期待できません。
現場を無視した施策は、改善のつもりでかけたコストが無駄になったり、作業時間が余計にかかったりと、逆効果になるおそれがあります。前述の通り、課題の発見のためにはまず現場の意見を聞くことからはじめ、施策の実施段階においても現場の反応を見ながら進めていきましょう。
まとめ
人材不足が進む現在、業務改善による効率化やコストの削減が求められています。目的を明確にし、現場の声を聞きながらQCDを意識した取り組みを行いましょう。
業務改善には、ツールやフレームワークの活用が効果的です。Microsoft 365はコミュニケーションの活性化や業務の効率化に役立つツールであり、導入をおすすめします。
