Office 365で会議を効率化！　〜スティーブ・ジョブス、イーロン・マスクに学ぶ会議の心得〜

Office 365には、ビジネスにおける情報共有の質を向上するさまざまな機能が備わっています。そこで今回は、その多彩な機能を実践で効果的に役立てるヒントとして、世界のトップリーダーの会議へのこだわりをチェックしてみましょう。経営のカリスマ達の会議手法をOffice 365を用いて実践するためのコツを紹介します。

イーロン・マスクが求める“完璧な準備”は共有機能を駆使して実現しよう

いま、世界から熱い視線を集める経営者の一人である、テスラ・モーターズのイーロン・マスクCEOは、事業のすべての段階に関わること希望し、多くの分野で専門家と言える知識を有していると言います。そんな彼が会議に出席する社員たちに求めているのが “完璧な準備”です。

顔を合わせて意見や知識の交換ができる会議はビジネスにおいて非常に有効な施策ですが、その時間は無尽蔵ではありません。限られた時間を無駄なく、より生産性の高いものにするには準備が欠かせないということを厳密に実現しているケースと言えます。

こうした会議の準備において特に重要となるのが、会議の目標と議題の明確化、議題の検討材料となる情報の事前共有ですが、会議の出席者すべてに同じ情報を随時知らせつつ、意思の確認を行うのはメールや電話でのやり取りだけでは簡単ではありません。

その点Office 365のファイル共有機能を利用すれば、対象を限定して情報公開することで会議の参加者だけでの資料の共有が簡単に行えます。また共有したファイルへの共同書き込み機能にも優れ、議題を絞り込むための意見の交換や資料を確認した上での現状分析を書きこむなど、単なる情報の共有以上の事前準備が可能です。ネットを介したファイルの共有機能を活用することで、参加者それぞれが自分の空いている時間を効率的に利用でき、精度の高い準備を少ない負担で行える点がポイントです。

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マリッサ・メイヤーの使うマイクロ会議をスケジュールの見える化とWeb会議機能で実践！

Google時代、週に70もの会議に出席していたというマリッサ・メイヤーは、10分間というごく短い時間の“マイクロ会議”を利用することで、膨大な量の会議をこなしていたといいます。より短い時間でより多くの人と情報や意思の共有を図るため、シリコンバレーのトップリーダーが生み出した手法の一つです。

このように多数の会議を日々滞りなくこなしていくには、会議の招集やセッティングを短時間で迅速に実現できる環境の構築が重要となります。Office 365の持つ予定表の共有機能を使うと、プロジェクトチームや部署のメンバー同士が互いの予定を簡単に把握できます。こうしたスケジュールの見える化は、会議の日時調整の効率アップに大きく貢献します。メールやチャットを使い、会議の参加者へ出席依頼出すのに役立つ機能も用意されていて、迅速な会議のセッティングをサポートします。

また、PCはもちろん、タブレットでも利用できるWeb会議機能を使えば、会議の場所の選定という課題もクリアすることができます。遠隔地からの参加者でも、集合場所への移動時間をかけず出席できるWeb会議を効果的に利用することで、場所や時間を選ばない、より柔軟かつ迅速な会議の開催を実現します。

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責任の所在を明らかにして実行を促すスティーブ・ジョブスの手法に役立つストレージとSkypeの活用

スティーブ・ジョブスが創り上げたAppleでは、タスクに対する責任者を明確にすることで、確実な実行と達成を促しています。会議で作成したアクションリストに各アクションの責任者を明記し、参加者全員で共有することで、担当者の意識の変化を生み出す手法です。

ここでポイントとなるのが、責任の所在に加え、どのようにタスクを達成するのかといった情報までも共有することです。会議の場で議題となったタスクに対し、「だれが」「いつまでに」「どのような形で実行するのか」をリアルタイムに記録し、公式情報として共有する仕組みを構築することで、各担当者の責任感を効率的に高めることができます。手軽な操作感と高いセキュリティを擁するOffice 365のOneDrive for Businessは、こうした公式文書の共有の仕組みもごく少ない負担で構築可能なツールです。

会議の議事録や決定事項を記す担当者を決め、その1人が作成した記録を共有するシステムの採用は、各々が会議の記録を取るための労力の削減につながり、純粋な議論の場としてより質の高い会議が可能になるというメリットもあります。また、欠席者が出た場合も、会議の内容や決定事項などを簡単かつ迅速に知らせることができます。与えられたタスクの進行状況も合わせて共有できる仕組みにすることで、経過報告にかかる時間の節約、担当者の緊張感の維持といった効果を生み出すことも期待できるでしょう。

まとめ

会議の目的はその場に集うことではありません。議論により意思や意見を交わす場であるという本質を突き詰め、時間も労力も効率的に利用する環境の構築は、会議の質の向上に欠かせない要素と言えるでしょう。

Office 365の優れたコミュニケーション機能、安全かつ手軽に情報を共有できる機能を効果的に活用することで、インターネット時代の会議環境を大きく向上させることができます。いずれの機能も高度な設定や操作は必要なく、ITツールに精通しない従業員でも十分に使いこなせる点も大きなポイントとなっています。自社のビジネススタイルに合わせて、柔軟に取り入れてみてはいかがでしょうか。