Microsoft Teams Rooms 便利な機能と使い方

リモートワークを取り入れている企業であれば、リモート会議の導入も検討しているのではないでしょうか。Microsoft Teams Roomsであれば、比較的容易にリモート会議環境を構築できます。本記事では、Microsoft Teams Roomsの概要や便利な使い方などを解説します。

Microsoft Teams Roomsとは

Microsoft Teams Roomsとは、Microsoft TeamsのWeb会議システムに特化したソリューションと使用するデバイスを指します。ライセンス契約を行い、専用デバイスを導入することで利用を始められます。

このソリューションが注目されている理由は、社内へ手軽にリモート会議環境を構築できるからです。たとえば、オフィスワーカーの従業員が会議室に集まり、リモートワーカーとミーティングを行うシーンを思い浮かべてみましょう。

従来であれば、会議室でインターネットを利用できるよう回線工事を行い、そのうえで個々がパソコンを持ち込む必要がありました。しかし、Microsoft Teams Roomsであれば、専用デバイスを会議室に設置するだけでオンラインミーティングを行えるのです。

また、あらゆる会議室のサイズに対応した専用デバイスがリリースされており、部屋の広さにかかわらず導入できます。個人用のデバイスもあるため、デスクに設置すれば作業をしつつ会議に参加する、といったことも可能です。

Microsoft Teams Roomsの便利な機能

Microsoft Teams Roomsには、快適なリモート会議を実現できるさまざまな機能が実装されています。すべての参加者が同じ空間で時間を共有しているような臨場感の中でミーティングを行うことができ、スムーズなコミュニケーションを実現します。

ビデオ会議に必要なものがすべて含まれている

ビデオ会議を始めるのに必要な機能が網羅されているのはもちろん、より快適にミーティングを行える工夫が詰め込まれたサービスです。たとえば、タッチ操作で使える専用コンソールは視認性と操作性に優れており、誰でも簡単に求めるアクションを起こせます。

ハウリングが起きないのもメリットといえるでしょう。ハウリングとは、スピーカーなどから出力された音声を、マイクが拾うことで不快な音を発生させる現象です。従来のTeams会議や他のツールを用いたWeb会議では、ツールがインストールされたパソコンを個々が会議室に持ち込んでいたため、ハウリングに悩まされるケースがありました。Teams Roomsならその心配はありませんが、会議室の近くの個室から個人デバイスで会議に参加する場合なども考えられます。その際でも音声自動オフ機能が働くようになっており、ハウリングのリスクを避けることができます。

また、ホワイトボード機能を用いて情報共有をしやすいのも魅力です。ホワイトボードに書かれた文字をキャプチャして共有できる機能で、専用コンテンツカメラの導入により利用できます。ボートの前に立つ人を透過し、認識した文字を浮き上がらせるように見せることで、人が邪魔で見えないといった問題も起こりません。

会議にワンタッチで参加

オンライン会議にワンタッチで参加できるのも魅力です。専用コンソールのボタンをタッチするだけで、難しい操作はいっさい必要ありません。参加者がそろったタイミングで、ボタンをタッチすればすぐにTeams会議を始められます。

Microsoft Teams Roomsの使い方

Microsoft Teams Roomsの導入により、スピーディーにオンライン会議環境を構築できます。必要なのは、事前のライセンス契約と設定程度なので、難しさもなく手間もかかりません。以下、具体的な使い方について解説します。

事前にライセンス契約と設定が必要

Teams Roomsの利用を始めるには、専用デバイスの導入が不可欠です。コンソールやマイク、カメラなどの専用デバイスを個別に購入する、もしくはセット販売されている製品を入手する方法があります。デバイスを購入したら、ライセンス契約を行いましょう。

ライセンスはデバイスに付与されるため1つの端末につき1ライセンスで問題ありません。StandardとPremiumの2プランが用意されているので、どちらか選んで契約しましょう。

Microsoft365管理センターからデバイスアカウントを作成し、契約したライセンスを割り当てましょう。次に、デバイスを会議室などに設置してセットアップを行います。コンソールを操作し初期設定やルーム作成を進めましょう。会議に参加するときは、コンソールに表示されている参加ボタンをタップするだけです。

自動参加機能の使い方

Teams Roomsには自動参加機能が実装されています。これは、Teamsアプリをインストールした端末がTeams Roomsの専用デバイスに接近したとき、ユーザーを自動的に会議へ参加させるシステムです。

これは、TeamsアプリのビーコンセンサーがTeams Roomsを検知することで可能にしています。しかも、前述の通りアプリをインストールしている端末のマイクやスピーカーを自動的に切ってくれるため、ハウリングも起きません。

個人のデバイスから資料を共有する方法

個人のデバイスで管理している資料やデータを、会議参加メンバーと共有したいシーンは多々あります。Teams Roomsには、それを可能とするコンパニオン機能が実装されており、容易にチームメンバーと情報を共有できます。

資料を共有するには、チェックイン後にコンテンツオンリーモードに切り替えてTeams会議に参加するだけです。あとは、自身の端末から共有したい資料やデータを選択すれば、メンバー間で共有できます。

テキストデータはもちろん、画像や映像などの共有も可能です。離れた場所にいる相手に、音声だけで情報を正確に伝えるのは難しいですが、そのようなときこそコンパニオン機能を用いて画面を共有すれば伝えたいことをきちんと伝えられます。

ホワイトボードを共有する方法

ホワイトボード共有機能は、専用のコンテンツカメラを接続することで利用できる機能です。実際のホワイトボードに書いたテキスト情報をカメラが検知し、抽出して共有できます。

しかも、抽出後のテキスト情報は前面に表示されます。会議を進行する人がホワイトボードの前に立ち説明をしているとすると、会議参加者はホワイトボードに書かれた文字が見えません。しかし、前述の通りこの機能を用いれば文字が人を透過するように表示されるため、リモートメンバーには何が書かれているのかはっきりと読めるのです。

機能を使用するときは、会議コントロールから「コンテンツの共有」→「カメラからコンテンツ」→「ホワイトボード」と選択します。カメラはできるだけホワイトボードの正面中央に配置しましょう。あとは、自動的にホワイトボードに記載された情報をカメラが検知するので、「共有」を選択すればチームメンバーと共有できます。

まとめ

Microsoft Teams Roomsには、快適かつ便利にWeb会議を行える機能が網羅されており、使い方も簡単です。デバイスの購入とライセンス契約、設定が必要ですが、大掛かりな工事をはじめとしたインフラ整備も不要です。Web会議を行うことが多いのなら、導入する価値は十分にあるでしょう。