物事を進めるには具体的な目標が必要なように、業務効率化を目指してさまざまな施策を打ち出す際にも、わかりやすい目標が必要不可欠です。目標が定まっていなければ何をどうするべきなのか具体的な判断はできず、改善のための社員のモチベーションも上がらないものです。
そこで今回は、業務効率化における目標の必要性について考えたうえで、具体的な目標の設定例、目標を定めるときに意識すべきポイントを紹介していきます。
業務効率化を進める上で目標設定は必須
近年多くの企業や組織の中で取りざたされている課題の一つに、業務効率化があります。労働人口の現象という深刻な社会問題などが影響し、多くの労働現場では必要なリソースを配置することに苦慮しています。
また、企業を悩ませるのは人材確保に関する問題だけではありません。不景気の中で予算が限られていること、多様化が著しく進む現代でいち早くトレンドに対応していかなければならないことなど、課題は常に山積している状況です。
そういった問題に対応するには、行っている一つひとつの作業に関して、より効率を求めることが重要です。そこで解決すべき課題として注目されたのが、業務効率化なのです。
そして業務効率化を本格的に図っていく際には、具体的でわかりやすい目標が必要になります。なぜなら、「とにかくすべてを効率化したい」という漠然とした目標では、何をどうするのかという具体的な対策は見えてこないからです。
- 何を改善すべきか
- どのようにして改善すべきか
- いつまでに改善すべきか
このように具体的なポイントを押さえて目標を設定することが、業務効率化を素早く実現するためには重要です。
業務効率化の目標例
まずは、目標をよりわかりやすく定めるための参考として、目標の設定例をチェックしていきましょう。
目標例：利益や売り上げの指標
多くの企業にとって重要だと考えられる指標に、利益や売り上げに関するものがあります。粗利率や営業利益率、人件費率などの具体的なデータをもとに目標を定めていくのが望ましいでしょう。
業態によっては、時期によって来客の数に差が出ることも珍しくありません。そのため時期ごとにマッチした目標を決めることは忘れないようにしましょう。
ちなみに指標の数が多くなりすぎると容易に評価できなくなるという弊害が生まれるため、目標設定しやすい指標の数をしっかりと見極めることも大事です。
目標例：コスト削減の指標
コスト削減もさまざまな業界・企業にとって見過ごせない課題です。例えばPRAツールという自動化に役立つツールを取り入れてコスト削減を図るのであれば、導入の初期費用、導入後の運用費用、保守メンテナンスなどにかかるコストを計算したうえで費用対効果の目標を定めることが重要といえます。
PRAツールを取り入れるには単純にライセンスを購入すれば良いだけでなく、レコードの手間なども生まれます。それらも含めて目標値を定めていきます。
目標例：生産性向上の指標
生産性アップを目指すには、ミスをゼロにする・最小限に抑えることや、品質管理の業務フローを整備するなどの対策が必要になってくるでしょう。
そのため大事なのは、一つひとつのタスクに現状費やさなければならない時間などを指標にすることです。また、ミスが起こる確率をタスクごとにまとめ、ミス削減のための指標とするのも重要と考えられます。
特に製造業において、生産性向上は常に考えなければならない課題といえるでしょう。目標を設定したうえでツール導入やマニュアルの整備、コミュニケーションラインの見直しなどを行うことが大切です。
目標例：離職率の指標
労務管理の業務効率化を考える際には、離職率を低くして従業員にとって働きやすい環境をしっかりと整備することが欠かせません。大企業と比べると、中小企業は離職率の高さを課題として抱えている傾向にあります。
離職率に関する指標は、残業時間や現場で業務にあたる人数、管理者の数、従業員1人あたりが担当する作業の数などから考えていくとよいでしょう。
その際には離職率を前年より低くするといった抽象的な目標ではなく、具体的な数値を出して目標に定めるのが望ましいといえます。離職率の高い職場では、現場の士気も下がりやすく、最終的には作業効率にも影響します。従業員が定着しづらいことを課題として感じている企業は、いち早く解決に向けて動くべきです。
業務効率化を成功させるための目標の設定方法とは
業務効率化に失敗しやすいパターンの特徴として、「目標が、誰が見てもわかりやすく具体的に定まっていない」という点が挙げられます。
冒頭でも触れたように、効率を高めるためには、「ほかの会社がやっているから」「人気のツールと聞いたから」というあいまいな動機の効率化はNGです。「なぜその対策なのか」「なぜそのツールなのか」つまりは目標・目的を明らかにしたうえで、それに対処できる必要な改善策・ツールを取り入れていくことが大切です。
業務効率化の目標をわかりやすく定めるためには、主に次に紹介するようなポイントをあらかじめ意識していきましょう。
できるだけ具体的な数値を設定する
達成すべきことをイメージしやすくするためには、数値を用いることが最適です。
- シフト管理のミスを0に
- 売り上げ20％アップ
- 100万円のコスト削減
このようにはっきりとした数字を使って目標を定めれば、それを達成するためにはどのような対策やツールが必要なのか、より見いだしやすくなります。
また、数字を使うのは期限の設定でも同じです。「なるべく早く」といったあいまいな目標ではなく、「10月までに」「3ヶ月間」といったようにわかりやすく期限・期間を設定して目標にするのがポイントです。
実現可能な目標を設定する
目標を定めるうえで誤ってはいけないのが、不可能な目標にしないということです。実現不可能な目標は現実味がなく、達成までのイメージがわきません。これは従業員のモチベーションにも響きます。業務効率化を目指すことと無理難題を強いることは違うことを忘れないようにしましょう。
「なんとかやれそう」「〇〇を改善すればできそう」といったイメージのわく、実現可能な目標を定めることが大切です。突飛なものではなく現実的な目標を掲げることで、従業員のモチベーションは大きく高まります。
目的や自社の状況に合わせて設定する
業種・業態・会社の規模次第で、最適といえる目標の設定方法は異なります。目標例はあくまで参考として、そのまま活用することはしないようにしましょう。会社ごとに優先すべき課題は異なりますし、実現可能な目標の規模は異なるものです。
目標例をチェックして、自社の課題について考えてみたときに最も重要といえるポイントは何なのか、どのような対策によって改善につながる可能性があるのか、よく整理していきましょう。そのうえで数値などを用いて明確な目標を見いだすことが大切です。
まとめ
効率よく業務を進めていくためには、ツール導入やワークフローの見直しなどを実践したうえで業務効率化の計画を進めることが大切です。しかし「とにかく改善を」とあいまいな目標を掲げる一方では具体的に行うべきことも見えてこないため、業務効率化にはわかりやすい目標が必要なことも認識しておきましょう。
業務効率化につながるツールとしては、Microsoftの製品・サービスがおすすめです。プロジェクト管理や従業員同士のコミュニケーション、部門間のデータ共有などを効率化するツールを採用して、業務の無駄を徹底的にカットしていきましょう。
