ローカル上にファイルを保存しておくと、誰かと共有する際に、その都度USBメモリといったストレージやメールなどを使う必要があり、不便です。また、データの持ち運びにUSBメモリなどの小型デバイスを利用していると、紛失などのリスクもあります。
こうした問題を解決するために、インターネット上でファイル保管ができる「オンラインストレージサービス」を活用しましょう。
ファイル保管がクラウド上でできる！オンラインストレージとは
オンラインストレージは、インターネット上にファイル保管ができるサービスです。従来データファイルは、個別のPCやモバイルデバイスなどにローカル保存して取り扱っていました。しかし、ローカルで保存していると、端末を使わなくなった時にデータが埋もれてしまったり、データの移動が大変であったりという問題点があります。そこで、オンライン上に保存しておくことにより、IDとパスワードさえ知っていればいつでも取り出せるサービスが提供されるようになりました。
有名なサービスでは、「OneDrive」「Dropbox」「Google Drive」「データボックス」などのサービスがありますが、特にOneDriveはWindowsに無料で付属しているため多くの方が利用しています。クラウドで提供されるサービスもあり、ビジネスにはなくてはならない存在です。
オンラインストレージを利用するメリット
オンラインストレージには、さまざまなメリットがあります。ここでは業務利用によって得られる利点について解説します。
一元管理ができる
オンラインストレージは、複数人で利用できます。そのため、企業で扱うデータを、1箇所に集約してファイル保管ができるのです。必要なデータをユーザー間でやりとりする必要がなくなるので、無用な手間が発生しなくなります。
また、業務で扱う場合は、同じファイルを何度もやりとりすることがあります。このとき何度も更新していると、古いファイルに戻したかったり、間違えて上書きしてしまったりすることがあります。
そこでこの問題をなくすために、バージョン管理機能が付属しているサービスもあるのです。ファイルを更新するごとにバージョンが変わるので、こうしたトラブルが解消されます。
時間や場所を問わずに利用できる
ファイルを単純にパソコンなどに保管する状態、つまりオフラインストレージの場合、そのパソコンでしかファイルを操作できません。それに対して、オンラインストレージには、クラウドサービスで提供されているものや、ブラウザから無料で使用できるものがあります。クラウドサービスを使えば、インターネット環境さえあればいつでもオンラインストレージにアクセス可能です。スマートフォンでもアクセスができるため、出先でもデータの出し入れができます。また、ブラウザから無料で利用するサービスは、ファイルの受け渡しとして活用されるのが一般的です。データを保管すると保管場所のリンクが生成されるので、このリンクを送信したい相手に通知します。この方法もスマートフォンでのアクセスが可能なので、URLさえわかればいつでもデータの利用ができるのです。
セキュリティ対策につながる
オンラインストレージを提供する多くの事業者は、高度なセキュリティ対策を施しており、データの流出がしづらくなっています。特にビジネス用途では、より強固なセキュリティシステムが構築されています。
これを自社で実現するとなると、サーバーやシステムの構築に莫大なコストがかかります。設計から導入までに時間もかかるでしょう。その点オンラインストレージは、強固なセキュリティシステムを契約するだけですぐに使用できるのです。
共有や編集がしやすくなる
前述している通り、オンラインストレージ上にあるデータは共同で編集が可能です。たとえば、チャットでチームと連携を取りながらExcelファイルを共同で操作したり、フィードバックをその場で反映したりできます。
また、外出先でもアクセスができるので、リモートでの作業にも活用できるのです。在宅ワーカーとのやりとりや、データを更新しながらのテレビ会議など、場所を問わずさまざまな応用が可能です。
データ消失のリスクを下げられる
オンラインストレージでは、何かトラブルがあった時のためにデータのバックアップを取っています。そのため、間違えてデータを消去したり、アクシデントでデータが消失してしまったりしても復元できる場合があります。
また、オンラインストレージのデータセンターでは、冗長化が図られています。災害があって停電などになっても、予備の電源を使用してデータを守るほか、安定したサービスの供給を行うのです。データセンターの場所も複数地域に分けるなど、災害リスクを考慮したシステム作りとなっています。
オンラインストレージを利用する際の注意点
オンラインストレージはとても便利ですが、利用にあたってはいくつかの注意点があります。ここでは、気をつけるべきポイントを2つご紹介します。
利用目的や導入部署を確認する
業務では、頻繁にデータをやりとりする作業とそうでないものがあります。オンライン上でのファイル保管が頻繁であれば、オンラインストレージを導入した時に役に立ちますが、ローカルでほぼ完結するのであればわざわざ導入する必要がありません。
また、オンラインストレージサービスにも、それぞれ特徴があります。強みも異なりますので、どのような用途で使用するのかを明確にしましょう。たとえば、「チーム内での共有」「社外との共有」「Excelなどを使用した共同作業」など、用途が明確になれば、各部署などの要求に応じた最適なサービスが選択できます。
リスク管理を徹底する
オンラインストレージのデータセンターは、セキュリティが強固だと前述しました。そのため、センターからデータが流出する危険性は低くなっています。しかし、ログインを求められるシステムを利用する場合、IDやパスワードを盗まれる危険性があるので注意が必要です。対策としては、2段階認証の導入や定期的なパスワード変更をおすすめします。
また、作業員がデータを無断に持ち出す可能性もなくはありません。トラブルがあった時に対処できるように、自社でも対策しておきましょう。
オンラインストレージの選び方
オンラインストレージには、有料・無料、クラウド、アプリケーションといったようにさまざまな形態でサービスが提供されています。それぞれ利点が異なるので、自社に合ったサービスを選択しましょう。
データ容量＋拡張性
業務中に扱うデータや利用人数によって、契約するサービスのデータ容量を決定します。たとえば、利用人数が少なく、扱うデータ容量も少なければ、それほど大きな容量は必要ありません。
しかし、動画などの容量の大きなデータを頻繁に扱うようであれば、ある程度の容量が必要です。容量無制限のサービスもあるので、大容量サービスの選択を視野に入れましょう。また、扱うデータ量が不確定であれば、拡張性の高いサービスがおすすめです。
加えて、アップロードやダウンロードについて、1回あたりの最大容量に制限が設定されているケースもあります。これが自社の利用目的に合致するかどうかも確認しましょう。
コスト
オンラインストレージの料金は、使用するユーザー数やデータ容量によって料金が変わります。利用可能者1人ごとに1,000円前後の費用がかかるものから、ユーザー数自体には大きな制限がないものもあります。データ容量も無制限のものから有限のものまであるなど、さまざまです。そのため、利用者数を基準にするか、試用するデータ容量を基準にするかによっても、コストを考慮すれば選ぶべきサービスが変わってきます。
オンラインストレージ以外の機能が付属しているサービスもあるため、コストの計算はトータルで見積もらなければいけません。また、無料のストレージサービスもあります。無料のサービスは制限が多くありますが、小規模事業者では問題なく使えることもあるので、なるべくコストのかからない方法を考えましょう。
セキュリティ対策
オンラインとストレージでは、大事なデータを守るために幾つかのセキュリティ対策を施しています。利用できる機能はサービスによって異なりますが、主に以下のような機能が使用可能です。
- 2段階認証
- データの暗号化
- アクセス権限設定
- ログ管理
2段階認証は、IDとパスワードでアクセスした後に、登録した電話番号やメールアドレスなどに認証番号を送るセキュリティ対策です。認証情報が盗まれても、アクセスを防ぐことが可能です。また、アクセス権限を付与することで、重要なデータにアクセスできる人材を指定できます。
ファイル保管はMicrosoft365がおすすめ！
Microsoft 365には、定番のOfficeアプリケーションやさまざまな機能に加えて、1TBのオンラインストレージ（OneDrive）が付属しています。業務用アプリと一緒にオンラインストレージを導入できるため、別途他のサービスを利用する必要がありません。
さらに、OneDriveはOfficeアプリケーションとの親和性が高いのも特徴です。Excel、Word、SharePointなどからOneDrive上のファイルを開いたり、共同編集をしたりできます。データセンターもMicrosoft社が管理する堅牢なものを使用しているので、高いセキュリティが確保されています。
また、最も低価格なプランでは、1ユーザーにつき月々650円となっているため、大きなコストもかかりません。業務アプリケーションと安全性・安定性の高いオンラインストレージを導入するなら、Microsoft 365がおすすめです。
まとめ
オンラインストレージを活用すれば、ユーザー間でデータをやりとりする必要がありません。いつでも、どこからでもオンライン環境があればデータの出し入れが可能です。
Microsoft 365では、ビジネスの現場で必須ともいえる業務アプリケーションに合わせて1TBのオンラインストレージが使用できます。低価格帯も選択でき、コストパフォーマンスも高いため、活用を検討されることをおすすめします。
