昨今では、人がやる意味の薄い単純作業は自動化し、効率的に処理していくのが一般的になりつつあります。本記事ではPower Automateの概要と、RPA機能が付くデスクトップ版の使い方について解説しています。ツールの使い方が知りたい人向けにインストール方法や、自動化フローの組み方を紹介していますので、ぜひ参考にしてください。
Microsoft Power Automateとは
Power Automateとは、Microsoft社が提供するPower Platformに付いてくるサービスの一種のことです。ワークフローの作成やタスクを自動化することで業務の効率を向上させられるため、ビジネスの生産性を高められます。主にファイル同期、通知、データ収集などを行い、Microsoft製品を含む多くの外部ツールとも連携しつつタスクの自動化を実現できます。例えば、GmailやEvernoteなど一般的に普及しているツールや、SQL Serverなど業務システムに欠かせないものとも連携可能です。
専門の知識やスキルがない初心者でも扱える設計になっているため、一般ユーザーからITの開発者など、さまざまな人が直感的な操作で自動化フローを作成できます。自動化フローを組むこと自体が難しいように思う人でも、既存のテンプレートを利用すれば簡単に業務を自動化できます。また、Power AutomateではAIも手軽に利用可能です。AIはプログラミングやデータ分析のスキルが求められる印象が強いですが、AI Builderを活用することでAIを組み合わせた自動化処理の作成ができます。
AndroidやiOSなどモバイル版のアプリも用意されているため、場所に縛られることなくフローの管理や作成をしたり、アクティビティの状況を監視したりできます。Power AutomateはMicrosoft Azureのクラウドサービス上で稼働しているツールです。高度なセキュリティ環境のもとで稼働できる点も安心です。
Power Automateのプランは主に3種類あり、ユーザーごとのプラン、アテンド型 RPA のユーザーごとのプラン、フローごとのプランの中から選べます。自動化に便利なRPA機能やAI機能を利用するには、アテンド型RPAのユーザーごとのプランを選ぶ必要があります。
デスクトップ向けPower Automateも存在
デスクトップ版であるPower Automate for desktop（旧名Power Automate Desktop）も利用できます。Microsoftが提供するRPAツールであり、Power Automateに付く機能の1つです。もともと有償提供の製品でしたが、2021年にWindows10で機能制限した無償版を利用できるようになりました。Windows11からは標準搭載されています。
RPA機能は単純な操作で構成される定型的な作業を自動化するのに役立ちます。人が行う価値の低い作業は増えることはあってもなかなか減らないため、自動化して効率化するのが望ましいです。しかし、自動化用のプログラムを必要に応じて毎回開発するわけにもいきません。
そこで、Power Automateに付属するRPA機能を活用することで、誰でも手軽に単純作業の自動化フローを作成できるようになります。アクションという部品を組み合わせて、ファイルのコピーやダウンロードなどの自動化フローを構築していきます。また、デスクトップレコーダーで手動操作をそのまま記録してフローを作成することも可能です。
外部ツールに幅広く対応していることも特徴です。ビジネス業務に欠かせないOffice製品との連携にも対応しています。APIに非対応のデスクトップアプリや、ウェブアプリを自動化に組み込みたい場合でもRPAを使えばうまく連携させられます。
RPAを使ってコンピューターに作業させることで、作業のミスを減少させることにも繋がります。手作業の場合、どうしてもミスの発生をゼロにすることはできません。しかし、コンピューターで自動化処理を構築してしまえば、設定したように忠実に処理されるため、ミスを限りなくゼロに近づけることが可能です。ミスが減少すれば、それだけ現場の業務効率がよくなります。
Power Automate for desktopのインストール手順
まず、Power Automate for Desktopの公式サイトへアクセスして「無料トライアルを始める」というボタンを押します。英語のマニュアルページに移動するので「Download the Power Automate installer.」というリンクをクリックして、「.exe」ファイルをダウンロードします。「.exe」ファイルを実行してインストール作業を進めてください。
インストール画面が表示されたら「次へ」を選択して、インストール先を任意で設定します。通常はデフォルトのままでも問題ありませんが、変更の必要がある場合は変えてください。使用条件を確認してからチェック欄を入力して、インストールを実行します。
しばらく待てばインストールの完了画面が表示されます。自動化フローでブラウザを使った操作をする場合は拡張機能のインストールも済ませておきましょう。Google Chrome、Microsoft Edge、Mozilla Firefoxのいずれかのブラウザで利用できます。
Power Automate for desktopの使い方
実際にツールを使ってフローを作成していく方法を紹介します。まず、表示されるコンソール画面を表示して「新しいフロー」を選択してください。新しく出てくる画面上でフローの名前を自由に入力しましょう。名前は好きに決めても問題ありませんが、混乱しないように業務に関係する名称や、覚えやすい言葉にするのがおすすめです。作成ボタンを押すとフローの作成自体は完了します。
次はフローの中身を作っていきます。フローデザイナーの画面で自動化したい処理を組んでいきます。機能がたくさんあるためさまざまな自動化処理を実現できますが、その中でも重要な機能はフロー、アクションの2種類です。アクションは自動化した動作そのもののことで、アプリの起動やボタンを押す、文章をコピーするなどの部品を組み合わせることで一連の処理を構築していきます。フローはアクションの組み合わせで実行される一連の流れを指します。アクションは画面の中央にドラッグアンドドロップすることで追加できます。
アクション部品の組み合わせでさまざまな自動化処理が可能です。例えば、普段から人がしているパソコンの操作を自動化したい場合は、デスクトップレコーダー機能を活用すれば実現できます。画面にあるデスクトップレコーダーをクリックして、表示が切り替わったら「記録の開始」ボタンを押します。そうすると記録モードに変わるため、覚えさせたい操作を手動で実行すると記録されていきます。
終了を押せば記録が完了し、フローにも操作を再現するための記録が残っているはずです。実行をクリックすれば、適切に再現されるかどうか確認できます。ソフトウェアによってはうまくいかない場合もあるため、そういうときは手動のフロー作成を取り入れてください。
レコーダーを使わなくてもアクションの追加だけで自動化フローを組み立てられるため、実際に使うときは好きな方で構築を進めてみましょう。
まとめ
Power Automate for Desktopの自動化フロー作成やRPA機能を活用することで、専門知識ゼロの初心者でもタスクの自動化を実現してビジネスの生産性を向上させられます。業務の効率化を進めたい方や、RPAの導入を検討している方はPower Automate for Desktopをぜひ利用してみてください。
