Skypeから卒業！ Office365でweb会議を完璧にこなす方法

旧来、Office 365でチャットメッセージをやり取りする場合、利用されていたツールがSkype for Businessでした。それがマイクロソフトでは、Skype for Businessにある機能を徐々にMicrosoft Teamsに移行していくためのロードマップを発表しています。

Microsoft Teamsの正式版がリリースされたのは2017年4月であり、当時はOffice 365の中で分断していたコミュニケーション機能を、一ヵ所に集約するためのアプリケーションとして提供されていました。それから幾度かのアップデートによって新機能が少しずつ増え、今では組織やチームのコミュニケーションを支えるビジネスチャットツールとして成長しています。

ビジネスチャットツールとしてはすでにSkype for Businessの利便性を越えており、Skype for Businessの機能は徐々にMicrosoft Teamsへと移行していきます。本稿では、そんなMicrosoft TeamsでWeb会議を使いこなす方法についてご紹介します。

Microsoft TeamsのWeb会議機能を使いこなす

Office 365ではMicrosoft TeamsまたはSkype for BusinessからWeb会議に参加したり、会議をスケジュールしたりすることができます。どちらも最大接続数は250ユーザーと同じです。そのため組織やチームのコミュニケーションがより円滑になるMicrosoft TeamsからWeb会議を利用することが多いでしょう。ここでは、そのWeb会議機能を使いこなすための方法をご紹介します。

会議に参加する

Microsoft Teamsで会議に参加するためには、画面左側にある［会議］をクリックし、その週のすべての会議リストを表示します。目撃の会議を見つけたら［参加］をクリックしましょう。Microsoft Teamsのチャットから参加するには、チャットリストで会議を選び、［チャット］ヘッダーから［参加］をクリックします。会議に招待された通知から参加する際は通知を開き［参加］をクリックしましょう。チャネルで会議が行われている場合は、参加する招待状、関連するコンテンツ、会議内のユーザーが表示されるのでチャネルの通知から［参加］をクリックしましょう。Outlookで招待された予定表から会議に参加するには、招待メールのリンクをクリックするとチームに移動し、そこから参加することができます。

モバイルアプリから会議に参加する

Microsoft Teamsのモバイルアプリから参加する場合は、会議の前後にチャットリストまたはチャネルの会話に会議の通知が表示されるのでそこから参加できます。または会議の予定表から参加できます。

会議のスケジュールを設定する

Microsoft Teamsから会議のスケジュールを設定するにはチャットまたはアプリの左側にある会議で、［会議をスケジュールする］をクリックします。チャネルで会議を行う場合は適切なチャネルを選択し、そうでない場合は［なし］を選びます。次に招待するユーザーを選択し、「スケジュールアシスタント」をクリックしてすべてのユーザーに適した時間を見つけます。会議が定期的なものである場合は［繰り返し］　ボックスにチャックを入れましょう。

Outlookから会議のスケジュールを設定する

Outlookから会議のスケジュールを設定する場合は、アプリケーションを開き予定表ビューに切り替え、ビュー上部にある［新しいチーム会議］をクリックします。［宛先］フィールドに招待者を追加したり、連絡先グループ全体を招待したりすることもできます。会議の件名、場所、開始時刻、終了時刻を追加し［送信］をクリックしましょう。

デスクトップ画面を共有する

Microsoft Teamsでは会議中に使用している画面、または特定のアプリケーションを他のユーザーと共有することができます。そのためには会議コントロールにて［共有］をクリックし、デスクトップ全体、特定のアプリ、またはファイルを表示することを選びましょう。会議でPowerPointファイルを共有することを選択した場合、メインプレゼンテーションを中断することなく別のスライドに移動したり、1回のクリックでビューを発表者のビューに同期したりすることができます。

会議でノートを使用する

Microsoft Teamsでは会議の参加者が共有可能なノート機能を使うことができます。会議の前にノートを使うには画面左側にある［会議］に移動し、会議を選択した［参加者とチャット］をクリックします。［会議ノート］タブを選択し［会議ノートの作成を開始する］をクリックしましょう。ノートにその日の議題や、その他の重要なディスカッションポイントを追加したり、＠メンションを使ってユーザーの注意を引いたりすることもできます。会議中にノートを使用する場合には、会議に参加後［会議ノート］をクリックし、［会議ノートの作成を開始する］をクリックしましょう。

会議の背景をぼかす

背景のぼかし機能を使用していると、画面に映し出されているユーザーの背景をぼかし、ユーザーをより際立たせることができるため会議に集中することができます。この機能を使用するには会議参加中に［オーディオとビデオの設定］を選択し、画面右側にある［ぼかし］スライダーを移動させます。

会議を記録する

Microsoft Teamsでは会議の音声、ビデオ、画面を記録することができ、組織全体で共有することができます。記録はクラウドで行われMicrosoft Steamに保存されるため、組織内で安全に共有できます。会議を記録するには参加中に会議コントロールにて［その他のオプション］をクリックし、レコーディングを開始します。レコーディングが開始されると会議参加者全員に通知が届き、チャットにも通知されます。

記録した会議を再生/共有する

Microsoft Teamsで記録した会議を再生するには、会議に参加している場合はチーム内のチャット履歴に移動し、［再生］をクリックしてチーム内で直接再生します。あるいは、Microsoft Streamにて［自分のコンテンツ］［ビデオ］をクリックするだけで簡単に再生できます。記録した会議を共有するためにはチームのチャット履歴に移動し、さらに会議レコーディングに移動したら［その他のオプション］をクリックします。「ストレームリンクの取得」ダイアログボックスで［コピー］をクリックし、メールまたはチャットスペースにリンクを貼り付けて送信します。

「Web会議」について調べてみよう！

Microsoft Teamsを利用するには？

いかがでしょうか？Microsoft Teamsには高度なWeb会議機能が備わっており、すでにSkype for Businessとなんら変わりない操作性で利用できます。そんなMicrosoft Teamsはフリーミアムプランとして、無料版を提供しています。最大300ユーザーで使用できるため組織的な利用も可能ですし、Microsoft Teamsを試験的に導入することも可能です。

また、まだどうしても固定電話を利用しなくては行けないお客様にもMicrosoft Teamsは便利なツールとなります。この機会に社内のコミュニケーション基盤を見直してみてはいかがでしょうか。