柔軟な働き方として、さまざまな企業で導入が進んでいるリモートワーク・テレワーク。本記事では、リモートワーク・テレワークそれぞれの定義や相違点、導入メリット、導入する際に注意すべきポイントや行うべきことについて解説します。基本的な情報に加え、役立つツールについてもご紹介しますので、導入する際の参考にしてください。
リモートワークとは
リモートワークとは、英語の「Remote（遠隔で、離れた場所で）」と「Work（仕事する）」を掛け合わせた造語で、オフィスとは別の場所で仕事することを意味します。働き方改革による柔軟な働き方の推進や、昨今の感染症対策のひとつとして一般的となった働き方です。
リモートワークにはいくつか種類があります。従業員が自宅から業務を行う「在宅勤務」、PCやタブレット端末を持ち歩き、移動中の交通機関やカフェから仕事を進める「モバイル勤務」などです。また、企業がサテライトオフィスやコワーキングスペースを設置し、そこから業務を行う「サテライトオフィス勤務」もあります。
テレワークとは
テレワークは「Tele（遠くの）」と「Work（仕事する）」を組み合わせた造語です。総務省では、テレワークを「ICT（情報通信技術）を利用し、時間や場所を有効に活用できる柔軟な働き方」と定義しています。
リモートワークと同様に、テレワークにも在宅勤務やモバイル勤務といった種類があります。さらに、観光地やリゾートで休暇を楽しみながら遠隔で仕事を行う、「ワーケーション」といった働き方も注目を集めています。
テレワークの導入は、従業員が時間や場所に縛られることなく働ける環境を整えるだけでなく、少子高齢化が進む日本における労働人口の確保や、交通機関の利用頻度の変化による環境負荷の軽減など、社会にもたらす影響も大きいと考えられ、国も普及・推進を後押ししています。
リモートワーク・テレワークの違い
厳密にいうと、テレワークの定義には「情報通信技術を利用すること」が盛り込まれています。しかし、リモートワーク・テレワークはともに「オフィスに通勤せず遠隔地から業務を行うこと」を意味しており、実質的には同様の言葉として広く使われています。
厚生労働省や総務省など、国が発信する情報や政策では「テレワーク」が採用されており、公的な話題や場面では「テレワーク」のほうが使われる傾向にあります。
リモートワーク・テレワーク導入のメリット
従来のオフィスへ通勤する画一的な働き方と比べ、リモートワーク・テレワークを取り入れるメリットは一体どのような点にあるのでしょうか。ここでは、大きく3つのメリットをご紹介します。
コストを抑制できる
リモートワーク・テレワークによって、これまで継続的に発生していたあらゆるコストの見直しができます。代表的なものに、従業員の通勤のために企業が負担していた交通費や、従業員が一堂に会するために必要としていたオフィスの維持費などが挙げられます。
リモートワーク・テレワークの導入により、交通費については定期券などの購入をやめ、発生した都度負担すればよくなります。また、オフィスの規模を縮小することで、賃料や光熱費を削減できるようになるでしょう。
事業継続性を強化できる
企業は万が一、災害や大規模なシステム障害など企業活動の継続に影響を及ぼす事態が発生しても、業務を続けていけるようにBCP対策を策定しておく必要があります。
対策のひとつとして、オフィスにいなくても業務が続けられる多様な働き方を取り入れることは有効です。オフィスのある場所そのものが機能不全に陥っても、遠隔で会社のデータやシステムにアクセスできるようにしておけば、必要な業務を継続できるようになります。
働き方の改善が期待できる
少子高齢化が進む日本では、介護や育児をしながら働くことも珍しくありません。その際、リモートワーク・テレワークによって通勤負担などが軽減されれば、離職せずに働き続けることも可能となります。企業から見ても、優秀な人材が家庭の事情などで離職してしまう事態を防止できます。
また、通勤や移動にかかる時間が短くなり、その分の時間を業務に充てられれば、生産性向上や従業員のストレス軽減、ワークライフバランスの実現にもつながります。
リモートワーク・テレワーク導入の注意点
リモートワーク・テレワークが成功すれば、上述したさまざまなメリットを享受できます。一方で、実際に起こり得るマイナス面にも目を向け、あらかじめ対策を講じておかなければなりません。ここでは、リモートワーク・テレワーク導入における注意点を解説します。
管理が難しくなる可能性がある
オフィスを離れて働くということは、管理者にとって、実際に従業員が仕事している姿を目で見て確認できる頻度が減ることを意味します。そのため、従業員の勤務態度や仕事に対するモチベーションの変化、トラブルや悩みを抱え込んでいないかなどをチェックしにくくなると考えられます。また従業員の中には、1人で仕事していることで孤独感や疎外感を覚え、モチベーションが保てない人も出てくる可能性があります。
これらの事態を防ぐためには、定期的に顔を合わせる機会を設け、従業員同士のコミュニケーションを促したり、Web会議やチャット機能などがあるコミュニケーションツールを導入したりして、遠くにいても積極的にやり取りできる環境を構築することが望ましいでしょう。
セキュリティリスクが高まる可能性がある
オフィスで働くのであれば、企業の機密情報や重要なデータ・資料はオフィス内で取り扱うことがほとんどです。しかし、テレワークにおいてはそれら情報がクラウド化され、デジタル端末からアクセスできるようになるなど、利便性が向上する反面、情報漏洩のリスクも高まります。
そのため、アクセスできるデジタル端末を限定したり、セキュリティ対策を行ったりする必要があります。加えて、従業員が公共のコワーキングスペースで重要なデータ・資料を置いたまま離席しないようにする、他人に情報を聞かれないようにするなど、一人ひとりのセキュリティに対するリテラシーを向上させる取り組みも重要となってくるでしょう。
リモートワーク・テレワーク導入のためにすべきこと
リモートワーク・テレワークはこれまでの働き方と異なるため、ハード面・ソフト面ともに業務体制を整えていく必要があります。ここでは、リモートワーク・テレワークの導入に向けてすべきことを詳しく解説します。
勤務環境面の整備
まずは、リモートワーク・テレワークができる場所を確保しましょう。家族と同居しているケースなど、自宅勤務が可能な従業員ばかりではないことを念頭に置き、コワーキングスペースの設置なども視野に入れなければなりません。また、円滑なやり取りを行うためのインターネット環境も非常に重要です。
これらを準備したうえで、従業員が利用するPCやタブレット端末などのデバイス、Webカメラやマイクなどの備品を用意します。その際、セキュリティ対策ソフトや業務に必要な機能が備わったシステム・ツールの導入も併せて行います。
社内体制の見直し
就業規則や従業員の評価制度は通常、従来のオフィス型勤務に即して策定されているものです。したがって、テレワーク・リモートワークに合わせた形に見直したほうがよいでしょう。例えば、これまでタイムカードで把握していた始業・終業時間を勤怠管理システムによって管理する、紙ベースで行っていた報告業務をワークフローシステムにて進められるようにする、などが挙げられます。これらをルール化することで、テレワークにおいても従来どおりに業務が進められるようになります。
また、人事評価制度においては勤務態度や労働時間による評価だけでなく、仕事で成果を出せているのか、業務目標が達成できているのか、なども評価項目として取り入れられるように見直さなければなりません。
ツールの選定
安全かつ快適にリモートワーク・テレワークを実施するためには、セキュリティ性に優れたツールの活用が欠かせません。予算や要件、価格や機能性なども含めた多角的な観点から検討を重ね、自社に適したツールを選定しましょう。
リモートワーク・テレワーク向けにさまざまなシステムやツールが登場していますが、従業員が「より一層活躍できる働き方」を整えたいなら、サブスクリプションサービス「Microsoft 365」がおすすめです。あらゆるPCやモバイル端末に対応し、Office 365で使えるWordやExcelなどのすべてのサービスが利用可能です。
また、さまざまな脅威に対し先端のセキュリティ対策がなされていること、管理者によってデータやメールが一元管理できることなどから、企業の情報管理が行いやすい特徴もあります。テレワークを成功に導くためにも、ぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか。
まとめ
リモートワーク・テレワークは、実質的には同様の意味で使われ、どちらも「オフィス以外の場所で仕事を行う」ことを指します。コスト抑制や働き方の改善など多くのメリットがもたらされますが、導入の際は役立つツールの機能なども十分に検討しながら、勤務環境や社内体制の見直しなどを行うことが重要です。
