新型コロナウイルスの影響により、近年急速にテレワークが普及しています。初めてテレワークを導入する場合、オフィスに出勤する従来の働き方から大幅に勤務形態が変わるため、様々な課題に直面するケースも少なくありません。ここでは特に勤怠管理に着目し、具体的な課題の内容と改善するために考慮すべきポイントを解説します。
テレワーク（在宅勤務）における勤怠管理の課題とは
昨今、在宅等での勤務を行うテレワークを導入する企業が増えています。多様な働き方が実現されることは良い傾向であるといえますが、その導入がスムーズに行われていないケースも見られます。従業員にとって働きやすい環境を提供することは大事ですが、企業にとってのデメリットが大きくなり過ぎては意味がありません。テレワーク移行において問題となりやすい勤怠管理の課題について、具体例を交えて解説していきます。
勤怠管理が自己申告制となる
従来の働き方の場合、全員がそれぞれのプライベート空間である自宅を出てオフィスまで出勤することで、否が応でも仕事とプライベートの線引きが行える状態でした。実際に目に見える形で勤務することになるため、オフィスに居る時間が勤務時間となり、勤怠管理も難しくはなかったといえるでしょう。
しかしテレワークの場合は各従業員がプライベート空間でそのまま働くことになり、企業は通常その空間を監視下に置くことはできませんし、従業員もそれを好まないケースがあります。そのため勤務状況が従来ほど可視化できなくなり、その分勤怠管理が難しくなってしまうのです。
特に対策を取らないままテレワークを導入してしまうと、勤怠状況は本人による自己申告制となるため、出勤・退勤報告に対する信頼性が問題となります。例えば出勤報告をしたにもかかわらず実際は働いていない、という状況も起こり得ますし、逆に退勤報告をしたにもかかわらず実はそれ以降働いているということも起こり得ます。このような状況を許してしまっていると、どんどん状況は悪化し、管理体制が杜撰になっていってしまうでしょう。
労働状況の把握が困難
従来であれば同じ仕事を行っている同僚等と顔を合わせて勤務にあたるため、他の社員の労働状況が目に見えて把握できます。誰の仕事がどの程度進んでいるのか、どのような問題を抱えているのか、相互に関連し合う仕事を複数人で進めている場合には頻繁な情報共有を行いたいという場合もあるでしょう。
しかしテレワークでは、コミュニケーションツールを取り入れる等の対策をとらずに運用していると、密な連絡を取ることが難しくなってしまいます。Webカメラを取り入れれば表情を見ながらすぐにコミュニケーションを取ることも可能になりますが、取り入れ方を間違えてしまうと従業員に精神的な負担を与えてしまうおそれもあります。
しかもこのように対策を取ったとしても、まだまだ仕事の細かなスケジュール管理等に課題は残ってしまいます。1対1のやり取りしかないのであれば簡単な対策で足りるものの、実際には多数人が多数人と情報共有を図らなくてはならないケースも多いからです。その場合にはやはり専用のツールを導入してスムーズな連携を取る必要があるといえます。
勤怠管理の集計に転記ミスのリスクがある
勤怠管理が自己申告になってしまうことは大きな問題ですが、仮に一切の偽りない申告がなされたとしても、管理対策が講じられていなければリスクが生じます。
例えばExcel等のアプリを使った管理では、表内に出退勤の時刻を従業員自ら打刻することになりますが、勤怠管理を行う担当者の集計作業に相当な手間がかかってしまい、労力と時間の消費、さらには転記ミスを引き起こす可能性が出てきます。また、Excelで処理するように自社で内製したときにはそのシート作成にかかる手間が生じるのはもちろん、しっかりと作り込まなければ何度も同じような入力を行うことになりますし、法改正があったときには修正作業などもその都度必要になってしまうでしょう。
テレワーク導入で考慮すべきポイント
以上の課題を踏まえ、テレワーク導入に際して企業が考慮すべきポイントを紹介します。
労働時間の適切な管理
テレワークを導入する際は、まず労働時間を適切に管理できるようにする必要があります。そして、そのためには自己申告のみに頼らず、自動的に正確な打刻ができるようなシステムを構築することが大切です。例えばパソコンの電源をオンにすることで自動的に打刻されるものや、特定のアプリを起動している間の時間を把握するものなど、さまざまなパターンが考えられます。
これらを実現するシステムを取り入れることで、企業側としては不正な自己申告を防いで管理性を向上させられるというメリットが得られますし、従業員側としても申告の手間が省かれ業務に専念しやすくなります。本当に仕事をしているかどうかわからないという疑念を抱く必要がなくなり、関係性の悪化などの事態も避けやすくなります。
適切なコミュニケーション
テレワークでは、やはりコミュニケーションが取りづらいということが大きな問題になりやすいです。そこで、自宅にいながら上司や同僚が互いに気軽に声をかけられるという状況を作ることが大切です。そのためにはチャットツールやWeb会議ツールの適切な運用が効果的です。
サテライトオフィスなどであれば、その空間を常時画面に映し出すことで空間を共有することができます。そうすると遠隔地であっても比較的気軽に声をかけやすくなるでしょう。パソコンとは別に別途モニターを設けるなどして、より同じ空間にいるかのような環境を作ることがポイントです。
厚労省が推奨するテレワーク時の勤怠管理方法
テレワーク時の勤怠管理に関しては、厚生労働省でガイドラインが出されています。そこでは、客観的な記録を適正に記録することなどが掲げられています。特に始業および終業の時刻管理は勤怠管理におけるもっとも基本的な事項です。厚生労働省ではその具体的管理方法として、メール・電話・勤怠管理ツールによる管理を推奨しています。それぞれの内容を見ていきましょう。
メール
一つは、始業や終業の連絡をメールで上司に送るという方法です。メールであれば多くの方が使い慣れていますし、始業・終業連絡に合わせて業務報告もやりやすいという特徴を持ちますので、テレワークを導入している企業の多くがこの方法を採用しています。気軽に利用でき、その他の情報も付加できるというメリットを持ちますが、他方で管理者側の負担が大きくなってしまうというデメリットを持ちます。
電話
電話もメールと同様に使い慣れている従業員が多いため、この方法による管理を導入するのは容易です。テレワークを始めるとコミュニケーションが希薄になりがちですが、関係者と直接会話ができることでコミュニケーション不足の解消にも効果的です。こちらも気軽に始められ、会話の機会を増やすことができるというメリットを持ちますが、記録ミスなども生みやすいというデメリットも持っています。
勤怠管理ツール
勤怠管理ツールを使うことは、メールや電話に比べると導入ハードルは高く、選ぶ製品によって操作性が問題になるというデメリットはありますが、適切に導入・運用を行えばもっとも大きな恩恵が得られます。
そのため従業員とも相談しつつ、自社にとって最適な形で運用できそうなツールを選ぶことが大切です。使い慣れればスピーディに時刻の管理ができるようになりますし、残業や休暇などその他さまざまなパターンにも対応でき、報告を行う従業員と管理を行う担当者側双方に大きなメリットが生じます。
勤怠管理ツールの選び方
テレワークの場合には勤怠管理ツールの使用がおすすめです。しかし選び方を間違えてしまうとその良さを存分に発揮できません。そこで、最低限以下の内容を押さえて選定しましょう。
勤務時間が記録できる
少なくとも始業時刻や終業時刻、休憩時間など、勤務時間の記録ができるツールでなければなりません。またフレックス制への対応可否や、業務の中断への対応などもできるかチェックしましょう。
作業状況を把握できる
仕事の始まりと終わりを把握するだけでなく、勤務時間中の作業状況が把握できるかどうかもチェックすべきポイントです。もちろん常に必須となる機能ではありませんが、業種によっては常に作業状況を把握したいというニーズもあるでしょう。そのような場合には、遠隔で働く従業員が現在どのような状況にあるのか分かる機能が搭載されているかを確認しましょう。
例えば作業中のパソコンのスクリーンショットが撮れる機能や、営業職のように外出して移動する機会の多い従業員に対応するためGPS機能を搭載したツールなどもあります。ただしこれらのツールを導入する際は従業員の理解も得たうえで行い、監視体制が強くなり過ぎないようにするなどバランス良く取り入れるようにしましょう。
使いやすさ
使いやすいツールであることは、機能の豊富さと並んで重要なことです。なぜなら高機能であっても、実際に操作する人が使いこなせなければ意味がないからです。そのため、トライアル期間が設けられているツールであればその期間を有効活用しながら、本格導入する前に操作感を体感しておきましょう。また使い勝手を考慮するうえでは、導入済みの他システムとの連携もチェックしておく必要があります。
テレワークの課題を解決する「Work Time Recorder」とは
ツールの選定においては前項の内容を押さえて検討することが大事ですが、より具体的に検討するためにある程度の目星をつけていくつかのツールを候補に挙げておきましょう。そこでまずおすすめできるのが「Work Time Recorder」です。これは「Skype for Business」と連動する監査ツールで、テレワークを効率的に進められるようになります。
出退勤の管理はもちろん、勤務状況の把握もできますし、その他業務報告書の作成など様々な機能を搭載しています。しかも高機能でありながらインターフェイスはコンパクトにまとめられており、シンプルな画面デザインとなっているためすぐに慣れることができます。
まとめ
対策を取らずにテレワークを導入した場合、勤怠管理を自己申告に頼ることになり、勤務状況が把握できなくなってしまうケースは少なくありません。メールなどで勤怠管理を行うこともできますが、「Work Time Recorder」などの勤怠管理ツールを使うのが効果的です。高機能なツールを活用し、正確な勤怠管理を行いましょう。
