プロジェクト管理にエクセルを使っている方は多いでしょう。エクセルはコスト面やカスタマイズ性に優れる一方、あくまで表計算ソフトであるため、大規模プロジェクトや複数名での管理には限界があります。そこで本記事では、エクセルではなくプロジェクト管理ツールを導入するメリットと、おすすめのツールを5選ご紹介します。
プロジェクト管理の必要性
プロジェクトを成功させるには、適切なプロジェクト管理を行う必要があります。というのも、各チームのタスクは相互に関連しており、どれか1つのタスクが遅れてしまえば、全体の進捗管理に大きな影響を与えかねないからです。適切な管理が行われていれば、プロジェクトを円滑に進められます。管理表や管理工数を正確に見積もることも可能なため、コストや管理者の負担軽減も期待できます。
では、どのようなことを実践すれば、プロジェクト管理をゴールに導けるのでしょうか。その答えは、「Quality（品質）」「Cost（コスト）」「Delivery（納期）」からなる「QCD」を向上させることにあります。
プロジェクト管理者はQCDを向上させるために、プロジェクト計画段階で目的や目標を明確にし、品質・納期・予算・人員などを適切に管理できるよう、入念に計画を立てなければなりません。QCDに問題が生じると、納期に間に合わなかったり、予算オーバーでプロジェクトが頓挫したりするなど、計画通りに事が運ばなくなるおそれがあります。
プロジェクト管理ツール導入の効果
QCD全体を向上させるには、プロジェクト管理ツールの導入が効果的です。理由は主に2つあり、ひとつは「プロジェクトの進行を可視化できる」ことです。プロジェクト管理ツールは、工数や実績の数値を打ち込むだけで、ガントチャートが自動生成されます。マネージャーやメンバー間でこれを共有し、プロジェクトの遅延や停滞をすぐに発見できるため、問題発生前に対策が打てるようになります。複数のプロジェクトを並行で管理する場合も、効率よく進捗を確認できるので、納期遅れの発生を防止できます。
もうひとつの理由が、「進捗をスムーズに共有できる」ことです。プロジェクト管理ツールでは、管理画面上でプロジェクトに関する進捗や、顧客とのやり取りをリアルタイムに共有できます。入力したデータは即座に反映され、いつ・どこで・誰が・どんなタスクに取り組んでいるのかを一目で把握できるのです。また、顧客情報や案件に関連するデータの一元管理も可能なため、わざわざファイルを添付したり、ファイルをサーバーに置いたりする必要もありません。
エクセルではなく専用ツールでプロジェクト管理する理由
プロジェクト管理においては、専用のツールを用いずエクセルで行っているという企業も少なくないでしょう。なぜエクセルではなく、プロジェクト管理ツールの導入が推奨されるのでしょうか。ここでは両者の違いに触れつつ、プロジェクト管理ツールをおすすめする理由について解説します。
エクセルと専用ツールの違いは？
まず、エクセルとプロジェクト管理ツールの違いについて考えてみましょう。
エクセルは、現代社会人にとって馴染み深い定番の表計算ソフトです。導入・教育コストがほとんどかからないうえ、プロジェクト管理だけでなく資料作成や伝票管理など、さまざまな業務を支援できます。ただ、あくまで表計算ソフトであるため、CRMなど他システムとの連携が難しく、データの呼び出しには不向きです。有効活用するには関数やマクロを駆使してカスタマイズしなければならず、マクロを複数実行してしまうと、ファイルが破損する可能性もあります。
対してプロジェクト管理ツールは、デフォルトで項目やフローが設定されているため、すぐに運用を開始できます。有料サービスが多いものの、中には機能やアカウント数に制限を設けたうえで無料提供されているツールもあります。レポート機能や分析機能などが搭載されたサービスを選べば、プロジェクトの管理工数や作業内容を分析できるので便利です。
専用ツールでプロジェクトを管理する理由とメリット
以上のことから、コストをかけずに小規模なプロジェクトを管理したい場合は、エクセルでも問題ないでしょう。しかし、エクセルにあるデータをそのまま集計や分析に活用する場合は、複雑な工程が必要です。プロジェクトの規模が大きく、複数名で情報共有する必要があるなら、プロジェクト管理ツールの導入をおすすめします。
プロジェクト管理ツールは、エクセルの不便さや機能不足を補い、効率的な運用を実現します。他システムとの連携も容易であるため、情報を一元管理ができるうえ、分析機能を活用して業務改善にも役立てられます。
おすすめのプロジェクト管理ツールの紹介！
現在ではさまざまなプロジェクト管理ツールが提供されており、どれを選べばよいかわからず悩んでしまう方も多いことでしょう。以下では、数あるプロジェクト管理ツールの中から、特におすすめのものを5選ピックアップしてご紹介します。
1.Asana
「Asana」は、世界190ヵ国以上で使われているプロジェクト管理ツールです。スタートアップから大手まで、幅広い企業に導入されています。「マーケティング」「セールス」「エンジニアリング」など、一般的なプロジェクトを対象とした110種類以上ものテンプレートが用意されており、独自のカスタムテンプレートの作成できます。導入後すぐに運用を開始できるため便利です。
また、カンバン方式のタスク管理画面で社内の業務を横断的に可視化し、オートメーション機能でルーチンタスクを自動化できます。Microsoft TeamsやGoogleカレンダー、Dropbox、Slackなど、さまざまなアプリケーションとの連携も可能です。無料版があるため、使い心地を試してから有料版にシフトできるのも魅力です。
2.Backlog
「Backlog」は、Web制作やソフトウェア開発、大手広告代理店などさまざまな業種で使われているプロジェクト管理ツールです。ガントチャートで各担当者の作業や完了期限を可視化して、プロジェクト全体の進捗を把握できます。
誰でも扱いやすいシンプルなデザイン設計により、ドラッグ&ドロップで直感的な操作が可能です。36種類のキャラクターアイコンやスターによるいいね機能など、チームの働きを活性化させる機能を多数備えています。
3.Redmine
「Redmine」は、業務の進捗管理や顧客からの問い合わせ管理、システム開発のバグ管理などに適したプロジェクト管理ツールです。オンプレミスとクラウドから選べるため、企業の環境に合わせて導入できるメリットがあります。
タスク（チケット）はガントチャートやカレンダー、ロードマップなどで表示できます。ほかにも、共同でメモを作成できる「Wiki」や、SubversionやGitなどと連携できる「リポジトリ」、メンバーへのお知らせを掲載する「ニュース」などの機能があります。
4.Pace
「Pace」は、日報からリアルタイムな営業利益を可視化できるプロジェクト管理ツールです。日報提出のみで会計管理に基づいた多角的な経営分析を実現します。
業務フローではメンバーごとの時間単価を設定し、案件（顧客・案件名・売上など）を入力していきます。メンバーは、その日の作業内容と作業時間を登録するだけでよいため、複雑な操作などは必要ありません。
機能制限なしの無料トライアルを試したあとに、案件・日報データが入力されたデモアカウントを使い、どのような経営分析ができるのかチェックできるもポイントです。
5.Trello
「Trello」は、カンバン方式で案件を視覚的に管理できるプロジェクト管理ツールです。ドラッグ＆ドロップを基本としているので、誰でも簡単に操作できます。
「Power-Up」と呼ばれる豊富なアドオンを使うことで、自由度の高いカスタマイズや、さまざまなアプリケーションとの連携を可能にしています。たとえばGoogle DriveやJira、Salesforce、InVisionといった外部サービスの情報やファイルを取り込んだり、Slackなどのチャットツールから来た依頼文面をそのままタスクに登録したりできます。
まとめ
プロジェクト管理ツールを導入すれば、業務効率化やリアルタイムな進捗確認が可能になります。なかでも初めてプロジェクト管理ツールを導入するなら、機能性や相互運用性に優れるMicrosoft Teamsがおすすめです。誰もが使いやすいツールを取り入れて、プロジェクト管理の効率化を目指してみてはいかがでしょうか。
