企業担当者の中には、業務に改善の余地を感じており、業務改善について改めて理解して実施したいという方も多いのではないでしょうか。この記事では、業務改善の概要から目的、進め方、改善に役立つフレームワークまで紹介しているので、ぜひ参考にしてください。
業務改善とは
業務改善とは、業務の内容を見直して、作業時間の短縮やコスト削減などを図るものです。業務改善では、作業手順や従業員の配置など、さまざまな項目において課題を見つけ、効率化や削減をすることで解決していきます。業務におけるムリ・ムダ・ムラをなくすことが業務改善の基本です。
業務改善の目的
業務改善の目的には、次の3点が挙げられます。
- 生産性向上
- 人手不足対策
- 労働環境改善
業務改善を行うことで、利益を上げやすい体質となり、働きやすい環境も整えられます。
生産性向上
業務改善を行うことにより、業務においてムダがなくなれば、作業時間が短縮されることで生産性が向上します。生産性の向上によって、これまでと同じ時間で多くの成果を挙げることが可能です。作業時間を短縮することで、業務を早く終わらせられるので、他の業務にも着手できます。
また、業務に余裕を持って取り掛かれるので、品質の向上も期待できるでしょう。これによって、やり直しや修正にかかる時間も削減できます。
人手不足対策
日本では少子高齢化が進み、労働世代の減少により人手不足となっている職場が多い状況です。少子高齢化の進行とともに、ますます人手不足が深刻化していくと予想されています。
人手不足を解消するためには、業務改善により効率化や削減を行うことが有効です。限られた人員でより効率よく業務を行うことが求められます。
労働環境改善
労働環境で問題となるのは、部門間または社員間における業務負担のムラ、能力を超えた業務によるムリなどです。業務負担が部門間や社員間で偏っていると、残業時間や業務負担にバラつきが生じ、不平不満が生まれやすい環境となります。
また、能力を超えた仕事を与えられた社員は、体調やメンタルを崩したり、事故やミスを起こしたりすることも考えられます。業務改善によって、部門間や社員間の業務負担を平準化することや、社員の能力に合った業務を与えることが可能です。
業務改善の進め方
業務改善は、現状の把握から始まり、方針と施策の立案、施策の実行、評価、施策の改善または施策の定着といった流れで進めていきます。施策を評価できるように、KPIを設定しておき、改善を重ねていくことが重要です。
現状の把握
業務改善を進めるにあたって、まずは現状把握を行いましょう。業務の現状を知っておかなければ、どこにムリ・ムダ・ムラがあるのかがわからないのはもちろん、そもそも改善が必要なのかどうかもわかりません。
現状把握には業務を可視化することが必要です。業務の手順や人員配置、業務を行う順番などを書き出すことで、業務の全体像を把握でき、かかっているコストや工数が明確になります。これまで気付かなかった課題が浮き彫りになり、改善へとつなげられるでしょう。
管理者など対象となる業務に携わっていない社員が現状把握を行う場合には、現場担当者へのヒアリングによって、業務を可視化することが可能です。ただし、社員を評価する立場にある部門長などがヒアリングを行うと、評価を考慮した回答が返ってくることも考えられるので、利害関係のない社員から聞くようにするのが望ましいです。
情報をまとめる際は、業務手順を示すプロセスマップや、社員の能力が把握できるスキルマップを作成すると良いでしょう。これらによって、手順や人員配置が最適であるかを判断しやすくなります。
方針・施策の検討
現状把握の次に行うのは、業務改善の方針および施策の立案です。業務改善の目標を定めて実施内容を策定し、期限や評価項目などを設定していきます。すべての業務改善を同時に行うことは難しいので、優先順位を決めて取り組むことが重要です。業務改善の優先順位や目標を設定するにあたっては、課題の発生数や業務を行う頻度、成果に与える影響の大きさ、改善の難易度などを参考にしましょう。
施策や目的が決まったら、優先順位の高い課題から順に改善策をタスクへ落とし込んでいきます。実行可能性を高めるために、タスクは細分化することがポイントです。入念に計画することで、挫折や不備を防げます。
具体的な施策が策定できたら、実行期限とKPIを設定しましょう。丁寧にスケジューリングすることで、着手の先延ばしが防げます。そしてKPIの設定により、業務改善の効果が出ているかといった施策の評価が可能です。
改善の実施
施策の策定とKPIおよび期限の設定ができたら、実際に業務改善に取り掛かります。タスクが実行可能なレベルまで細分化されている状態であれば、スムーズに業務改善に取り組めます。うまく実行できないようであれば、施策の検討に戻って再考することが必要です。
改善策を実行した後は、KPIに基づいて効果が表れているか評価を行います。評価結果からさらなる改善が必要であれば、次の施策を立ててPDCAサイクルを回していきましょう。期待していた成果が得られたら、現場へ周知徹底し、定着するように促すことが必要です。
業務改善のフレームワーク
業務改善のフレームワークとして使える代表的なものは、次の3種類です。
- ECRS
- ロジックツリー
- BPMN
これらのフレームワークは業務改善のプロセスによって使用する場面が異なります。それぞれの特徴を押さえておくことで、業務改善をスムーズに行うことが可能です。
ECRS
ECRSはEliminate（排除）、Combine（結合）、Rearrange（再配置）、Simplify（簡略化）の頭文字をとったものであり、業務フローに対してこれらの操作を行うことで、業務改善を可能とするフレームワークです。ECRSでは、業務フローにおけるムダな部分の削除や、複数業務の同時進行、業務プロセスの変更、業務の省略といった視点から、業務改善を行います。
ロジックツリー
ロジックツリーは、樹形図によって問題の原因を掘り下げて分析したり、目標から逆算してタスクへ落とし込んだりするためのフレームワークです。ある項目について「なぜ」と問いかけて、問題を掘り下げていくことで、細分化していきます。たとえば「残業が発生している」という課題に対し、「人員が不足している」「業務効率が悪い」「ムダな作業に時間を取られている」というように原因を細分化していきます。
ロジックツリーを書く際には、課題の漏れや重複がないように気を付けましょう。そしてタスクへ落とし込むときには、すぐに動き出せるように実行可能な行動となるまで掘り下げることが必要です。
BPMN
BPMN（Business Process Model and Notation）は、決まった記号を用いて業務プロセスを記述することで、誰が見てもわかるように標準化するためのフレームワークです。BPMNは国際標準であり、世界共通の記述方法となっているので、業務プロセスを伝えるのに役立ちます。
記号は、プロセスのスタートとゴールを示す「イベントオブジェクト」、業務の要素を示す「アクティビティオブジェクト」、条件分岐を示す「ゲートウェイオブジェクト」、要素同士を接続するコネクタである「シーケンスフロー」の4種類です。業務フローを詳細に書くことで、業務の分析に利用できます。
まとめ
業務改善や効率化に使えるツールにMicrosoft 365があります。最新Officeアプリケーションをパソコンやスマホ、タブレットにインストールして利用することが可能です。外部ツールとの連携もできるので、Microsoft 365の利用が直接業務改善につながります。
