Microsoft 365とは
Microsoft 365（旧Office 365）は、米国のMicrosoft社が提供しているソリューションです。文章を書くのに便利なWordや、表計算でよく使われる Excel をはじめとして、PowerPoint、Teams、Outlook、OneDriveなど、おなじみのOfficeツールが一箇所にまとめられているものだと考えればイメージしやすいでしょう。これまでOfficeは、それぞれパソコンにインストールする独立したソフトウェアでした。しかし、近年ではクラウドサービスとして、サブスクリプション型で提供されています。
Microsoft 365は、こうしたOfficeラインの製品をまとめ、クラウド上で活用することで、遠隔地にいるメンバーともチームコラボレーションが推進できたり、より高いセキュリティを確保したりすることを目指した総合ソリューション（グループウェア）です。
Microsoft 365を他のツールと連携させるメリット
Microsoft 365は、グローバルで見ても最もユーザー数の多い魅力あるグループウェアの一つです。但し、グローバル基準で広く人気な仕様であるため、日本国向けに作られているわけではないのも事実です。そこで、Microsoft 365をほかのツールと連携させることで、日本国内企業にとってより快適に、より効率的に使える連携ツールがあります。たとえば、連携することで、ルーティンワークなどの定型業務を効率化できたり、手間がかかっていた作業を便利に済ませられるようになったりします。
Microsoft 365と連携できるツールの紹介
Microsoft 365と連携して新たな機能や生産性を付加するツールをアドオンツールと呼びます。中でも本日は、Microsoft ユーザーを起点として開発されたMicrosoft 365 Native Apps「Coo Kai」を紹介。「Coo Kai」とは、Microsoft 365に“あったらイイ”な機能を付加して、標準機能を超えた機能性・生産性をもたらすアドオン（連携）アプリケーションです。
連携ツールで効率性がUPする業務例
社内コミュニケーション（掲示板）
社内連絡でよく使われるメールやチャットは、時間の経過とともに「流れて」しまいます。お客様や上司からの連絡は、即応するものの健康診断のお知らせなど重要にも関わらず緊急性のないものは「後で…」となりがちです。そして、期限が迫った頃に「確か…先週あたりに受信したはず…」など慌てて探索することもしばしば。そこでCoo Kai BBS（掲示板）をご紹介。
- 掲示板機能
未読の強調や組織別のラベリング、さらにはタイトルや本文内のキーワード検索など、情報へのアクセシビリティを最大化するための検索機能が充実。情報伝達と情報取得といった業務効率が大幅に向上します。さらには「いいね」機能でコミュニケーションの活性化も演出。Microsoft 365のユーザー・グループ情報を活用して公開範囲を設定することで「伝えるから、伝わるへ。」 重要な情報を確実に伝達でき、ミスや二度手間を防ぎます。
活動分析（カレンダー）
会議（MTG）を迅速にセットし、早い意思決定を行う上でスケジュール表（カレンダー）の確認は欠かせません。最近では、国内企業のリモート化も進みコロナ前と比較して大人数はもちろん、組織単位での大規模MTGも見られます。そこでCoo Kai 組織階層型カレンダー（活動分析）をご紹介。
- 組織階層型カレンダー機能
例えば、管理職研修を開催する際に部課長以上のメンバー全員の予定を確認したい時や、特定の事業部のメンバー全員の予定を確認したい時など、通常のカレンダーでは一人ひとり横並びで表示させカレンダーの確認作業が必要です。
しかし、Coo Kai組織階層型カレンダーは、組織単位はもちろん特定の役職での予定表の縦表示が可能。部署の活動予定を横断的に一気読みできるため、大人数であっても迅速かつ負担のないスケジュールセット及びMTG開催が可能となります。 - 活動分析機能
カレンダーと連携し、個人や組織の活動データを自動的に蓄積・出力するため、分析やPDCAサイクルを回すことが可能です。 例えば、生産性の高い社員の時間の使い方の最大公約パターンを抽出し、ロールモデルとして全社展開するなど、働き方改革にも役立ちます。
チームビルド（アドレス帳）
社内ミーティングやプロジェクトのチーム組成（ビルド）を迅速かつ的確に行う上でアドレス帳は必須アイテムです。特に大企業においては、組織単位で招集をかけたり、さらにはOffice（Microsoft 365）に通常登録されている部署以外の専門スキル（例えばバイリンガル等）でメンバーを選出したい時もしばしば。そこでCoo Kai組織階層型アドレス帳（Team Build）のご紹介。
- 組織階層型アドレス帳機能
例えば、管理職研修を開催する際に部課長以上のメンバー全員を招集したい時や、特定の事業部の全員に連絡をしたい時など、通常のアドレス帳では一人ひとり連絡先の確認作業が必要です。
しかし、Coo Kai組織階層型アドレス帳は、組織単位はもちろん特定の役職での連絡先の検索が可能。部署間や社員同士のコミュニケーションが円滑になり、組織全体の横のつながりも強化されます。当然、プロジェクトのメーリングリストの管理も容易になります。 - Team Build機能
Microsoft Teamsと連携したアドレス帳で、所属、メールアドレス、電話番号といった通常の名刺情報以外に、例えばTOEIC800点以上・調理師免許保有・国体出場経験者など、個々のスキルや経験さらには資格など個人特性の登録が可能。これにより、チームに必要な人材を瞬時にリストアップでき、適切な人材配置が可能です。
セキュリティ対策（メール誤送信防止）
メールの誤送信は、個人情報漏洩や機密情報の流出など、企業に多大な損害を与えるリスクがあり、セキュリティ対策が非常に重要です。通常のOutlookでは、誤送信防止機能はなく、人によるダブルチェックやマニュアル整備といった対応、すなわちマンパワーに依存します。そこでCoo Kai誤送信防止ツールのご紹介。
- 誤送信防止機能
添付ファイルや宛先確認さらには特定のドメインが送信先に含まれるときなど、自動的にポップアップによるアラートを表示。人間の注意力に依存する時のコストや労力がかかる（コスト・負担面）という問題だけでなく、人間の注意力次第という属人化から脱却します。（自動化・標準化）さらには、万が一に備え「送信ホールド機能」も効果的。送信ホールド機能により、指定した時間内での送信キャンセルが可能です。幾重にも施した多重の誤送信防止機能により、情報漏洩のリスクを大幅に軽減することが期待できます。
Microsoft 365情報収集と社内展開（アップデート/インシデント最新情報配信）
Microsoft社から展開される情報はもちろん、各種情報機関から展開される通常の情報は、英語です。すると情報システム（管理）部門は、翻訳・理解・取捨選択・社内展開など様々な工数がかかります。そこでCoo Kai Catch Appsのご紹介。
- 最新情報Catch Apps機能
エキスパートが事前に検証・調査した結果を日本語で配信。Microsoft 365 の確かな情報アップデート情報をタイムリーに把握することが出来ます。さらには、一般に公開されていない有益情報も提供。キーワード検索やカテゴリー別の抽出により、必要な情報へ必要な時にアクセスできる他、社内展開を一瞬で行えるPDF 出力も可能なため、情報収集・翻訳・理解・取捨選択・社内展開などの一連業務が「負担なく」「正確に」行えます。
ハイブリッドワーク（座席予約）
コロナ禍により、リモートワークが国内全域に普及。そしてアフターコロナの今では、勤務形態を固定するのではなく、リモートとリアル出社を状況や組織部署に合わせて使い分けるハイブリッドワークスタイルで仕事を行う企業が増えています。そこで、企業は座席も固定ではなく「フリーアドレス化」を行い、より自由でフレキシブルな働き方へと変化。他方で「空席状況が分からない」「誰がどの席に出社しているのか分からない」という新たな課題も出てきているようです。そこでCoo Kai座席予約のご紹介。
- 座席予約機能
朝一でリアル出社の時はもちろん、途中から出社しようとする時でも、今の座席空き状況の確認が可能。パソコン/スマートフォンなどデバイスを問わず確認・予約ができる為、よりフレキシブルな勤務形態を演出します。また、座席予約をパブリックに掲示することで、フリーアドレスと言うものの、いつもの席にいつものメンバーという「暗黙の座席予約」のプレッシャーから解放されます。さらに、ログ保存機能により管理者は誰が、いつ、どの席に出社したのか把握。自由な働き方とガバナンスの効いたワークスタイルを実現します。
まとめ
Microsoft 365の機能を最大限活用するには、他ツールとの連携を検討することがおすすめです。特に、業務の効率化に向けたツール選びが重要です。さらに詳しい情報や、Microsoft 365をより便利に活用する方法について知りたい方は、「M365 × 機能拡張アドオン」の資料をダウンロードして、ぜひご活用ください。
