近年、テレワークを導入する企業が増えていますが、生産性の低下に悩むケースも多く見受けられます。しかし、なぜテレワークの導入により生産性が低下してしまうのでしょうか。本記事では、テレワークの生産性が低下する要因や、向上させるためにとるべき対策について解説します。
なぜテレワークで生産性が課題になるのか
テレワークの生産性が課題になる理由として、従来のオフィス勤務と働き方が大きく変化することが挙げられます。テレワークは、個々の従業員がオフィス以外の場所で業務に取り組むため、職場環境や働き方が大きく変化します。
従来のオフィス業務であれば、上司が部下の仕事ぶりをチェックし、必要に応じて適切な指示や指導を行うことができました。また、部下が悩んでいる様子を見せているときは相談にのる、といったことも容易だったのです。
しかし、個々が離れた場所で業務を遂行するテレワークでは、このようなことができません。従来ではごく当たり前にできていたことができなくなるため、生産性に影響を及ぼす可能性があるのです。
テレワークで生産性が低下する要因
テレワークで生産性が低下してしまう要因はいくつか考えられます。コミュニケーション不足や労務管理のしにくさ、仕事環境の整備不足などが代表的な要因です。以下、詳しく見ていきましょう。
コミュニケーション
オフィスで取り組む業務では、従業員同士が気軽にコミュニケーションをとれました。業務でわからないことがあればその場で指導してもらえ、悩んでいるときは相談にのってもらえたのです。
一方、テレワークは基本的に1人で業務に取り組むため、コミュニケーション不足に陥ります。気軽に仕事の相談がしにくく、孤立感を深めた結果、生産性に影響を及ぼすおそれがあるのです。
また、非対面でのコミュニケーションとなるため、伝えたいことをなかなか伝えられないといった弊害も生じます。認識の違いが生まれ業務に支障をきたす、説明するのに余計な時間がかかってしまう、といったことも起こりうるでしょう。
労務管理
労務管理がしにくいことも、生産性を低下させてしまう要因のひとつです。オフィス勤務であれば、従業員の仕事ぶりや業務の進捗を容易に把握できますが、テレワークではそれができません。
そのため、仮に従業員が仕事をさぼっていたとしても、上司はそのことに気づきにくいのです。その結果、プロジェクトの進捗が遅れてしまう、納期に間に合わなくなる、といったことが考えられます。
また、テレワークは指摘する者が周りにいないため、従業員が長時間労働に陥ってしまうケースも少なくありません。上司に内緒で残業を繰り返し、過度な負担がかかった挙句体調を崩してしまう、といったことも考えられます。
仕事環境
テレワークの実施にあたっては、適切な作業環境を整えなくてはなりません。オフィスと環境が大きく異なるため、適切な仕事環境を構築できていなければ、作業効率や生産性の低下を招いてしまいます。
基本的に、従業員の自宅にオフィスと同様の仕事環境が整っていることは考えられません。オフィスには当たり前のようにあるパソコンやコピー機、FAX、インターネット回線などがない従業員もいるかもしれないのです。
パソコンは所持していたとしても、オフィスで使用している端末に比べ、スペックが大幅に下回る可能性もあります。このケースでは、スムーズに業務へ取り組めず、生産性が低下するかもしれません。
テレワークで生産性を向上させるためにとれる対策
テレワークの導入により、オフィスの縮小やコストダウンなどさまざまなメリットを得られますが、それで生産性を低下させてしまっては本末転倒です。以下、テレワークの生産性を向上させるための対策をいくつかピックアップしました。
ITツールの導入
ITツールの導入は、テレワークの生産性を向上させるのに有効です。基本的に、テレワークはオンラインを介した業務が中心になるため、ITツールの導入は必須といえるでしょう。
ITツールの導入により、テレワークで生じるさまざまな課題の解決が可能です。たとえば、ビジネスチャットやWeb会議システムの導入でコミュニケーション不足を解消でき、クラウドストレージを用いれば従業員は自宅から容易に組織のデータへアクセスできます。
また、ワークフローシステムを導入すると、申請から承認のプロセスをオンラインで行え、脱ハンコにもつながります。勤怠管理、労務管理システムを用いれば業務時間を適切に管理でき、プロジェクト管理ツールを使えば業務の進捗をリアルタイムで把握可能です。
コミュニケーション機会の創出
テレワークでは、必然的にコミュニケーションの機会が失われます。コミュニケーションが少なくなると、従業員が孤独感を抱くおそれがあるほか、意見やアイデアが出にくくなる可能性もあります。
このような事態を避けるため、コミュニケーションの機会を意識的に設けましょう。たとえば、月に数回は対面での会議を実施する、始業時にはオンライン朝礼を行う、などが挙げられます。定期的な飲み会やイベントを開催するのも、コミュニケーション活性化によいかもしれません。
業務ルールの設定
テレワークは、オフィス勤務と働き方が大きく変わるため、業務に関するルールも見直す必要があります。たとえば、1日に一度はビジネスチャットで進捗を報告する、週に一度はオンラインミーティングを実施する、といったことが考えられます。
情報共有に関するルール設定は特に大切です。お互いの顔が見えない状態で業務に取り組むため、誰がどの仕事に取り組んでいるのかわからない、進捗がわからない、といったことが起きてしまいます。新たな業務に取り組む前に必ず連絡を入れるなど、ルール設定を行いましょう。
評価制度の見直し
オフィス勤務であれば、従業員の仕事ぶりを上司が間近でチェックできました。しかし、テレワークではそれができないため、従来の評価制度では対応できません。
仕事ぶりを間近でチェックできないからこそ、より公正に評価できる制度が求められます。従業員が正当に評価されていない、と感じると、モチベーションが下がり生産性も低下してしまいます。
従来のように、勤務態度や取り組み方に着目するのではなく、定量的な評価を行える体制を取り入れてみてはどうでしょうか。また、評価基準を明確にし、評価方法を統一させるのもテレワーク環境下では必要です。
仕事環境の整備
テレワークに適した職場環境の構築も必須です。端末やインターネット回線がない従業員に対する支援や、自宅で業務を行えない者へ場所を提供するといったサポートも求められます。
個々の従業員に対し、仕事に取り組みやすい環境を整えるよう指導することも大切です。たとえば、デスクの周りを整理整頓する、テレビや音楽は消すといった具合です。
従業員の自己管理
非対面で業務に取り組むため、上司は従業員の健康管理ができません。そのため、個々の従業員に自己管理を徹底するよう周知する必要があります。
たとえば、適度な運動の促進が挙げられます。テレワークでは、オフィスへ出社しなくなるため、必然的に運動不足に陥りがちです。早朝の散歩を促す、自宅で簡単にできる筋トレの動画を紹介するなど、適度な運動を促しましょう。
睡眠や休息をきちんととるよう指導することも大切です。睡眠や休息が十分でないと、集中力の低下を招き生産性にも影響を及ぼしかねません。休憩時間をルール化する、22時以降はパソコンの画面を見ないよう促す、といった対策が考えられます。
まとめ
テレワークの生産性を向上させるツールとして、Microsoft 365の導入を検討してみてはいかがでしょうか。たとえば、Microsoft Teamsを利用すれば、チャットやオンライン会議でコミュニケーションを活性化でき、テレワークの生産性を向上させられます。
