文書管理システムは、大量の文書ファイルを一元管理するのに役立ちます。文書の整理整頓や探す手間で困っているなら、利用を検討する価値があるでしょう。本記事では、文書システムを利用するメリット・デメリット、選定ポイントなどについて紹介しているので、導入を考えている方は参考にしてください。
文書管理システムとは？
文書管理システムとは、組織内にある文書を一元管理できるシステムのことで、保管・保存・活用・廃棄という一連のサイクルに対応します。組織に必要な文書を適切に保管して、情報を有効活用することができます。
文書管理システムを導入する主な目的は、必要な文書を必要なときにスムーズに利用できるようにすることです。そのほかにも、リモートワークも含めどこからでも必要な文書を利用できるようにするため、文書の更新や共有をしやすくするために導入することもあります。企業はもちろん、地方自治体などでも活用されてきています。
主な機能として、検索機能やバージョン管理、アクセス権限などのセキュリティ機能、保管期限管理、承認フローなどの機能が多くの製品に搭載されています。
ファイルサーバーも似たような役割を果たしますが、データの活用というより保存のためのものです。活用から廃棄までのサイクルを考慮するなら、必要な機能が揃っている文書管理システムを利用したほうがよいでしょう。
文書管理システムの必要性
文書管理システムが必要とされる理由として、目的の文書を探す手間が省けること、コンプライアンスの徹底に役立つことなどが挙げられるでしょう。
文書管理システムを導入していない場合、大量の書類から今欲しい文書をすぐに探し出すのは容易ではありません。たとえ毎回数分であっても蓄積すれば多くの時間が失われてしまいます。そのため、文書システムを導入して文書を整理し、検索機能を使って探すようにすることで、効率化を図る必要があるのです。
システムを導入することはコンプライアンスを守ることにも繋がります。書類を探すのが大変ということは、所在が不明もしくは分かりにくい書類が多いという意味でもあります。そのような状態では、機密情報や個人情報を含む重要な文書が紛失したり、盗難に遭ったりしても、すぐに気付けないリスクがあるでしょう。
文書システムで社内の文書を管理するならそのようなことを防げます。閲覧できる人や編集できる人などを制限できるため、改ざんや情報漏洩を抑制する効果もあります。
文書管理システムのメリット・デメリット
システムを利用するときに留意しておきたいよい点と悪い点をいくつか紹介します。
文書管理システムを導入するメリット
システムを導入して紙文書のペーパーレス化も実現すると、文書検索が一層しやすくなります。データ化された文書なら、タイトルやタグなどで検索にかけられるため、大量の資料からすぐに目的の文書を見つけられます。紙文書を探してページをめくる作業と比べ、大幅に効率化できるでしょう。
また紙媒体だと保管場所が必要ですが、文書管理システムを使うと物理的な保管場所が不要になり、コスト削減にもつながります。どうしても必要な分だけプリントアウトすればよいため、紙の節約にもなるでしょう。
文書管理システムでは書類の更新がしやすく、版管理も容易なため、誤って古い情報のものを使用してしまうことを防げます。文書は整理されていないと、内容が似ている文書や古い版のものが混じって、どれが最新版か見分けがつきにくいことがあります。システムのバージョン管理機能を使うと、新しい順に自動で並べられるため、使いたいデータを即座に選べるようになって便利です。
前述したように、文書システムの導入はセキュリティの強化にも繋がります。文書システム自体に利用制限をかけたり、文書ごとにアクセス権限を設定したりできます。アクセスログの記録やダウンロードを禁止する機能などにより、情報漏洩や不正を抑制し、セキュリティを強化できます。
文書管理システムを導入するデメリット
まずシステム導入するときに初期費用やランニングコストがかかるのがデメリットです。もとから管理する文書の枚数が少ない場合は、導入・運用コストの割に得られる効果があまりないと感じるかもしれません。導入するなら自社に最適なシステムを選択しましょう。コストを抑えたい場合の例として、クラウドタイプを選んだり、無料プランがある製品を選んだりする方法があります。
また、導入する際は運用ルールを定めて教育し、定期的に見直す必要があります。
フォルダ分けの方法や文書の種類ごとの保存期限などについてのルールは、全社員に徹底するには時間がかかります。しかも一度決めた後も、運用していて発生した課題やシステムのアップデートに応じ、改定しなければなりません。そうしないと、導入したシステムが本来の機能を果たせなくなるおそれがあります。
文書システムの導入により業務フローが変化することもあります。変更が発生する場合は変わる部分を事前に周知するようにしましょう。
さらに、書類をデータ化する作業に時間がかかります。特に紙からデータへ完全移行しようと考えている場合はなおさらです。対策としては、使用頻度の高い書類から移動させるなど優先順位をつけて作業するとよいでしょう。
文書管理システムの選定ポイント
まず導入の第一歩として目的を明確にすることが大切です。文書管理においてどんな課題を解決したいのか、何の文書をどういう目的で管理したいのかを考えましょう。
文書の種類には、社内文書、契約書、稟議書、報告書などがあります。管理の目的としては、紙文書を電子化する、検索や共有を容易にする、更新管理を効率化する、などが考えられます。管理する文書の種類や目的によって、選ぶ製品も変わってくるでしょう。
目的が明確になったら必要な機能も見えてくるはずです。紙文書を管理しきれていない、ファイリングに時間や手間がかかるという課題があってペーパーレス化を目的にしているなら、電子化機能があるシステムを選ぶとよいでしょう。
また、効率的に文書を探したいならあいまい検索や全文検索などの機能が付いたシステムがおすすめです。承認が必要な文書を管理する場合は、システム上で承認作業ができるワークフロー機能付きが適しています。
法令、各種制度に適合する文書管理が求められる場合は、それに対応しているシステムを選ぶようにしてください。例えばISO9001を取得している企業ならISOが定める指針に従った文書管理が必要です。要件に沿うように検索機能やバージョン管理機能、アクセス権限などが使えるシステムを選んだほうがよいでしょう。e-文書法（電子帳簿保存法）に対応させる場合は、改ざん防止用にタイムスタンプを付与できるものが適しています。
「Microsoft SharePoint」で文書管理の負担を軽減
Microsoft社が提供するSharePointは、企業向けのグループウェア、情報共有サービスです。OneDriveのようなただのファイル共有サービスとは異なり、文書管理システムに必要な機能が備わっているという特徴があります。
文書管理向きの機能として、まずバージョン管理機能があります。ファイルの変更履歴を記録する機能で、修正前と修正後の状態を保存できます。そのため、誤操作や間違った上書きなどのミスが発生した場合でもすぐに正しい状態へ復元可能です。アクセス権限の設定もでき、閲覧のみ、編集、フルコントロールなど細かく権限を管理できます。ファイルの並び替えや整理、ワークフロー、検索機能なども利用可能です。
導入したい場合は、Microsoft365（旧Office365）のサービスの一つとして利用するか、単独でOnline版を利用するかを選べます。特別な理由がない限りは、他のOffice製品も利用できるMicrosoft365を契約したほうが得でしょう。すでにMicrosoft365を利用している企業も多いと思われます。
SharePoint Onlineの中にも、中小企業向けのプラン1、大企業向けのプラン2などがあるので、会社の規模や予算、利用目的に応じたプランを選ぶとよいでしょう。
まとめ
文書管理システムを導入することで、ペーパーレス化の推進、検索性の向上、コンプライアンスの徹底などを実現できます。
数ある文書管理システムの中でもおすすめなのがSharePointです。Microsoft365やオンライン版のプランが利用できるので導入を検討してみてはいかがでしょうか。
