グループウェアをわかりやすく解説！無料で使えるツールも紹介

グループウェアとは、企業や組織の間で、情報の共有やコミュニケーションを円滑にするために用いられるソフトウェアです。

スケジュール管理、メール、ファイル共有、チャットなど、さまざまな機能を備えており、企業の業務効率化に大きく貢献します。

グループウェアには、さまざまな種類があり、企業の規模やニーズに合わせて選ぶことができます。また、無料で使えるグループウェアも多く、導入コストを抑えることも可能です。

本記事では、グループウェアの基礎知識や種類、メリット、無料で使えるツールなどをわかりやすく解説します。
グループウェアの導入を検討している方は、ぜひ参考にしてください。

グループウェアとは？

グループウェアとは、組織内部でのスケジュールやタスクの共有、コミュニケーションを目的としたソフトウェアです。

社内SNSや電子メール、スケジュール管理、ドキュメント共有、ワークフロー、勤怠管理、テレビ会議の機能などを備えているソフトウェアになります。

ナレッジマネジメントの1つのツールとしてグループウェアがあり、社内業務の効率化を図るために多くの企業で導入されています。

ナレッジマネジメントとは？

ナレッジマネジメントとは、企業の従業員が持っている知識や情報、ノウハウといった知的財産を社内で共有し、業務の効率化や質の向上を目指す経営管理の手法です。

近年、終身雇用の優位性が薄れ、個人のスキルアップや条件の高い職場への転職が増えたことや、団塊世代の定年退職などの要因から、知的財産をどのように残すのかが企業の課題とされています。

この課題を解決するための取り組みとしてナレッジマネジメントが注目され始めました。

グループウェアでできることは？

グループウェアは、組織内の情報を効率よく共有するためのソフトウェアです。
主な役割として大きく以下の3種類に分けられます。

具体的にどのような機能があるのかについては、この後詳しく解説します。

グループウェアの主な7つの機能

グループウェアは、多様な機能を統合したツールで、効率的な業務協力を支援します。

ここからは、7つの主な機能について1つずつ詳しく紹介します。

コミュニケーション機能

グループウェアの導入によって、社内コミュニケーションの活性化につながります。

機能1｜メール・チャットや掲示板などのコミュニケーション機能

グループウェアの中核的な機能がブラウザで利用できるメール機能です。
メールは社内外への連絡手段として重要です。
グループウェアのメール機能を利用することで、出張先や自宅でもメールできるだけでなく、端末に依存せずメールが可能になります。

また、チャット機能は、1対１のチャットやグループ形式でやり取りができる機能です。
メールよりも早いスピードでのやり取りが行えることが利点です。
グループやプロジェクトを指定した情報の送受信、ファイルの共有が円滑に行えるため社内コミュニケーションの活性化にもつながります。

そして、グループウェアの1つの機能である社内掲示板は、1対複数人への連絡・報告を目的とした機能です。
朝礼の内容や全社員向けの報告を社内掲示板にあげることで、効率よく情報の共有が可能になります。
多拠点、多店舗経営をしている企業にもおすすめの機能です。

これらのコミュニケーション機能を駆使することで、社内のコミュニケーションの活性化に役立ちます。

機能2｜Web会議機能

グループウェアの機能2つ目が、Web会議機能です。

Web会議機能を使えば時間や場所にとらわれず情報共有が可能になります。コロナ禍で、2020年以降急速にビデオ会議の需要が高まり、多くの企業でビデオ会議が取り入れられています。

口頭や文書、ドキュメントだけでは伝わりづらい内容もビデオ会議での画面共有でスムーズな情報伝達が行えるでしょう。

そして、関連部署や役割に応じた会議へのアクセス制限も設定可能です。
また、Web会議を行った際の文字起こし、議事録作成機能を利用すれば参加者に議事録を配布することもできます。

情報共有機能

グループウェアの主な役割に情報共有機能があります。
社内データをストレージにあげて、そのデータを社員がいつでも確認できるようにすることで、ファイルやスケジュールの確認作業にかかる時間の削減につながります。
その情報共有機能について詳しくみていきましょう。

機能3｜ドキュメントや画像などのファイル共有

グループウェアの主な機能3つ目はファイル共有機能です。

会議の議事録、参考資料、顧客への提案資料など、社内のグループやプロジェクトでは多くのファイル、ドキュメントを取り扱います。
これらのデータを集約し、従業員間で共有できることもグループウェアの特徴です。

表やグラフにまとめたExcel形式のファイルやドキュメント、画像や動画などさまざまなファイルをアップロードし、他のメンバーと共有・編集できます。
バージョン管理機能のあるグループウェアでは、過去の変更履歴を確認できるため、データの損失や改ざんを防ぐことも可能です。

機能4｜スケジュール管理

最初に紹介するグループウェアの主な機能はスケジュール管理機能です。
カレンダー機能で自分のスケジュール管理を行うことはもちろん、社内メンバーのスケジュールの確認も可能になります。

グループやプロジェクトメンバーの個人ごとの予定を把握し、重複やギャップを素早く確認できるため、効率的なスケジュール調整が可能です。
さらに、予定変更や新しいイベントの追加がリアルタイムで反映され、チーム全体でのスケジュール調整が円滑に行われます。

これにより、効率的な会議の設定や業務の進行管理が可能となり、生産性向上に役立ちます。

申請や管理

グループウェアの導入により、コミュニケーションの活性化やデータを共有しやすくなるだけでなく、社内の管理業務や申請作業の効率化にもつながります。

機能5｜プロジェクト管理

グループウェアの主な機能5つ目はプロジェクト管理機能です。
プロジェクト管理機能は、プロジェクトの計画、進捗、タスク割り当てを一元管理するためのツールです。

プロジェクトの全体像をダッシュボードで確認し、タスクごとの担当者や締め切りを設定します。
メンバーはタスクの進捗状況を更新し、リアルタイムで共有可能です。

マイルストーンやタイムラインの設定により、プロジェクトの進行をスムーズに管理し、目標達成に向けた計画的な行動が可能となります。

機能6｜設備予約

グループウェアの主な機能6つ目は設備予約機能です。
これは、共有スペースや会議室、リソースを効率的に予約するための機能です。

ある企業のプロジェクトでは、固定の席を作らず、出社するグループメンバーがオンライン上で座席の空き状況を確認し、必要な日時に予約を申請する仕組みを導入しています。
10階のこのスペースは自由に使ってもよいとすることで、リモートワークを行う中でもスペースを最適に活用されています。

会議室や商談スペースの予約もできます。管理者は予約の承認や調整を行い、スケジュールの衝突を回避し、円滑な管理も可能です。

機能7｜ワークフロー機能

グループウェアの主な機能7つ目はワークフロー機能です。
ワークフロー機能によって、社内申請業務をペーパーレス化できます。

交通費申請、休暇申請、出張申請、PCなど備品の持ち出し許可申請などをワークフローに組み込むことで、承認ルートの確認が容易に行えます。

申請を行う際は担当者がなかなかつかまらない、承認を得るためになんども電話やメールで確認をするといった悩みをもつ企業も多いのではないでしょうか。
申請→承認→決裁といったフローを自動化することで、これらの悩みが解消でき、業務効率の改善が図れます。

グループウェアを導入する5つのメリット

グループウェアの導入には多くのメリットがあります。
ここからは、その主な5つのメリットについて詳しく説明します。

メリット1｜社内ポータルとして利用できる

グループウェアを利用するメリット1つ目は、社内ポータルとして利用できることです。

もし、各従業員がばらばらのツールを利用していた場合、情報共有が非効率になります。
それだけでなく、情報がさまざまなツールに分散することで伝達ミスが起こる可能性も高くなります。

一方でグループウェアは、さまざまなコミュニケーション機能や情報共有機能を備えているため、社員で共通の「社内ポータル」としても利用可能です。
これにより、重要な情報やニュース、イベント情報などを一元管理し、社員全員に効果的に伝えることが可能です。

メリット2｜社内コミュニケーションを活発にできる

グループウェアを利用するメリット2つ目は、社内コミュニケーションの活性化につながることです。

グループウェアには、メールやチャット、掲示板、Web会議機能などのコミュニケーション機能があります。
これらの機能を活用し、情報の共有や意見交換が迅速に行えます。
遠隔地にいるメンバーやテレワーク中の社員ともコミュニケーションがスムーズに行えるため、コミュニケーションの活性化が期待でき、チームの連携が強化されます。

従来のメールでの連絡では、送信先のメールアドレスを指定するという手間が発生していました。
また、複数のメンバーとの送受信のやりとりに時間がかかるといった課題もあります。
グループウェアのチャット機能を利用することで、従来のメールよりもすばやくメッセージ交換ができます。

メリット3｜情報共有や業務連絡の効率化

グループウェアを利用するメリット3つ目は、業務の効率化につながることです。

ファイル共有やスケジュール管理などの機能を活用して、情報の一元管理を実現します。これにより、必要な情報へのアクセスが容易となり、業務プロセスのスピードアップが図られます。

掲示板やファイル共有、スケジュール管理の機能を用いることで、情報共有にかかる時間の削減ができます。
その他、グループやプロジェクト内のメンバーの予定を可視化できるため、タスク割り当てや会議調整などに必要な作業の効率化にもつながります。

メリット4｜テレワーク環境の整備

グループウェアを利用するメリット4つ目は、テレワーク環境の整備につながる点です。

近年、テレワークが重要性を増しています。
そこで、グループウェアは、リモートワーク環境を支援するツールとして活用されます。
オンラインでのコミュニケーションやWeb会議機能により、場所にとらわれずに効果的な業務が可能となります。

また、テレワークを行う際は、PCの持ち出し申請やテレワーク実施の際の許可証が必要となることが予想されますが、ワークフロー機能を利用し、これらの作業も効率よく行うことができるでしょう。

メリット5｜コスト削減

グループウェアを利用するメリット5つ目は、コスト削減にもつながる点です。

紙の文書やメモの使用が減少し、電子的な情報共有が増えるため、印刷や郵送などのコストが削減されます。

また、リアルタイムでのコミュニケーションや業務効率化により、労力と時間の削減が期待できます。
これらの労力と時間の削減をすることで人件費の削減にもつながるでしょう。

グループウェアの種類｜それぞれのメリット・デメリット

組織が効率的に業務を遂行するためには、適切な種類のグループウェアを選択することが重要です。以下では、主要な3つのグループウェアの種類と、それぞれのメリットとデメリットについて詳しく見ていきます。

1.オンプレミス型グループウェア

オンプレミス型グループウェアは、自社で保有する組織内のサーバーにソフトウェアをインストールし、内部ネットワーク上で運用されるタイプのグループウェアです。

運用を自社で行うことはもちろんのこと、導入に関してもすべて自社で行うグループウェアがこのタイプです。

オンプレミス型グループウェアのメリット

オンプレミス型グループウェアの主なメリットは以下の2点です。

オンプレミス型は、組織内でデータを保持・管理するため、セキュリティレベルを高く保ちながら情報共有が可能です。
また、カスタマイズが容易であり、自社の求める機能に合わせてツールを拡張できます。

現在はクラウド型が主流ですが、多くの社外秘データがあるなど、セキュリティを特に気にしている企業はオンプレミス型のグループウェアを利用しています。

オンプレミス型グループウェアのデメリット

オンプレミス型グループウェアのデメリットは主に以下の3点です。

導入から運用まで自社で行うため、サーバーの設置費用、運用費用、開発費用やそれに伴う人件費なども必要です。
また、社内から社外への外部通信を行う場合は、VPN接続用の機器の導入や設定なども必要になります。

2.クラウド型グループウェア

クラウド型グループウェアは、その名の通り、クラウド上のサーバーで提供されるソフトウェアをインターネットを通して利用するタイプです。

サーバーの導入から運用までをサービスを提供する企業が行います。
また、やりとりするデータに関してはクラウド事業者が保有するサーバー内に蓄積されるという特徴があります。

クラウド型グループウェアのメリット

オンプレミス型に比べて、クラウド型には以下のようなメリットがあり、多くの企業がクラウド型グループウェアを利用しています。

多くのクラウド型グループウェアは初期費用が無料です。利用人数や利用するストレージの容量によって料金が変化する従量課金制を採用しています。
また、IDやパスワードをインターネット上で登録すればすぐに利用できるため、導入にかかる工数が削減できることも大きなメリットです。

クラウド型グループウェアのデメリット

一方で、クラウド型グループウェアには以下のようなデメリットがあります。

クラウド型のグループウェアを利用する場合は、外部のサーバーを利用するため、データの保護やプライバシーの確保が重要です。
サーバーやネットワークは他社と共有となるため、アクセスが集中したりすると処理が遅くなるリスクも生じます。
また、カスタマイズが難しく、特定の業務プロセスに合わせた機能拡張が難しいこともデメリットといえます。

3.オープンソース型グループウェア

オープンソース型グループウェアは、ソフトウェアのソースコードが公開されており、自由にカスタマイズや改良ができるタイプです。

基本的には無料でソフトウェアをインストールでき、導入までのスピードもオンプレミス型に比べて早いです。

ソースコードを修正し、脆弱性を改善してセキュリティを高めた運用ができます。そのため、クラウド型に比べて運用面でのトラブルが起きにくいです。
また、ソースを改変することで、自由自在に機能を追加したりレイアウトの変更もできます。

このように、オンプレミス型とクラウド型の両方の弱点を補ったツールといえます。

オープンソース型グループウェアのメリット

オープンソース型グループウェアの主なメリットは以下の2点です。

基本的に無料でソースコードが公開されており、そのコードを利用して自由にカスタマイズや機能拡張が可能です。
また、組織のニーズに合わせたシステムを構築できるため、特定の業務プロセスに最適なツールとして活用できる点が大きなメリットといえます。

オープンソース型グループウェアのデメリット

一方で、オープンソース型グループウェアには以下のようなデメリットがあります。

オープンソース型のグループウェアを利用する場合は、ソースコードを理解し、カスタマイズするための技術的スキルが求められます。
また、サポートが限定的な場合もあり、トラブルシューティングが難しくなることがあります。

自社の従業員で運用やトラブル対応が可能か、コスト面や導入までのスケジュールをしっかり立てて、どのタイプのグループウェアが最適なのか検討しましょう。

代表的なグループウェア｜Google・Microsoft・サイボウズ

ここまで、グループウェアの概要や種類、メリットなどを解説してきました。
ここからは、実際にどのようなグループウェアのツールがあるのかを紹介していきます。

まずは、代表的なグループウェアの紹介です。
代表的なグループウェアには、Google Workspace、Microsoft 365、サイボウズ Office があります。
それぞれのサービスについてひとつずつ見ていきましょう。

Googleが提供するグループウェア「Google Workspace」

「Google Workspace」は、Googleが提供する多彩なアプリケーションで構成されたクラウド型のグループウェアです。

ファイル共有には「Googleドライブ」を利用し、文書や表計算には「Googleスプレッドシート」「Googleドキュメント」を用いることができます。

また、「Googleチャット」を通じたチャットや「Googleカレンダー」を使用したスケジュール管理、「Google Meet」を使用したビデオ会議など、多岐にわたる機能が揃っています。

さらに、業界屈指のセキュリティ対策と24時間365日のサポートが提供されるため、導入後も安心して利用できるでしょう。
企業やチームの効率性向上とコラボレーション強化を追求する際に、Google Workspaceは信頼性の高い選択肢といえます。

Microsoftが提供するグループウェア「Microsoft 365」

Microsoft 365は、Microsoftが提供しているクラウド型のグループウェアの1つです。

「Word」「Excel」「PowerPoint」などの広く使われているアプリケーションに加えて、「Outlook」を使ったメール管理、「OneDrive」を通じたファイル共有、「Teams」「SharePoint」を通じたコミュニケーション機能など、多岐にわたる機能が含まれています。

特に「Word」や「Excel」など、多くの人がよく利用しているアプリケーションが含まれているため、既存の社内ツールを活かしつつ新たな機能を導入することが可能です。

これにより、導入に伴う生産性の低下を最小限に抑えつつ、効率的な業務遂行が可能となります。
すでにMicrosoftのアプリケーションを利用しており、業務効率化を追求する際に、Microsoft 365は確かな選択肢といえるでしょう。

サイボウズが提供するグループウェア「サイボウズ Office」

サイボウズが提供するグループウェアには、規模300人までの中小企業向けグループウェア「サイボウズ Office」と大規模向けのグループウェア「Garoon」があります。

基本的な機能は、Google、Microsoftと変わりませんが、日本の企業が日本人向けに提供しているサービスであるため、サポート面が充実しています。
また、シンプルな操作性で初心者でも使いやすいという点もメリットです。

操作性やサポート面を重視する中小企業は「サイボウズ Office」の導入が適しているといえるでしょう。

サイボウズ Officeは、日本語対応のみですが「Garoon」は英語・中国語にも対応しています。Garoonは、より柔軟なカスタマイズも可能となっています。

無料で使えるグループウェア

ここまで代表的なグループウェアを紹介してきましたが、ここからは無料で利用可能なおすすめのグループウェアを3つ紹介します。

GRIDY

GRIDYは、無料で利用可能なグループウェアです。メール、カレンダー、ファイル共有、チャット、タスク管理など、ビジネスに必要となる主な機能を搭載しています。また、ユーザー数無制限で、インストールやメンテナンスの必要もありません。

GRIDYの特徴は、以下のとおりです。

GRIDYは、中小企業や個人事業主に最適なグループウェアです。無料で利用できるので、コストを抑えながらビジネスを効率化することができます。また、使いやすいので、ITに詳しくない方でも簡単に操作できます。

GRIDYは、業務効率化をしたい企業に最適なグループウェアです。無料で利用できるので、ぜひ一度お試しください。

GroupSession

おすすめのグループウェア2つ目が、日本トータルシステム株式会社が提供する「GroupSession」です。

以下の機能がユーザー数無制限で、無料で利用できます。

日本企業に最適なグループウェアとなるように細かな機能の設定を行える柔軟性も持ち合わせています。

コストをかけずにスケジュール管理やファイル共有など業務効率化を行いたい企業は導入を検討してはいかがでしょうか。

R-GROUP

最後に紹介するグループウェアは、利用者制限なしで完全無料の「R-GROUP」です。

現在すでにグループウェアを導入している企業もコスト面や機能面から乗り換えを検討可能なおすすめのグループウェアです。

これらの基本的な機能が無料で利用できます。

世界中の企業間で利用されることを目指しており、アジア、ヨーロッパ、アメリカ圏など20カ国に対応しています。

グループウェアを選定する際のポイント

組織の生産性と効率向上を目指して、グループウェアを導入する際、適切なグループウェアを選定することが重要になります。

しかし、数多くの選択肢がある中で、どのグループウェアが最適かを選ぶのは難しいと感じているのではないでしょうか。
そこで、グループウェア選定時の重要なポイントについて詳しく解説します。

導入の目的を明確にする

新しいITシステムやツールを導入する際には、明確な目的を定めて製品選定を行うことが不可欠です。グループウェアの導入においても同様です。

目的を明確にせずグループウェアを導入してしまうと、社内での活用不足や既存システムとの重複などの問題が生じかねません。
したがって、業務効率化やコミュニケーション改善などの具体的な目標を設定し、それに合致する製品を選定することが重要です。

例えば、テレワーク時の円滑なコミュニケーションやプロジェクトの効率的なタスク管理など、導入の目的を具体的に定めることで、適切なグループウェアの選択肢を比較検討できます。

明確な導入目的を持つことで、システム導入の成功率が向上し、組織の業務効率化や成果の最大化が実現します。

自社の環境・業務に適しているかを確認する

新たなグループウェアを選定する際には、自社の環境や業務との適合性を確認することが肝要です。

すでに導入済みの業務システムとの相性も念頭に置く必要があります。導入後に既存システムとの連携が難しい場合、利便性が低下し、現場で混乱が生じたり、システムが定着しない可能性があります。

連携可能性だけでなく、将来的なシステム・ツールの導入も考慮し、グループウェアの拡張性を確認することが重要です。自社の状況に合わせて適切な選択を行うことで、スムーズな導入と効果的な利用が実現します。自社の環境に合わせてグループウェアを選ぶことは、長期的な成功に向けた重要なステップとなります。

操作性を確認する

グループウェアを選択する際には、その操作性や使いやすさに着目することが大切です。

グループウェアは主にコミュニケーションの円滑化を支援する役割を果たしますが、操作が難解であれば情報の伝達や共有が滞る可能性があります。

利用者のITリテラシーのレベルに関わらず、直感的に操作できるグループウェアを選ぶことは重要です。このような使いやすいツールは、組織内で容易に受け入れられ、社内コミュニケーションの向上を促進します。操作性を確認することは、システム導入の成功に向けた重要なステップです。

コストを確認する（無料トライアルの有無）

グループウェア選定時には、無料トライアルを提供している製品を検討することが重要です。

無料トライアルを利用することで、導入後に予期せぬ課題が発生することを回避するための手段となります。まずは社内の一部門で無料トライアルを試してみることをおすすめします。

この試用期間を通じて、実際の業務に沿った機能や操作性を現場目線で確認することが可能です。これにより、導入後の運用をより具体的にイメージできるばかりでなく、選択したグループウェアが組織のニーズに適合しているかを確認できます。

無料トライアルはコスト面でも有益です。導入前の段階での実地評価を通じて、コスト対効果を正確に判断し、将来的な投資の方針を決定する手助けとなるでしょう。

セキュリティ対策を確認する

グループウェアの選定において、徹底したセキュリティ対策が欠かせません。データの機密性確保や個人情報の保護は重要課題です。

導入するグループウェアが適切な暗号化やアクセス制御を提供し、最新のセキュリティ基準に準拠しているかを確認しましょう。
また、データのバックアップや災害対策などもセキュリティの側面から検討すべきです。

セキュリティ対策が万全であることは、組織の信頼性確保とデータの保全に不可欠です。
選定したグループウェアがセキュリティ面で確実な保護を提供し、業務に安心感をもたらすことを確認することが大切です。

まとめ

本記事では、代表的なグループウェアや無料で利用できるグループウェアを紹介しました。
グループウェアを導入する際には、Web会議機能やチャット機能、スケジュール管理機能など、グループウェアに欠かせない機能が含まれているツールを選択することが重要です。

有料ツールにもセキュリティ面やカスタマイズ性など、無料ツールにはないよさもあります。
有料、無料だけの判断基準で選ぶのではなく、自社に必要な機能や環境に合ったツールの選択を行いグループウェアの導入を実現しましょう。