新型コロナウイルスの感染拡大や働き方改革の推進などにより、リモートワークを導入する企業が増えました。リモートワークはさまざまなメリットを得られる一方で、デメリットもあるため注意が必要です。本記事では、リモートワークのメリット・デメリット、成功へ導くためのポイントなどについて解説します。
リモートワークのデメリット
リモートワークのデメリットとして、情報漏えいリスクの上昇が挙げられます。また、従業員はオフィス以外の場所で働くため労働時間を管理しにくく、従業員同士のコミュニケーションが不足するなどの課題もあります。
情報漏洩のリスクが高まる
リモートワークを導入すると、従業員は自宅や図書館、カフェなどオフィス以外の場所で業務に取り組みます。そのため、必然的に情報漏えいのリスクが高まります。
たとえば、カフェでPCを操作しているとき、画面に表示された情報を周りの人に見られてしまうかもしれません。また、機密情報を保存している端末の紛失、盗難などから情報が漏えいしてしまうリスクもあります。情報漏えいは、企業の信頼を失いかねない重大な事故であるため、適切な対策が求められます。
労働時間の管理が難しくなる
オフィス勤務であれば、管理者が従業員の労働時間を管理できます。一方、リモートワークでは管理者の目が行き届かなくなるため、長時間労働を防ぎにくい課題があります。
国が推進している働き方改革では、長時間労働の解消を重要な課題として掲げています。働き方改革関連法案においても、時間外労働の上限規制を設け、労働時間の状況を客観的に把握するよう定めています。リモートワークを導入する場合であっても、それだけで時間外労働の上限規制や労働時間の把握義務を免れるものではありません。
コミュニケーション不足に陥りやすい
基本的に、リモートワーク環境下では1人で業務に取り組むため、コミュニケーション不足に陥りやすい側面があります。そのため、従業員が孤独感に苛まれる、誰にも相談できず不安を抱える、といったことが起こり得ます。
従業員同士のコミュニケーションが不足し、スムーズな情報共有を阻害する懸念もあります。情報共有がうまくいかず、業務の遅延や納品漏れなどが発生する可能性も否めません。
人事評価の難しさも課題です。リモートワークでは成果物に対する評価が中心となるため、個々の従業員がどのような姿勢で業務へ取り組んでいるのかを管理者が把握できず、従来のようにプロセスに対する評価ができません。そのため、リモートワーク導入においては、評価体制の見直しも検討する必要があります。
リモートワークのメリット
リモートワークにはデメリットもあるものの、多くのメリットもあります。多様な人材を採用・活用しやすくなり、さまざまなコストを削減できるのもメリットです。また、リモートワークへの移行に伴い、組織のデジタル化も促進されます。
多様な人材を雇用・活用できる
オフィスへ出勤しなくてよいリモートワークであれば、多様な人材を確保できます。家族の介護で自宅を離れられない方や地方・海外在住の方など、通勤が困難な方を採用できるため、人材不足の解消につながります。
離職防止につながるのもメリットです。オフィス勤務の場合、結婚や妊娠などを機に職場を去る方は少なくありません。一方、リモートワークであれば自宅で働けるため、ライフステージの変化を理由とした離職を防止できます。
なお、厚生労働省ではリモートワーク導入に伴い人材確保や雇用管理改善などを進めた企業を対象に、人材確保等支援助成金を給付しています。
コストが軽減される
リモートワークへ移行すれば、オフィスを縮小できます。多くの従業員がオフィス以外で業務に取り組むのであれば、広くて立派なオフィスは不要です。オフィス縮小に伴い、賃料や水道光熱費、リース料などを削減できます。
また、オフィスへの通勤がなくなるため、交通費の支給もストップできます。Web会議システムやビジネスチャットなどを導入すれば、出張もなくせる可能性があり、出張に伴う交通費や宿泊費などの削減も可能です。
電子決済システムや電子印鑑などを導入すれば、オンラインで決裁を完結できます。紙の文書を作成する必要がなくなり、一連の業務をスムーズに行えるためコスト削減につながります。
企業のデジタル化が促進される
リモートワークへシフトするにあたり、デジタル化は不可欠です。これまで、当たり前のように行っていた非効率な業務を撤廃でき、デジタル化による業務効率化も実現できます。
書類をファイリングし、必要に応じてファイルから探して閲覧、再度戻すといった手間もなくせます。クラウドストレージを導入すれば、あらゆる情報を一元的に管理でき、いつでもスムーズにデータへアクセスできます。
また、ワークフローシステムを導入すれば、非効率な稟議の撤廃が可能です。オンラインで申請、承認業務を遂行でき、進捗状況のチェックもオンラインで行えます。
リモートワーク導入を成功させるには
リモートワーク導入を成功させるコツは、スモールスタートでの取り組みです。部分的に導入し、様子を見つつ対象範囲を拡大させましょう。また、リモートワークに適した環境整備と情報共有の機会創出、ツールの活用もリモートワークを成功へ導く大切なポイントです。
部分的に導入する
従来と働き方が大きく異なるリモートワークを、いきなり全部署に導入するのはリスキーです。まずは一部の部署、従業員へ部分的に導入し、様子を見つつ適用範囲を広げていきましょう。
範囲を限定して導入すれば、仮に失敗してもダメージを最小限に留められます。運用における課題も明確になるため、改善ポイントも見えてきます。
環境準備やセキュリティ対策を行う
従業員はオフィスと異なる環境で業務を遂行するため、場合によっては生産性が低下するおそれがあります。この課題を解決するには、必要なツールや端末を会社側で用意するなど、リモートワークに適した環境構築をサポートしなくてはなりません。
長時間労働を防止するための対策も必要です。勤怠管理システムを導入すれば、管理者は客観的に従業員の労働時間を把握できます。
セキュリティ対策も重要です。重要なデータが入ったUSBメモリを外で使わない、PCにはロックをかける、第三者の前で端末を操作しない、公共Wi-Fiを利用しないなど、セキュリティに関するルールを定めましょう。
情報共有の機会を設ける
リモートワーク環境下では、どうしてもコミュニケーション不足に陥りやすいため、情報共有の機会を創出しましょう。月に一度はオフィスでミーティングを行う、1週間に一度はWeb会議で話し合うといった具合です。
定期的に情報共有の場を設けることで、従業員の孤独感や不安解消につながります。結果的にモチベーションの低下も回避でき、生産性が向上する可能性もあります。
スムーズに情報共有ができないと、二重対応や納期遅延などを招くおそれがあるため注意が必要です。終業前に必ず管理者へメールで報告するなど、情報共有に関するルールを定めておくと安心です。
ツールを活用する
リモートワークの実現にツールの導入は不可欠です。まずはどのようなツールが必要なのかを把握し、そのうえで選定を進めていきましょう。
たとえば、ビジネスチャットやWeb会議ツールなどのコミュニケーションツールが挙げられます。ビジネスチャットは、テキストでリアルタイムにやり取りを行えるだけでなく、各種ファイルの共有も可能です。
労働時間の正確な管理には、勤怠管理ツールが必要です。スマートフォンにワンタップで打刻できるものや、給与計算システムと連携できる製品などがあります。
ほかにも、プロジェクトの進捗管理を効率的に行えるプロジェクト管理ツールや、データを一元的に管理できるオンラインストレージ、従業員を定量的に評価できる人事評価システムなどの導入も併せて検討してみましょう。
まとめ
リモートワークにはデメリットがあるものの、多様な人材の活用やコスト削減を実現できるなどのメリットもあります。これからリモートワークを導入するのなら、MicrosoftのTeamsやHybrid Workforce Allianceといったサービスの導入も検討してみてはいかがでしょうか。
