Microsoft 365の導入手順をわかりやすく解説！導入する際のポイント

「Microsoft 365」は、Excel・WordなどのOffice製品をはじめ、セキュリティ機能などもサブスクリプションで使えるサービスです。生産性向上などを目的に、多くの企業で採用されています。本記事では、Microsoft 365の代表的なプランの概要をはじめ、導入手順、導入・活用する際のポイントなどを解説します。

Microsoft 365の導入手順

Microsoft 365を使い始めるための手順を「プラン選択」「契約」「初期セットアップ」「セキュリティ設定」の4段階に分けて紹介します。

Microsoft 365の導入手順1：プランを選ぶ

Microsoft 365の法人向けプランは、中小規模ビジネス向け・大企業向けの2種類に大別できます。一例を挙げます。

両者の大きな違いはユーザー数ですが、セキュリティ機能や料金体系にも違いがあります。中小規模向け、大企業向け、それぞれに機能が異なるプランが設けられているため、自社の人数と必要な機能を考慮して選ぶことが大切です。

大企業向けのプラン

代表的なプランを比較しましょう。

中小企業向けのプラン

こちらも、代表的なプランを比較しましょう。

Microsoft 365の導入手順2：契約する

Microsoftのサイトから申し込む方法と、Microsoft製品を取り扱っているベンダーを経由して申し込む方法の2つがあります。

サイトから申し込むとすぐにサービスを利用できますが、ベンダーを経由する場合は、ベンダーとの契約などで使用開始までに数日から数週間ほどかかります。ただし、ベンダーはMicrosoft 365に関する専門知識を有しているので、自社に適したプランを選定するためのサポートを受けられる上に、オプションや別の製品を追加したい場合もスムーズです。

また、Microsoft 365の管理をベンダーに一任できるため、本来業務に集中しやすくなるでしょう。各ベンダーが提供する独自のサービスを受けられるのも利点です。

Microsoft 365の導入手順3：初期セットアップをする

ベンダーを経由した場合、ベンダーのサポートを受けながら初期セットアップを行いましょう。

Microsoft 365のサイトから直接申し込んだ場合は、Microsoft 365の管理センターにログインします。基本はオンラインで行えますが、プランによってはアプリケーションをインストールする必要があります。

いずれの場合も、まずは管理者の初期セットアップを行いましょう。その後、管理者としてログインしたまま、ドメインの追加を行います。追加できるドメインは、自社が所有しているドメインのみです。これにより、Microsoft 365を利用してメールを送る際に、会社のドメインをメールアドレスのドメインとして使用できるようになります。ドメインの追加は必須ではありません。追加しない場合、メールアドレスのドメインは「onmicrosoft.com」になります。

続いて行うのが、Microsoft 365を利用するユーザーの追加です。ひとりずつ、氏名や使用させるメールアドレス、パスワードなどを設定していきます。追加する人数が多い場合は、CSVファイルを読み込ませて一度に複数人登録することも可能です。

ドメインを追加している場合、ユーザーの追加が完了したら、ドメインの切り替えを行います。追加したドメインを選択し、画面に従い必要な情報を入力すれば、ドメインのセットアップ及び切り替えが完了し、ユーザーがサービスを利用できるようになります。

Microsoft 365の導入手順4：セキュリティの設定をする

Microsoft 365には企業の情報資産を保護するため、標準のセキュリティとコンプライアンスが備わっています。その中でも、「Microsoft 365 Business Premium」などは、ゼロトラストベースの高度なセキュリティを実装できます。管理ページでパスワードの最小文字数やマルウェア対策など、自社のコンプライアンスポリシーを設定してください。

信頼できるユーザーのみがアクセスできるように、「コンプライアンスポリシーに準拠していない場合はブロックする」「特定のデバイスやアプリケーションをブロックする」といったアクセス制御も行えます。

Microsoft 365を導入する際のポイント

Microsoft 365を導入する際、自社に最適なプランを選び、より効果的に活用するためには、押さえておくべきポイントがあります。導入後の後悔を防ぐためにも、確認しておきましょう。

無料トライアルを活用する

Microsoft 365では、どのプランでも1カ月の無料トライアルを利用できます。この期間中に、実際の業務でMicrosoft 365を使い、導入目的やゴールと照らし合わせながら、選定したプランが自社に適しているか確かめるのがおすすめです。そうすることで、導入後のミスマッチを避けられます。各部門からフィードバックも収集して、課題の抽出、費用対効果の検証も行いましょう。選定したプランのセキュリティ・コンプライアンス機能が、自社の要件に合致しているかも評価してください。

また、既存システムやクラウドサービスから移行する場合は、テスト期間中に移行をスムーズに進める準備を進めましょう。

Microsoft 365で業務を変えるという意識を持つ

Microsoft 365を導入しても、利活用しなければ生産性向上にはつながりません。「Excelで表管理をする」といった限定的な使い方ではなく、意識的にMicrosoft 365を全業務のプラットフォームにしていきましょう。

業務上の各プロセスを、Microsoft 365を利用することを前提に、一度抜本的に見直すことが必要です。顕在化している課題も、まずはMicrosoft 365で解決できるか考えましょう。また、既存システムにMicrosoft 365で提供されるアプリケーションと類似のものがあれば、積極的に置き換えてください。それによって、各アプリケーションで扱う情報を、一貫性を保ったまま連携できます。

長期的に3M（ムリ・ムダ・ムラ）の削減、ひいては生産性向上につながります。

「Microsoft 365 ワークショップ」でMicrosoft 365を使いこなそう

Microsoft 365を全社的に活用するには、「Microsoft 365 ワークショップ」なども有効です。これは、ITサービス企業であるJBCC株式会社が開催するワークショップです。Microsoft 365が全社的に定着するまでの定期的なサポートだけでなく、製品に関するさまざまなTips（簡単なアドバイス）を受けられたり、業務に合った使い方をディスカッションしたりと、幅広い業務支援が提供されます。デモやハンズオンも交えて解説されるため、スムーズに理解を深められます。Office製品やTeamsをはじめ、セキュリティ機能やPower Platformまで網羅しているのも特徴です。Microsoft 365の一括管理で、業務をよりシンプルにしていけるサービスです。

まとめ

Microsoft 365には数多くのプランがあるので、まずは自社の要件と導入目的、ゴールを明確にした上で、適したものを選定することが大切です。1カ月の無料トライアル期間で、プラン内容に過不足がないかを確かめましょう。システム移行の準備も進めておくとスムーズに導入できます。また、使い方に不安がある場合、活用の範囲をさらに広めたい場合などは、Microsoft 365 ワークショップの活用がおすすめです。