DXの必要性が叫ばれるようになって久しい昨今ですが、実際の導入にあたり、何から始めたらよいかわからないという企業担当者の方も多いのではないでしょうか。DX推進のポイントをつかみ、適切な流れで実行することで、スムーズに導入が進められます。本記事では、DX推進の流れやポイントについて解説します。
DX推進の必要性
DX（デジタルトランスフォーメーション）とは、ビジネスの変革を目的とし、データやデジタルを駆使する取り組みをいいます。近年、業界・業種を問わずさまざま企業でDX推進が求められており、政府もこれを後押ししています。
これほどDXの推進が急がれているのには、さまざまな事情がありますが、主な理由としては「2025年の崖」と呼ばれる問題が挙げられます。これは、2018年9月に経済産業省が発表した「DXレポート」にて登場した、システムの老朽化やDXの遅滞が招く将来的なリスクを指した言葉です。
本レポート内では、日本企業がDXを推進できずにいると、システムのレガシー化や人材不足といった問題が起こり、2025年以降に年間最大12兆円もの経済損失が生じる可能性が指摘されています。さらに、企業間の競争力低下により勝ち残りが困難になったり、業務効率が下がったりするなどの問題点にも言及しています。
ほかにも、市場・消費者ニーズの変化に対応できるビジネスモデルの構築や、自然災害をはじめとするイレギュラー時でも業務を継続できるBCPの充実など、現代企業が抱える課題は山積しています。これら複数の課題において、解決の糸口とされているのがDXの実現であり、推進の必要性が高まっているのです。
DX推進の流れ
上記の事情から、DX推進は企業にとって大きなターニングポイントといっても過言ではありません。では、具体的にどのような流れで進めるとよいのでしょうか。ここでは、DX推進の大まかな流れについてご説明します。
計画・準備をおこなう
DXを進めるにあたっては、まず自社の現状を把握し、課題を浮き彫りにする必要があります。そして、課題解決のために目的を明確化することで、その後の方向性を定めます。社内体制の整備や計画の策定などと並行して、従業員の理解を得ることも忘れないようにしましょう。
デジタル化・変革に取り組む
方向性が決まったら、計画した内容に沿って現場へシステムを導入し、円滑に業務が進められるよう変革を促します。このとき、予定外の事態が発生するケースも少なくないため、余裕をもったスケジュールで進めることが大切です。
効果を測定する
単にシステムを導入するだけでは、持続的な効果は期待できません。効果測定を都度実施し、システム導入によってどのような効果が得られたかを知ることも重要です。効果測定の内容を検証したのち、その結果をもとに次のアクションを検討し、PDCAサイクルに沿って改善を続けていきましょう。
DX推進のポイント
経済産業省が2018年12月に発表した「DX推進ガイドライン」では、「DX推進のための経営のあり方、仕組み」と「DXを実現する上で基盤となるITシステムの構築」の2つの視点から、推進に向けた取り組みを提言しています。この2つがそれぞれ構築されて、初めて推進が可能となるのです。
企業の経営方針に合ったDXを推進するには、ポイントを押さえて取り組む必要があります。ここからは、DX推進ガイドラインと照らし合わせ、DXを進めるうえでのポイントについてさらに深掘りしていきます。
経営者がコミットする
DXの推進は、当然ながら現場だけで行えるものではありません。DXはデジタル技術を活用した業務の変革であることを先述しましたが、これまで活用してきたシステムを大きく刷新するケースも多く、業務の流れや進め方などに影響が出る可能性もあります。その際、経営者が明確なビジョンや戦略を立てていないと、部下に対して適切な指示が出せず丸投げする結果となってしまい、取り組みそのものが停滞しかねません。
一般社団法人 日本能率協会が発表した「日本企業の経営課題2021」を見ても、「DX に対するビジョンや経営戦略、ロードマップが明確に描けていない」と考えている企業が66.2％と、大多数を占めていることがわかります。ガイドラインにおいても、経営者が率先してDX推進に取り組むことが重要と位置づけられています。
自社に適した体制を構築する
企業規模や職種などにより、DX推進に適した体制には複数のパターンが考えられます。企業の事情を踏まえたうえで、どのパターンが適しているのかを見極めるようにしましょう。
例として挙げられるパターンは3通りあります。まずIT部門拡張型は、IT知識やコードスキルなどに長けた人材が集まる組織であり、システムの導入や開発などがスムーズに行えます。その反面、人材不足に陥りやすいため、システム以外の業務には他部門の協力が欠かせません。
事業部門拡張型は、事業部署を中心としてDX推進を行い、システム部門がサポートをする形式です。事業部署が関わることで、現場の事情に沿った推進が望める一方、IT人材の少なさから進捗が遅れるおそれがあり、システム部門との連携が何よりも重要です。
専門組織型は、事業部署・システム部門・社外の専門家などが集まり、専門チームを結成したうえでDX推進に向けて活動する形式です。DX推進に成功している企業の多くが、この専門組織型を導入しています。さまざまな部署からメンバーが集まるため、早い段階からチームの一体感を強めておくことが大切です。
人材は内部育成も検討する
DXの推進には、一定以上のスキルをもったIT人材の確保が必要です。人材確保はDX推進に向けた体制づくりに欠かせない取り組みゆえ、避けては通れませんが、最初の段階では社内でIT人材の確保が難しいケースもあります。その場合、ITスキルに精通した人材を外部から確保することになるでしょう。
とはいえ、DXをスムーズに進めるためには、やはり社内事情に精通しており、業務をしっかり理解している人材が不可欠です。そのため、いずれにせよ社内でもIT人材の育成を進めていかなくてはなりません。
段階的に拡大する
DX推進において重要なのは、最初から大規模にシステムを導入するのではなく、スモールスタートから段階的に拡大していくことです。まずは定型業務など影響の少ない分野からDXをスタートさせ、様子を見ながら徐々に拡大することで、トラブルや混乱などを最小限に抑えられます。
ちなみに、メール送信やExcelデータの転記といった繰り返し行う定型業務は、RPAを用いて自動化・効率化を図るのが効果的です。省人化や業務負担の軽減、リソースの最適化などが期待できます。
システム構築は一貫性を意識する
DX推進における壁ともいうべきレガシーシステムは、構築や改修が頻繁に行われたことにより、複雑かつ一貫性のないものが多数存在します。これはシステムのブラックボックス化につながり、コスト増加やデータの有効活用の阻害といった問題に発展するおそれがあります。
これらの問題を防ぐためには、一貫性のあるシステム構築が必要です。新システムの導入を部署や事業部などの単位ではなく、企業全体で進めるようにしましょう。
目的に合ったツールを導入する
これまで活用してきたシステムがDXに適していない場合、DX推進にあたってツールを新規導入するケースも想定されます。DXに資するツールはさまざまありますが、自社の目的や要件によって選ぶべきツールは異なります。ツールの導入そのものが目的とならないように、目的の達成に必要な機能が備わっているか確認することが大切です。
まとめ
DXをスムーズに推進するには、目的を明確化し、ポイントを押さえて計画的に取り組むことが重要です。Microsoft 365は、インテリジェントなクラウドサービスと最高水準のセキュリティを搭載し、企業のDXを強力にサポートします。自社のDX実現のため、ぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか。
