Microsoft Teamsはマイクロソフト社が提供するビジネスコミュニケーションツールであり、多くの企業に利用されています。Teamsを利用する中で、日々増加するチームやセキュリティ面での管理が難しく、管理自動化のニーズが増加しています。そこで本記事では、Microsoft Teamsの管理自動化ツールであるShareGate Apricotを活用した管理自動化方法について詳しく解説していきます。
Teams管理における課題
Microsoft TeamsはMicrosoft Office 365で提供されるコラボレーションプラットフォームであり、ビジネスコミュニケーションツールとしての機能が充実しています。ビデオ会議やテキストチャット、在席ステータスの表示、Officeファイルの共同編集など、遠隔地にいてもリアルタイムでの共同作業を可能とする機能を備えています。
このような機能を活用することで、物理的な距離を意識せずに共同作業を進めることができるMicrosoft Teamsですが、利用するユーザーが増えると管理も煩雑になりがちです。例えば、社内のプロジェクトやワークグループが立ち上がるごとに、チームの数もそれに伴ってどんどん増えてしまうことがありますが、その中でどのチームがもう使われていないのか、あるいは所有者のいなくなったチームがないかどうかを管理していかなければなりません。また、プロジェクトのチームに組織外のメンバーを追加したいと思っても、追加と削除が適切にできなければ、セキュリティ面に不安が残ります。さらに、プロジェクトが終了して使用されなくなったチームに保存されたファイルなどを残しておきたい場合もあるでしょう。これらの管理作業は、Teamsの利用頻度が高くなるにつれて膨らんでいきます。
Teamsの自動管理を実現するShareGate Apricotとは
株式会社内田洋行が提供するShareGate Apricotは、Microsoft Teamsの管理を自動化するクラウドサービスです。Office 365のグループについて使用状況を監視し、長期間にわたり使用されていないチームや組織外で共有されているデータなどを一元的に確認することができます。
この監視は毎日自動的に行われており、既に組織を離れているユーザーからの不正アクセスが可能な状況になっていないか、あるいは外部に重要なデータが流出してしまう状態になっていないかなど、ビジネスにリスクをもたらす可能性の有無を簡単に確認することができます。
ShareGate Apricotを導入するメリット
ShareGate Apricotを使うことでどういったメリットがあるのかを、もう少し詳しく見ていきましょう。
不要チームの可視化
組織横断的なプロジェクトが立ち上がった場合など、Microsoft Teamsには様々な所属のユーザーが登録されます。また組織外の有識者なども参加してプロジェクトが進むことも珍しくありません。プロジェクトを実行中に、様々なユーザーがチームに登録されること自体は問題ではありませんが、プロジェクトが終了し、ユーザーが解散した後もチームが削除されずに残ったままになっている状態が、時折見られます。
たとえプロジェクトの目的が達成された後であっても、部外者や組織外の担当者がMicrosoft Teamsに残っているデータにアクセス可能な状態になっていることは、セキュリティの観点で決して望ましくありません。ShareGate Apricotを用いると、コマンドの実行やプログラムを作成することなく、長期間使用されていないチームが存在しているかどうかを可視化し、特定することができます。
このように今の状態を可視化し特定することで、チームを削除する、あるいは部外者や組織外の担当者が有しているアクセス権限を削除する、といった対応を迅速に行うことができます。
チームデータのアーカイブ
プロジェクトの終了後に不要となったチームは削除の対象となりますが、いったんチームを削除してしまうと、プロジェクト内で作成された資産も消えてしまいます。プロジェクト内で作成された資産は、状況に応じて活用することが望ましいと考えられます。
ShareGate Apricotを使用すると、プロジェクトで作成された資産をアーカイブとして残し、必要に応じてチームを復元することで再利用が可能になります。またアーカイブを行わない場合でも、Teamsの規定の設定では削除後30日間はチームの復元が可能ですが、ShareGate Apricotを使用してアーカイブにすることで、30日間を超えても復元が可能となります。またアーカイブ先としてMicrosoft AzureのストレージやShareGate社のストレージを選ぶことも可能です。
目的のあるチーム作成が可能
チームには、情報共有の目的と、目的に応じた管理特性があります。例えば「部門内での情報共有」が目的であれば、組織変更や入社・退社に応じたユーザー管理と、ゲストによるアクセスは無効とするべきです。また「プロジェクト内での情報共有」が目的であれば、プロジェクトの開始・終了に応じたユーザー管理と、ゲストによるアクセスは有効とする場合が多くなります。
このようなチームの目的を踏まえた上で、ShareGate ApricotではMicrosoft 365管理センターやスクリプトを使用することなく、プライバシーステータス、外部共有、ゲストアクセスを管理することができます。また管理が必要となるチームが多数存在する場合、グループ機密ラベルをチームに割り当てることで、自動的にグループ機密ラベルに基づいたセキュリティ設定が適用されます。なお、Teams用のチャットボットを使用して、チームの所有者から適切なセキュリティ設定を確認することも可能です。
外部共有情報のチェックが可能
Teamsでは、外部アクセスやゲストアクセスを有効にすることで、組織外のユーザーとチャットや通話をすることが可能となります。またチャットを活用することで外部とのファイル共有が可能となるため、意図せず機密情報の流出に繫がってしまうおそれもあります。
ShareGate Apricotでは外部共有されているデータを一元管理できるため、情報流出の危険性があるファイル共有を簡単に特定し、共有を取り消すことでビジネスリスクを軽減することができます。またその際に、チームに参加することなく、ワンクリックで共有を取り消すことが可能です。
まとめ
テレワークが導入され、既にMicrosoft Teamsを利用している場合、ShareGate Apricotを導入することでより安全なコミュニケーションツールとしての運用が可能となります。株式会社内田洋行が提供するShareGate Apricotの導入をご検討の際はこちらをご覧ください。
