Office 365のトータルなコストメリットを徹底解説！

初期投資から人件費まで幅広い分野に効果大 〜注視ポイントを解説〜

これまでの買い取り型パッケージから一新、手軽な価格の月額料金で利用が可能となったOffice 365は、その導入によりさまざまなコストの削減効果が期待できる総合ソリューションです。具体的なケース、理由をまとめて見てみましょう。業種に関わらず、多くの中小企業に当てはまるケースとなっています。

まとまった出費を回避して資金繰りをサポート！

旧来の買い取り型Officeでは、利用するパソコンの台数に応じてOfficeのライセンスを購入する必要がありました。一方Office 365はユーザー単位での契約となり、1つのユーザーライセンスにつき15台までの端末を利用できる点がポイントです。どのような場合にどういった仕組みで初期投資が軽減されるのか、具体例を見てみましょう。

事業所立ち上げ時のIT環境構築費を削減できる

新事業所の立ち上げなど、多数のパソコンに同じOffice環境を導入する場合、旧来の買い取り型でライセンスを購入するには、まとまった額の初期費用が必要でした。一方Office 365は月額料金での利用が可能なため、同じ数のライセンスを契約した場合でも最初の月に支払う費用は大幅に抑えることができます。翌月以降も毎月利用料金を支払うことにはなりますが、導入時に過度な負担が避けられることで資金繰りがしやすくなります。

パソコンの買い替え時のOffice維持にかかる追加費用がゼロに

業務環境の改善のためパソコンの買い替えを実施したと想定してみます。旧来の買い取り型ライセンスで従業員50人分のパソコンをまとめて買い替えた場合、新たなパソコンでこれまでと同じようにOfficeを使えるようにするには、50台分のOfficeのライセンス代が必要でした。一方Office 365は、パソコン単位ではなくユーザー単位のライセンスのため、以前のパソコンで使っていたものと同じライセンスを利用できます。パソコンの買い替え時にOffice環境の維持に費やす費用はかかりません。またOffice 365は、1ライセンスにつき15台までのデバイスで利用できるため、古いパソコンと新しいパソコンを併用する期間を設けるといった使い方も問題ありません。

モバイルデバイスの導入時も追加の費用なしでOfficeが使える

Office 365は、モバイル用の端末や自宅用のパソコンなど1人で複数の端末を利用する環境の構築にも効果を発揮します。1つのライセンスにつき15台までの端末でOffice 365を利用できるため、モバイル端末用のライセンスを別途用意する費用はかかりません。

ユーザー数単位の契約で無駄を削減

事業の拡大や撤退による従業員の増減は、どの企業でも起こり得ます。ユーザー数単位で月額料金を支払うシステムのOffice 365は、こうした事業規模の変化に柔軟に対応でき、無駄なコストを削減できるシステムとなっています。

たとえばライセンス買い取り型のOfficeを部門にあるパソコンの台数分購入した後、なんらかの理由により部門の人員が削減された場合、不要になったパソコンに費やしたOfficeの購入費用は無駄になってしまいます。一方、クラウドサービスのメリットを活かしたOffice 365では、契約ユーザー数の増減を容易に行うことができるため、従業員の増減が判明した時点でライセンスの追加や削除を行えば無駄なコストは発生しません。

IT対応の人員を押さえて人件費の削減に貢献

デジタル化による情報の共有や保管の効率のアップは、今や多くの企業が導入している技術ですが、サーバーの保有やシステムの管理、保存データの安全性の確保などの業務すべてを自社で賄う場合、ITの知識を持つ専門の担当者をはじめ、相当な労力が必要となります。

対するOffice 365はクラウドによるサービスのため、サーバーの運営や維持、セキュリティの確保といった作業は、Microsoft側で行われます。そのため自社で運営する場合に比べ、IT対応のための人員は大幅に削減することができ、その分の人件費も抑えることが可能です。少ない負担で最新の技術やセキュリティを持った環境を常に維持できるのは、クラウド型サービスを利用する大きなメリットです。

多彩なコミュニケーション機能を活用し経費を軽減

Office 365には、多彩なコミュニケーション機能が備わっています。クラウドを介したデータの共有により、離れた場所にいる者同士が同じ資料を見ながら打ち合わせをするといったことも簡単です。

大人数の打ち合わせにも対応するWeb会議機能もあり、これまでは一堂に会する必要があった遠隔地同士の会議もそれぞれのオフィスに居ながらにして行うことができます。専用の機器などが必要だったテレビ会議に対し、Webカメラ機能とパソコンがあれば利用できる手軽さも非常に便利です。

電話では成し得ない“互いの顔を見ながらのコミュニケーション”がより身近なものとなることで、訪問や出張の回数を減らすことができます。これにより出張費を含めた交通費、出張に必要な宿泊費などの手当ての削減を見込むことができます。また、これまで移動に費やしていた時間を省くことができ、従業員への負担の軽減、業務効率の向上の効果も期待できます。

まとめ

ここで紹介した直接的な例に加え、自社とは離れた場所にあるクラウドサーバーにデータを保存し、場所を問わずに仕事がしやすいというOffice 365の特徴は、ワークライフバランスの向上、BCP対策の強化に対する効果なども期待できます。Office 365の効果的な活用は、近年注目を集めるこうした対策にかかるコストの削減にも貢献すると言えるでしょう。

IT技術やネット環境の進歩、働き方の自由化を求める声の高まりなど、状況に応じて複数の端末を使い分けることは珍しくない時代となりました。また、災害への対応や情報保護への関心も一層の高まりを見せています。Office 365は、こうした時代のニーズを少ない負担で実現する、多くの機能を備えています。効果的に活用し、さまざまなシーンでコストの削減につなげましょう。