Microsoft Teams。シャドーITに苦慮するCIOの悩みを解決する最新のコラボレーション

スマートフォンやタブレットにWiFiルーターなど、モバイルワークを加速する便利な通信デバイスの普及は、ビジネスの機動性を強化し働き方改革にも貢献している一方で、シャドーITと呼ばれる情報漏えいの危険性も増大させています。しかし、モバイルデバイスの利便性をビジネスの現場から排除してしまうと、業務の生産性を低下させたり、社員同士のコミュニケーションを阻害してしまいかねません。モバイルデバイスを安全に活用しながら、その可能性をさらに引き出し、シャドーITの脅威にも備える。そんな理想的な最新のコラボレーションを実現するチームワークのハブが、Microsoft Teamsです。

便利なはずのSNSが情報漏えいの脅威になる

スマートフォンの普及は、手軽にインターネットにアクセスして、メールをやり取りしたり、さまざまな情報を調べるなど、いつでもどこでも誰でも自由にコミュニケーションができる便利さを提供しています。特にこの数年では、LINEやFacebookに代表されるSNS(ソーシャルネットワークサービス)の利用者が増加し、日常的にチャットやメッセージをやり取りするようになりました。その影響から、SNSの利便性をビジネスに活用する人たちも増えています。営業や販売などビジネスの最前線で起きている「変化」を迅速に捉えて、必要な部門やスタッフと情報を共有するために、SNSを積極的に使いこなす人たちが多くなっているのです。そうした新しいコミュニケーションの実現は、現場にとっては便利なこととして重宝されていますが、CIOや情報システムを管理する部門にとっては、情報漏えいの危険につながるシャドーITとなっています。例えば、新しい商品開発に関するアイディアや企画などをSNSで交換してしまうと、何かの手違いで意図しない人にメッセージや添付ファイルなどが送られてしまうかも知れません。利用者に悪意などなくても、開発中の商品をスマートフォンで撮影してLINEなどで送信してしまうことは、重大な情報漏えいとなるのです。

もちろん、そうした行為を社内ルールとして禁止することは、多くの企業が検討または実践しているはずです。それでも、完全に抑制できない背景には、社内で提供している情報システムとSNSの利便性とのギャップがあります。別のコラムでも触れているように、若い世代ほどビジネスでもチャットのような手軽なコミュニケーションを好みます。シャドーITへの危険性に対する意識よりも、手早いコミュニケーションという利便性を優先しがちなのです。こうした世代も含めて、幅広い年代の社員が円滑にコラボレーションを推進し、シャドーITの危機からコミュニケーションを守る対策が、Microsoft Teamsの導入になります。

チャットからはじまる世代間のギャップ解消

なぜ、ビジネスにチャットが求められているのでしょうか。その理由には、やはりスマートフォンとSNSの普及があります。インターネットが登場した1990年代は、オフィスに置かれたPCを接続して電子メールを使えるようになることが、当時の最先端の情報武装でした。それから20年以上の歳月が経過し、10年前に登場したスマートフォンによって、キーボードで文章を叩く、という使い方から、画面をタッチして伝える、というコミュニケーションへと進化してきました。その結果、形式張ったメールの文面を入力するよりも、身近な人たちと会話をするような感覚で情報を交換できるチャットが、爆発的に広がってきたのです。

ところが、企業で利用するエンタープライズ系システムの多くは、情報の管理や保護を優先し、手軽さよりも安全性や堅牢性を重視したテクノロジーを採用してきました。その結果、スマートフォンとSNSに馴染んできた世代がエンタープライズ系システムを利用すると、古くて回りくどい情報ツールだと感じてしまうのです。時には、硬直化した古いシステムが、若い世代の「もっと働きたい」という意欲を削いでしまうこともあるのです。

そうならないためには、企業の情報システムも変わらなければなりません。世代を超えたコミュニケーションの円滑化を実現し、ビジネスにおける意思決定の速さをサポートするために、チャットからはじめられるMicrosoft Teamsの導入が、効果を発揮するのです。

Microsoft Teamsでチームを編成しチャネルでコミュニケーションする

Microsoft Teamsの基本は、チームと呼ばれる参加者(メンバー)の編成です。チームの編成は、昔ながらの部門や部署という単位から、タスクフォースのように組織を超えた集まりや、部活やサークルのように自由なグループまで、Microsoft Teamsに登録されているユーザーであれば、どのようなメンバーでも組み合わせられます。

チームが編成されたならば、そのチーム用のチャネルが使えるようになります。チャネルは、チームのメンバー全員が会話するチャットの「場」となります。より詳しい機能は、別のコラムで紹介していますが、チャネルを活用すると特定の議題やテーマごとにチャットの内容を整理でき、関連するファイルなどを登録することで、架空の会議室のような便利さも実現します。

また、Microsoft Teamsを導入する経営者にとっては、チームとチャネルを活用する社員が増えてくるようになれば、ビジネスの現場での意思疎通が円滑になり、部門や部署を超えたコラボレーションも促進されます。その結果、新しいブロジェクトの立ち上げや推進も活発になり、業績への好影響も期待できるのです。

もちろん、CIOや情報システム管理者にとっても、全社員がMicrosoft Teamsで円滑なコラボレーションを実現すれば、危険なSNSを利用することがなくなり、シャドーITの心配も軽減されるのです。