企業において会議室は重要な役割を担っています。しかし、多くの従業員が限られた会議室の予約や管理を行う際、煩雑であったりスムーズにいかなかったりして、業務が停滞してしまったことはないでしょうか。この記事では、会議室予約に関する課題をあらためて解説し、解消するための方法をご紹介します。
企業が抱える会議室の課題
働き方改革や新型コロナウイルスの影響から、テレワークが急速に浸透し、会議もオンラインで行うことが増えています。しかし、オフィスへ出勤したタイミングでは、メンバーが会議室に集まって打ち合わせを行うこともあります。そうした場合に会議室の予約が混み合ってスムーズにいかず、さまざまな課題に直面することが問題視されています。
たとえば会議室を予約する段階での課題としては、以下のようなものが挙げられます。
- 予約の重複
- メンバーのスケジュール管理
- 会議室の不足
- 予約状況と実際の利用状況の乖離
会議を開いた後も資料共有方法をどうするかなど、さまざまな課題はありますが、肝心の会議を開催する前から調整や予約がスムーズにいかない場合、業務の効率性が悪くなってしまう可能性があります。
会議室の課題を解消する3つの方法
では、会議室予約における課題をどのように解消していけばよいのでしょうか。ここでは3つの方法をご紹介します。
レイアウトを変更する
会議室なんてどこでもいいのではないか、と思われるかもしれませんが、参加者が会議に集中できるようなレイアウトやリラックスできるデザインにするなど、快適な環境を整えることで、会議の質もぐんと高まります。
会議室の形態は、少人数で打ち合わせを行う一般的なブースや部屋から、大人数が集まるカンファレンスルームのようなものまであります。そのため、利用頻度、用途、人数などをあらかじめ想定した上で、どのようなレイアウトを用意すればよいか随時見直すことが重要です。最近では、従来の会議室のイメージにこだわらず、オープンスペースをうまく活用したり、重厚でシックなインテリアなど工夫したデザインを施したりするケースも見られます。
会議室予約システムの導入
以前は、ホワイトボードなどを使って会議室の予約状況を手書きしていた企業も多くありましたが、近年では「会議室予約システム」を導入する企業も増えてきました。
そもそも会議室予約システムとは、システム上で会議室の予約や管理ができ、スムーズに利用できるようにするものです。
会議室予約システムには、以下のような基本的な機能が搭載されています。
会議室の予約機能
開始時間、終了時間、会議名、部署名などを入力します。
会議室予約の変更
あらかじめ利用時間を変更する旨入力することで、空いた時間に他部署が使えるようになります。
会議室予約のキャンセル
予約した枠をキャンセルすると管理画面に反映され、さまざまなデバイス上から最新の利用状況を確認できます。
他システムとの連携
メールやチャットツールと連携することで、参加者へ直前のリマインドメールを送ることなどが可能になります。
利用分析機能
会議室の利用状況を分析し、利用率の高い時間帯や部署を確認したり、当初の予定から延長して利用しがちな部署があればヒアリングしたりして、利用者のニーズを把握できます。
常に最新の情報かどうかが分からないアナログな方法ではなく、会議室予約システムを導入することによって、会議室の空き状況を見える化し、無駄なく有効活用できます。会議室の稼働状況を最適化することで、会議室の過不足について正しい判断ができるようにもなるでしょう。また、終了時間になるとアラームで通知してもらえる機能があれば、つい時間が過ぎてしまい残業になってしまった、というようなケースも減らせるため、労働環境の整備にもなります。
チャットボットの導入
昨今、企業や商品、サービスへの問い合わせ窓口として、電話やメールではなくチャットボットを利用する企業が増えてきました。そもそもチャットボットとは、「chat（会話）」と「bot（ロボット）」を組み合わせた用語で、人工知能（AI）を活用し人間とコミュニケーションをとる「自動会話プログラム」を指します。人間からのメッセージを受け取ると、言語解析を行い、適切な回答をアプリケーション上で返してくれることから、コールセンターや社内のヘルプデスクといったシーンで多く活用されています。
また、今では、チャットボットと定型業務を自動化してくれる「RPA（Robotics Process Automation）」を組み合わせることで、さらなる業務効率化を目指す企業が出てきています。
会議室予約の場面でもチャットボットによるコミュニケーションに基づき、システム入力などルーティン作業はRPAで行うよう連携できれば、非常にスムーズなオペレーションが実現できるでしょう。
チャットボットコンシェルジュで会議室の問題を解決
ただ、自社でチャットボットとRPAを組み合わせる仕組みを作ろうとしても、なかなかノウハウもなく難しいかも知れません。スピーディーかつ的確に、会議室予約にまつわる課題を解決したい場合には、専門のサービスやツールなどを頼るのもおすすめです。
そこでここでは、特に人気の高い、株式会社電通国際情報サービス（ISID）が提供する「チャットボットコンシェルジュ」についてご紹介します。同社が提供する「チャットボットコンシェルジュ」は、まず、チャットボットを窓口にします。そこで得られた社内の業務指示や支援など必要な情報はRPAが連携して処理する仕組みとなっているため、シームレスに作業の効率化を図れるという特長があります。
会議室を予約したい旨をチャットボットで伝えれば、オファーがあった月日、開始時間、終了時間、用途、人数などに合わせて適切な会議室の空き状況を確認してくれます。さらにその情報をRPAで連携し、予約管理システムへ自動登録されるので、誰もがタイムリーに最新の空き状況をチェックできます。このように、チャットボットとRPAとの連携ツールを利用することによって、これまで煩雑だった作業の負担やトラブルが大幅に軽減できるようになるのです。
そのほかにも、チャットボットコンシェルジュは多様な業務分野での効率化を実現可能です。
たとえば、勤怠管理など毎日行わなければならない業務は、つい上司への報告やシステム登録漏れが発生しがちです。そこでチャットボットで定型フローを回した結果を、RPAでシステムへ勤怠の状況を自動登録したり、操作ログを保管したりするようにします。すると、従業員としては上司に業務開始や終了を報告した後、自動でシステム登録してもらえるため、面倒な作業から解放されます。また、上司もシステムで登録されると自動で通知されるため、煩雑なチェック作業が不要になります。
さらに、年末調整など、頻度は低いものの毎年必ず発生するような業務の処理においては、チャットボットでFAQ対応した結果をRPAで年末調整システムへ登録するといったことも可能です。このように、チャットボットコンシェルジュはさまざまなシーンで活用が期待できます。
チャットボットコンシェルジュ導入のメリット
これまでご紹介したような、スムーズな時間管理の実現を始めとする、複雑で面倒な作業を効率化できることは業務にメリットをもたらします。
従来人の手で行っていた作業をチャットボットコンシェルジュに任せることで、人件費のコスト削減につながります。
さらにチャットボットコンシェルジュに任せることで生み出された時間をコア業務に充てることで、企業のさらなる成長につなげることもできるでしょう。
まとめ
会議室予約や管理には、面倒な作業が伴います。しかし、チャットボットで従業員の要望を把握した上で、情報をRPAで連携しシステムに登録することで、これまで負担となっていた作業が効率化でき、コスト削減にもつながります。会議室予約に課題をお持ちの企業は、ぜひチャットボットコンシェルジュの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
