「業務の効率アップやペーパーレス化など多くのメリットを生むIT技術を、負担の少ない形で利用したい」。クラウドサービスならではの利便性で豊富なツールを活用できるOffice 365は、そんな企業のニーズに応えるサービスです。ITに関する専門知識を持つ従業員がいない、IT管理専用の従業員にかけるコストを押さえたいといった企業でも利用しやすい様々なポイントを押さえておきましょう。
自社のサーバーが不要なクラウド型サービスで、初期費用も運用の手間も軽減できる
クラウド型サービスの普及以前、企業向けデジタルツールの多くが自社のサーバーで運用されていました。自前のメールサーバーやファイルサーバーの設置には、機器の購入にかかるコストや設置場所の確保に加え、各機能が動作するための環境の構築、保存できるデータ容量の管理、データの保護やバックアップなど日々の管理・運営の体制を整えることも必要とされ、コスト、労力ともにその負担は大きなものでした。
一方Office 365は、ビジネスに必要なさまざまな機能をクラウド上で提供するため、自前のサーバーを設置する必要がありません。これにより機器のメンテナンスやトラブル対応といった負担に悩まされずにITツールを活用することができます。
メールをはじめとしたコミュニケーションやナレッジ共有のための機能、データ保存のためのストレージなどのサービスはクラウドサーバー内で利用するため、各々のサービスに利用するアプリのアップグレードなども自動で行われます。こうした自動化により、日々の煩雑なIT管理の負担も大きく軽減することができます。
重大な責任が管理者にかかるセキュリティ対応の負担も最小限に抑える
不正アクセスや情報の漏洩など日々進化する脅威から企業の情報資産を守るのもIT管理者の責務であり、そのすべてを自社で行うのは大変労力、細心の注意が必要です。その点Office 365では、提供されるクラウドサーバーに強固なセキュリティ体制が整えられているため、IT管理者の負担は軽減しつつ、高いレベルでの情報の保護を実現できます。具体的な例をいくつか見てみましょう。
常に最新の対策を適用して外部からのサーバーへの攻撃を防ぐ
Microsoft社の設置する専門のセンターでサイバー攻撃の傾向などを解析、クラウドサービスやアプリに防御策を反映することで外部からの脅威に対抗しています。こうした防御策は自動で適用されるため、Office 365の利用者はごく少量の負担で常に最新のセキュリティ環境を利用できます。
情報漏洩への対策の要、内部からの脅威にも対抗する
個人情報の漏洩などで注目を集める、内部からの脅威に対する備えも押さえておきたいポイントです。Office 365のクラウドサービスの基盤となるデータセンターは、厳密なアクセス制限機能や操作ログの記録機能などにより、クラウド内のデータの不正利用に対抗しています。
災害などによるデータの消失を防いでBCP対策への負担もサポート
日本国内に複数設置されたデータセンターは互いにバックアップされていて、災害などによるデータの消失時にはバックアップデータを利用することができます。Office 365を利用することで、BCPへの対策の負担も軽減されます。
セキュリティ対策のアップグレードを促す面倒はまとめて解決できる
各アプリケーションのセキュリティ性能は日々変化すると言ってもよく、増え続ける脅威に対抗するためのアップグレードを怠れば、その安全度は著しく低下します。しかし各アプリケーションの更新やアップグレードをデバイスや従業員個人単位で行っている場合、すべてのアップグレードが正しく行なわれているかをITの管理者が把握するのは一苦労です。その点クラウドサービスのOffice 365であれば、こうしたアップグレードも自動で行われるため管理の負担は大幅に軽減できます。
Office 365では、こうしたセキュリティ機能の多くがほぼ自動で利用できます。自社で運用するサーバーに同程度のセキュリティを確保するための労力と比べると、その負担はごくわずかと言っても過言ではないでしょう。
WordやExcelのライセンス管理がしやすくコンプライアンス対応にも貢献できる
ライセンス買い取り型のMicrosoft Officeを利用していると、社内のパソコン同士であってもWordやExcelのバージョンが違うということは珍しくありませんでした。社内にあるパソコンすべてのライセンスやバージョンを詳細に把握・管理するのは、IT管理において面倒な作業の一つです。
一方Office 365には、最新のMicrosoft Officeを利用する権利が含まれてるため、社内のパソコンで利用するWordやExcelは常に最新バージョンに保つことができます。どのライセンスでどのパソコンを利用しているかの把握も簡単にでき、作業環境の向上はもちろん、コンプライアンス対応の面でも手間を軽減できます。
サポート体制の充実でトラブル発生時の解決策を確保する
ITツールでトラブルが生じた場合、専門の知識を持つ担当者から助言を得たいと考えるのはもっともです。Office 365では、買い取り型のOfficeにはない充実したサポート体制が整えられています。電話やメールでのトラブル対応が望めるため、自社のIT管理者への負担を分散できます。
まとめ
ここで紹介した通り、Office 365ではクラウド型サービスのメリットを最大限に活かし、少ない負担で充実した機能が利用できるよう配慮されています。これらの対応をすべて自社で賄う場合と比較すると、その負担の少なさは一目瞭然です。
