働き方改革やテレワークが浸透してきている今、オフィス環境の改善に取り組む企業が増えています。そこでこの記事では、環境改善によって得られる効果やオフィス改善のポイントを解説します。また、実践する際に知っておきたい、取り組みのヒントや成功へ導いてくれるさまざまなアイデアについてもご紹介します。
オフィス環境改善で期待できる効果
近年では、働き方改革が浸透してきていることもあり、出社した際に過ごすオフィスの環境が快適かどうかは、従業員にとっても企業にとっても大きな問題です。では、オフィスの環境を改善することによって得られる効果とは、どのようなものがあるでしょうか。ここでは2つご紹介します。
モチベーションの向上
まず、従業員が働きやすい環境にすると、仕事に対するモチベーションの向上が期待できます。モチベーションが上がれば、「この会社で働いていてよかった」という従業員の満足度も上がるでしょう。
また、オフィス環境の改善は、斬新なアイデアやこれまでなかったような付加価値を創出できたり、従業員同士のコミュニケーションが活性化したりすることにもつながります。それによって、従業員ひとりひとりの生産性向上にも寄与すると考えられます。
業務効率の改善
先述したモチベーションの向上ともリンクしますが、仕事に集中できたり、逆に休憩時間に心地よくリラックスできたりする空間や環境で働くと、業務効率も上がっていきます。短時間で高い成果をあげられるようになると、従業員のワークライフバランスが改善できるなど、働き方改革にもつながります。反対に、居心地の悪いオフィス環境で働かざるを得ない場合、業務の効率化をさまたげる要因になりかねません。
このように、従業員がどういう環境で仕事をするかという問題は、企業の業績や経営にまで影響するような重要な要素であるといえるでしょう。
オフィス環境改善の着目ポイント
オフィス環境を改善することで従業員にも企業にもメリットがあります。では、実際にオフィス環境を改善する際には、どういったところに着目すればよいのでしょうか。
コミュニケーションの取りやすさ
通常、仕事は一人で完結できません。オフィスに出社した際、従業員同士がいかにコミュニケーションをスムーズにとれるかということは、業務推進上、大きな課題です。そこで、各個人のワークスペースから打ち合わせスペースまでの動線を工夫し、すぐに移動しやすい環境を整備することなどを検討してみましょう。デスクのレイアウトを少し変えるだけでも、組織内のコミュニケーションが活性化し、成果につながる可能性が高まります。
空間の快適さ
オフィス環境を改善する際、働く従業員にとって生理的に快適な空間であるかどうかということも重要です。注目すべきポイントとしては、たとえば暑すぎず寒すぎない快適な温度かどうか、適度に換気が行われ新鮮な空気が流れているか、集中力を乱す雑音がないか、仕事をしやすい照明の明るさかなどが挙げられます。これらを多角的に評価することで、職場が快適な環境かどうか判断できます。
仕事のしやすさ
オフィスで仕事をする際に作業がはかどるかどうか、収納や整理がしやすくなっているかなど、「仕事がしやすい空間」であることも重要なポイントです。それに関連して、仕事をしている際に疲れにくい空間かどうかや、ゆったりリラックスできる休憩場所が確保できているかなど、心身の健康に配慮したオフィスであるかどうかも確認する必要があります。このように仕事の効率性や生産性は、さまざまな要因によって影響されているため、幅広い視点でチェックするようにしましょう。
オフィス環境改善の方法を考える際のヒント
ここまで、オフィス環境を改善するための着眼点について解説しましたが、実際に自社の組織でどうやって環境改善に取り組んでいけばいいのか分からないということもあるかもしれません。そこで、ここからは環境改善のアプローチを考える際のヒントを紹介していきます。
従業員の意見
オフィス環境をどのように改善すればよいか把握するためには、実際に働いている従業員の意見が最も確実な指針といえます。意見を収集する手段としては、直接ヒアリングする方法やアンケートによる方法などが挙げられます。生の声を収集することで、オフィス環境について従業員が現状をどう思っているのか把握できるとともに、今あるオフィス環境をどう改善すればよいのかも自然と見えてくるはずです。
他社オフィスの事例
働き方改革の一環として、オフィス環境改善に取り組んでいる企業は多くあります。そのため、自社での取り組みについて検討する際には、そういった他社の事例も参考にできるでしょう。最近は、オフィスの環境を学べる見学会を行っている企業もあります。自社に近い規模感や同じ業種の企業であれば、デスクのレイアウトや動線を見て、具体的にイメージを持てるかもしれません。なお、他社の事例を参考にする際は、ただ漠然と見るのではなく、自社の経営方針に沿って、取り入れたい要素やポイントを掴むようにしていくと、結果を形にしやすくなります。
オフィス環境改善のアイデア
オフィス環境改善に向けて情報収集をしたり他社事例を見たりしても、具体的にどういった点を工夫すればよいのか分からないかもしれません。そのようなときは、下記のアイデアを参考にしてみましょう。
レイアウト・スペースの工夫
まず最初は、フロアのレイアウトやスペースを変えてみるというアイデアです。たとえば、コミュニケーションの頻度によってデスクの置き方を変えてみる、動線を意識し従業員が移動しやすいようレイアウトを変える、パーテーションで区切って集中スペースを作ってみる、仕事の合間にリフレッシュしやすくする空間を作るなど、工夫してみましょう。
また、近年はテレワークの浸透によって、フリーアドレス制を導入する企業も増えてきています。特定の座席位置をなくすことで、従業員にとっては、気分転換が図れたり、普段話す機会のないメンバーとコミュニケーションをとれたりといったメリットがあります。一方で会社にとっても、フロアの有効活用やコスト削減、生産性の向上など、さまざまな利点があります。
オフィス家具の選定
レイアウトなど大がかりな変更を行わなくても、従業員が使用しているデスクやチェアを見直すだけで環境改善になりえます。たとえば、長時間座ることが想定されるオフィスチェアを、疲れにくく身体にやさしい機能性の高いものへと変更すれば、集中力を保つことができ、業務効率性も高まるでしょう。また、仕事をするのに必要な収納家具も、使いやすい高さやサイズのものを選ぶことで、目的のものを見つけやすくなり、作業効率の改善やストレスの軽減などにつながるでしょう。
空間の調整
オフィス空間を快適なものへ変更するには、なにも費用をかけなくてはいけないということではありません。あまりコストをかけずにできることも多いので、ぜひ実践してみてください。
まず、照明の明るさや空調の温度を適切に設定することで、集中力が途切れずに仕事に没頭できる環境へと改善できます。また、オフィス内に淀んだ空気が充満していると従業員は不快感を覚えてしまうでしょう。そのため、定期的な換気を心がけることが大切です。そして、集中して仕事に取り組みたいとき、騒音や雑音などをシャットアウトできるよう、防音対策を施すこともおすすめです。
職場に観葉植物を取り入れるのも良いでしょう。仕事中も、休憩でリフレッシュしたいときも、観葉植物のグリーンは疲れた心を癒し、元気をくれる存在です。目に入る場所に置いておくと、リフレッシュ効果が高まり、ひいては生産性向上にもつながるでしょう。
まとめ
オフィス環境改善は、従業員の集中力や生産性の向上につながります。また、業務効率を改善させるには、環境改善とは別にITツールを導入するという手もあります。「Microsoft 365」は、従業員のコミュニケーション改善や生産性の向上を実現できるITソリューションです。業務効率化を目指したい場合は、ぜひご検討ください。
