近年、多くの企業が社内のビジネスチャットに「Microsoft Teams」を導入しています。チャットは業務の効率化と、社内コミュニケーションの活性化に不可欠なツールです。本記事では、「Microsoft Teams」をより効率的に運用できる「CloudAI ライト for Office 365」について解説します。
時代はメールからチャットへ
社内コミュニケーションの円滑化は、業務の効率化やプロジェクトの進行に不可欠な要素です。これまでビジネスシーンにおけるコミュニケーション手段は、主にメールが使用されていました。しかし、近年ではコミュニケーションツールの主流が、メールからチャットへと移行しつつあります。
チャットはメールよりもスピーディかつ簡潔なやり取りが可能です。そのため、組織内のコミュニケーション円滑化を目的として、多くの企業で導入が進んでいます。
コンサルティング企業「ITR」が発表した「ビジネスチャット市場2020」によると、ビジネスチャット市場における2019年度の売上金額は105億6000万円にもなり、前年度比41.6%増となっています。その流れは加速し続け、2024年度には300億円規模にまで拡大すると予測されています。今後、組織内におけるコミュニケーションツールのスタンダードは、メールではなくチャットへと変化していくでしょう。
なぜメールからチャットにコミュニケーションが変化したのか
ビジネスシーンにおいて、円滑な情報共有は重要な課題です。部門間での連携やプロジェクトチームで業務にあたる際、スムーズな情報共有や進捗状況の把握が欠かせません。そこで必要となるのが、優れたコミュニケーションツールです。
従来はメールがその役割を担っていました。しかし、メールは一斉配信をしてもタイムラグがあったり、そもそも届かないケースもあったりと、組織での円滑なコミュニケーションに不向きです。そのため、ビジネスシーンでの利用を考えた場合、メールは効率的なコミュニケーションツールとは言えません。
チャットであれば簡潔に要件を伝えられるのはもちろん、複数人との会話も容易であり、リアルタイムでメッセージのやり取りが行えます。
ビジネスシーンにおいて、リアルタイムでコミュニケーションを取れるのは非常に大きなメリットです。たとえるなら、メールは「バーチャル文書のやり取り」であり、チャットは「バーチャルな会話」です。コミュニケーション手段として優れるのは、文書のやり取りよりも会話と言えるでしょう。
このような背景もあり、組織内のコミュニケーションツールは、メールからチャットへと移行しつつあります。
テレワークによるビジネスチャットの導入
ビジネスチャットが普及する背景にあるのは、働き方改革の推進や新型コロナウイルスの感染拡大によるテレワークの増加です。株式会社パーソル総合研究所が2020年に行った「新型コロナウイルス対策によるテレワークへの影響に関する緊急調査」という調査があります。この調査によると、2020年3月時点で13.2％だった正社員のテレワーク実施率が、緊急事態宣言発令後には27.9％と約2倍にまで上昇しています。
テレワークは新しい働き方として注目を集めている一方で、情報のセキュリティ管理や業務上のコミュニケーションが困難になるといった課題があります。このような課題を解決するためには、セキュリティ管理やコミュニケーションの円滑化に特化した、ITソリューションの導入が不可欠です。こういった背景から、「Microsoft Teams」や「Slack」など、コラボレーションツールの普及が進んでいます。
コラボレーションツールの課題
コラボレーションツールとは、メールやチャット、ファイル共有など、さまざまなサービスで組織のコミュニケーションをサポートするITソリューションです。コミュニケーションの円滑化や生産性の向上といったメリットを享受できる一方で、さまざまな課題を抱えています。
例えば、チャットグループの乱立による情報過多、共有権限管理の設定、情報閲覧の統制、セキュリティポリシーの策定、カスタマイズの不便さなどが挙げられます。チャットは組織内のコミュニケーションを円滑化する優れたツールです。しかし、どれだけ優れたツールだとしても、適切に運用しないと利便性を享受できません。組織内のコミュニケーションを最適化するためには、こうした課題をいかにして解決するのか考える必要があるでしょう。
CloudAI ライト for Office 365とは
多くの企業が社内チャットとして利用しているのが、Microsoft Teamsです。Microsoft Teamsは、2020年10月に1日あたりのアクティブユーザーが1億1,500万人を突破し、コラボレーションツール分野において世界トップクラスのシェアを誇ります。
Microsoft 365を導入している企業であれば追加費用なしで利用でき、Office系アプリとの連携も可能なため、多くの企業で導入されているコラボレーションツールです。
そんなMicrosoft Teamsを、さらに効率的に運用できるサービスが「CloudAI ライト for Office 365」です。「CloudAI ライト for Office 365」とは、Office 365やMicrosoft Teamsの効率化に特化した、AI搭載のチャットボットサービスです。
コラボレーションツールは利便性の高さゆえに、情報過多になり、適切に運用しなければかえって不便を招きます。「CloudAI ライト for Office 365」は、コラボレーションツールのさまざまな情報を一元管理することで、利便性を飛躍的に向上させるITソリューションです。
CloudAI ライト for Office 365の特徴
「CloudAI ライト for Office 365」の最大の特徴は、AIチャットボットが自律的かつ能動的に情報処理を実行する点です。例えば、AIに質問することで、自分のスケジュールだけでなく、組織内のあらゆるスケジュールを把握できます。
また、出先で取引先の電話番号や所在地が知りたい、というときも担当者名や企業名をチャットするだけで電話番号・住所などの基本情報から、現在地からの経路などまで教えてくれます。
利用しているOffice 365やMicrosoft Teamsについて不明な点があれば、AIがあらゆる質問に対応してくれるため、さまざまな情報を、素早く横断的に取得可能となるでしょう。
また、Microsoft Teamsはチャットのやり取りが増加すると情報量が大きくなりすぎ、ファイルの検索性能が著しく低下するという課題を抱えていました。「CloudAI ライト for Office 365」はAIが能動的に最適解を導き出してくれるため、情報の検索性能が飛躍的に向上します。
このように「CloudAI ライト for Office 365」は、コラボレーションツールが抱えていたさまざまな課題を解決へと導いてくれます。
CloudAI ライト for Office 365の利用方法
「CloudAI ライト for Office 365」は、Office 365やMicrosoft Teamsで起き得る問題を回避しつつ、より効率的に運用したいと考えているのなら、導入を検討すべきサービスと言えるでしょう。
提供企業は、これまでさまざまなITソリューションを手掛けてきたJBCCです。サービスの価格は月額課金制で、月額5万円の基本使用料と、1ユーザーあたり200円のユーザーライセンス料です。契約後は10日前後でシステムが構築されます。「CloudAI ライト for Office 365」についてもっと詳しくしたい企業は下記資料をご覧ください。
CloudAI ライト for Office 365 Teams対応製品パンフレット
まとめ
働き方改革の推進や新型コロナウイルス感染拡大を受け、ビジネスを取り巻く環境は大きく変わろうとしています。そこで必要となるのが優れたコラボレーションツールです。組織内コミュニケーションを円滑化するために、AI搭載のチャットボット「CloudAI ライト for Office 365」を導入してみてはいかがでしょうか。
