そこが知りたいMicrosoft Teamsライブイベント

Microsoft Teamsのライブイベント機能が注目されています。Teams会議とは異なり、大規模な人数に対して情報発信ができるため、多くの企業にニーズがあります。

ライブイベントの概要や機能、またイベントのスケジュール設定から当日の配信方法、終了後のレコーディング動画やレポートの取得までを解説します。

Microsoft Teamsのライブイベント機能とは

Microsoft Teamsのライブイベントは、映像や会議などの情報を参加者に配信できる機能です。まるで大規模イベントのように、上限10,000人もの参加者に対して一方向の情報発信ができます。

オンラインセミナーや株主総会など、数千人規模が参加するイベントに広く活用されています。Q＆A機能があり、参加したユーザーの質問をリアルタイムで受信できます。注意点としては、大人数にブロードキャストするので遅延の発生があげられます。現時点では、最大で1分程度の遅延が発生しています。そのため、あくまでも一方向の情報発信としての利用がおすすめです。

Microsoft Teamsのライブイベントと会議の違い

Teamsにはライブイベントと似ているTeams会議という機能があります。Teams会議はオンラインにて会議を開催できる機能で、300人までの参加が可能です。ライブイベントよりも参加できる人数は少ないのですが、遅延がほとんど発生しないというメリットがあります。

さらにチャットによるコミュニケーションもとれるため、リアルタイムで参加者と密なやり取りが可能です。これは遅延のあるライブイベントと比べると、大きな違いのひとつです。

また、その他にも以下のような違いがあります

• 画面表示できる参加者の数　ライブイベント：1人、Teams会議：9人
• 開催時間　ライブイベント：4時間、Teams会議：24時間
• ゲスト参加　ライブイベント：聴講者として可能、Teams会議：可能

オンライン会議を主とした場合にはTeams会議、一方向で大人数に情報を発信したい場合にはライブイベントとシーンによって適切に使い分けるとよいでしょう。

Microsoft Teamsのライブイベント機能の使い方

ライブイベントを始めるための手順や、便利な使い方について解説します。ライブイベントの開催には、「Office 365 Enterprise E1、E3、E5」または「Office 365 A3、A5」のライセンスが必要です。

ライブイベントをスケジュール設定

イベントをグループに周知したい場合や、予定をカレンダーに追加しておきたいときはスケジュールの設定が可能です。以下の手順で設定しましょう。

1. 画面左側にある「予定表」をクリックします。
2. 画面右上の「新しい会議」から「ライブイベント」を選択します。
3. イベントタイトルや場所、開始・終了時刻などを記入します。
4. 「イベントグループにユーザーを招待する」から発表者や会議体メンバーを登録します。
5. 「次へ」をクリックし、「ライブイベントのアクセス許可」から参加権限を設定します。
   （参加権限は「ユーザーとグループ」「組織全体」「パブリック」の3つから選択ができます。「ユーザーとグループ」は指定したユーザーのみが、「組織全体」は社内のOffice 365やMicrosoft 365アカウント所有者のみが参加できます。外部の人に広く発信する場合は「パブリック」を選択しましょう）
6. 「ライブイベントの生成方法」でイベントの詳細を設定します。
   （ライブイベント終了後に配信された動画のレコーディングやQ&Aの内容、活動レポートを取得したい場合は、それぞれの項目にチェックを入れます）
7. 「スケジュール」をクリックします。

出席者の招待

イベントには、個別に生成されたURLから参加できます。そのため、スケジュールを作成したら、URLを参加者に送付して招待しなければいけません。

前述の「スケジュール」をクリック後に出てくる「会議出席依頼」に「出席者のリンクを取得する」という項目があります。これをクリックして、ライブイベントのURLをコピーします。また、「予定表」からライブイベントを選択しても同様の操作が可能です。

コピーしたURLは、出席者にメールなどで送信してください。アクセス許可を「組織全体」に設定した場合を除き、参加者がアカウントを持っていなくてもブラウザからURLを開くだけで視聴できます。

ライブイベントの生成

作成したイベントの当日になったら、「予定表」からイベントアイテムを開いて、「参加」をクリックします。参加画面では、カメラのオン・オフやマイクとスピーカーの調整をします。このとき、「今すぐ参加」を押すと開催者として参加できますが、出席者側としての参加も可能です。

ライブイベント画面に入ったら、参加者に表示したい画面を選択します。カメラを表示する場合は、画面下部のカメラフィードをクリックしてください。デスクトップ画面などを表示する場合は、画面右側の「共有」から選びます。

選択した画面がキュー画面に表示されます。その下にある「ライブ送信」を選択すると、ライブイベント画面にも同じ画面が表示されます。これが参加者に表示される画面です。これで設定は完了したので、時間になったら右にある「開始」をクリックしてイベントを始めます。イベントを終了する場合は、「終了」をクリックして、ポップアップの警告画面にある「ライブイベントを終了」をクリックしてください。

<h3>記録とレポート管理

スケジュール設定する際に「ライブイベントの生成方法」でチェックを入れた場合、ライブイベント終了後に配信動画のレコーディングやQ&A、活動レポートが取得できます。

1. 「予定表」にある目的のイベントからイベントアイテムを開きます。
2. 「ライブイベントのリソース」から「レコーディング」「Q&Aレポート」「出席者の活動レポート」をクリックしてダウンロードします。

レコーディング動画はMP4形式で、Q&Aと活動レポートはCSV形式でダウンロードされます。

内田洋行が解説するMicrosoft Teamsライブイベント

株式会社内田洋行では、Teamsのライブイベントに関する詳細な解説資料を用意しているので、ぜひ参考にしてください。

「環境について」「基本動作について」「参加者とのコミュニケーションについて」などの項目を設け、それぞれのよくある疑問点について一問一答形式で解説しています。特にわかりにくい設定や操作方法は、操作画面の画像を掲示しています。また、実際のライブイベントで使用したマイクを紹介しているほか、「出席者の活動レポート」の情報を例示しているので、初めてライブイベントを配信する方でも具体的なイメージがつきやすいでしょう。

末尾にはマイクロソフトの各ヘルプページへのURLリンクを張ってあり、そこから公式の情報へとアクセスできます。

PDF形式なので、いつでも参照できるようにダウンロードしておくと便利です。

まとめ

Teamsのライブイベントは10,000人まで参加できる大規模なブロードキャスト機能です。特に、多人数に向けて一方向に情報発信したい時に向いています。セミナーや企業情報の発表といった基本的な使い方をはじめ、さまざまな場面で活用できるでしょう。