新型コロナウイルス感染症対策や働き方改革において、テレワークを導入する企業が増えています。しかし、従業員一人ひとりに対して環境設定や勤怠管理、モチベーションの維持などさまざまな課題があるのが現状です。この記事では、テレワーク導入における課題を、企業側と従業員側において解説します。
【総務省のデータで見る】テレワークの現状・利用動向
テレワークとは、ICT（Information and Communication Technology、情報通信技術）を活用することによって、時間や場所にとらわれない働き方をすることです。自宅で業務をする在宅勤務以外に、別のオフィスで働くサテライトオフィス勤務、モバイル端末を使用して移動中などの隙間時間に業務をするモバイルワークなどもテレワークに含まれます。
総務省の通信利用動向調査によると、新型コロナウイルス感染症の影響で緊急事態宣言が発令された2020年5月にはテレワークを導入している企業の割合は56.4％となりました。
厚生労働省によるガイドライン
厚生労働省では、従業員がICTを活用して業務を進めるテレワークは、従来のオフィス勤務と比較して場所や時間において柔軟に対応できるとしています。通勤時間の削減など心身ともに負担を減らし業務に集中することで、業務効率化やワーク・ライフ・バランスにつながるものとして定義しています。
テレワークの導入においては、労使双方にとって有益になるよう配慮したり、導入目的や対象業務の範囲などについてルールを明確にしたりすることが重要です。
参考：テレワークの適切な導入及び実施の推進のためのガイドライン（厚生労働省）
【総務省のデータで見る】テレワークの利用動向
2020年以降新型コロナウイルス感染症の影響により、テレワークの導入が進んでいることはすでに述べましたが、具体的に見ていきましょう。
1回目の緊急事態宣言が発令された2020年5月28日〜6月9日には、2020年3月2日〜3月8日と比較してテレワーク導入率が17.6％から56.4％に上昇しています。緊急事態宣言が解除されたあと、導入率は下がったのですが、2回目の緊急事態宣言時である2021年3月1日〜3月8日には38.4％まで再度上昇しています。
画像出典：デジタルで支える暮らしと経済（総務省）
【総務省のデータで見る】テレワークのメリット
テレワークを導入することで、時間外労働の削減や育児・介護と仕事の両立などのメリットがあります。高齢者や障がい者の介護、子育てをしているなど、通勤が難しい従業員に対して就業機会の確保、労働人口減少のカバーなど、少子高齢化社会への対策効果を期待できるのです。
さらにテレワーク導入により、家族と過ごす時間や自己啓発のための時間の確保など、
ワーク・ライフ・バランスの実現にもつながります。他にもテレワーク導入でオフィスが分散することによる感染症予防や、通勤時間が減ることによるコスト削減など企業側も含めてさまざまなメリットが考えられます。
テレワークにおける課題3種類
テレワークを導入する際には、さまざまな課題が発生する可能性があります。中でもよく浮上しがちなのが、次の課題です。
- 環境面における課題
- セキュリティ面における課題
- 業務面における課題
1.環境面における課題
テレワークを導入することにより、従業員はそれぞれ異なった環境で業務を進める必要があります。従業員によっては、テレワークに適した環境作りをできない可能性があるでしょう。例えば、業務をこなせるパソコンを持っていなかったりネット環境を整備できなかったりする場合です。
テレワークを導入するためには、従業員が十分な環境を準備できるかどうかを把握する必要があります。場合によっては、ネット環境を整備するための費用など、会社に何らかの補助が求められるでしょう。
2.セキュリティ面における課題
テレワークを導入するにあたり、情報セキュリティは大きな課題です。社外で労働することにより、情報漏洩やウイルス感染といったリスクが高まります。セキュリティ対策として、ガイドラインやルールの設定、データの暗号化、ウイルス対策ソフトの導入などの対応が必要不可欠です。
3.業務面における課題
テレワーク導入における業務面の課題として、従業員同士や上司とのコミュニケーション不足が生じる可能性があります。オフィス勤務であれば、いつでもコミュニケーションをとれる機会があるでしょう。しかし、テレワークにおいてはコミュニケーションをとる機会が大幅に減ることが一般的です。
そのため積極的にコミュニケーションをとれるような環境づくりが求められます。
テレワークにおけるコミュニケーション不足の解消対策については、こちらの記事を参考にしてください。
【従業員側】テレワーク導入後の課題まとめ
テレワーク導入後、従業員側の課題として次のような点が挙げられます。
- 長時間労働になりがち
- 環境を整えるのが難しい
- モチベーションを保つのが難しい
- 労災認定を受けにくい
長時間労働になりがち
テレワークにおいては、どうしても業務時間とプライベート時間を区別しにくくなる傾向にあります。それぞれの時間を明確に区別できない従業員は長時間労働になり、生産性が落ちやすくなるので注意が必要です。
さらに、従業員の長時間労働は健康面に悪影響があり、モチベーションの低下にもつながります。結果的に従業員満足度が下がり、離職率増加の要因となる可能性があります。
環境を整えるのが難しい
従業員によっては、自宅にテレワークの環境が整っていない場合があるでしょう。そのような場合には、ネットワークの環境をゼロから整えなければなりません。環境によっては、通信が途切れやすいなど、業務に支障をきたす場合もあるでしょう。そうなると社内と同じ水準で業務をできるとはいえません。
テレワーク導入において問題が発生した場合、その問題が環境の整備によって解決できる問題なのかを考える必要があります。
モチベーションを保つのが難しい
テレワークをすることによりお互いの働きぶりが見えなくなり、チームとしての意識がなくなることでモチベーションの低下が起きる可能性があります。進捗状況や仕事の全体像なども含めて、他の従業員と定期的にコミュニケーションできるような環境づくりが必要です。
さらに、従業員のモチベーションを保つために上司からのこまめなフィードバックが求められます。定期的にフィードバックをすることによって、チームで働いている意識を持ちやすくなりモチベーション向上につながります。
労災認定を受けにくい
勤務中の怪我であれば労災認定の対象となることが一般的です。しかし、テレワークでの業務中に怪我をした場合は、業務中の怪我であるかどうかの判断が難しく労災認定を受けにくくなる傾向にあります。テレワークを導入するうえで、労災認定に関してもルールを明確にしておくことが重要です。
【企業側】テレワーク導入後の課題まとめ
企業側において、テレワーク導入後の課題として次の点が挙げられます。
- 勤怠管理が難しい
- 進捗管理が難しい
- 社外対応が難しい
勤怠管理が難しい
テレワークにおいては、従業員の勤怠管理が課題となることが一般的です。社内であればタイムカードで管理をしたり、実際に従業員が勤務している様子を確認できたりします。しかし、テレワークでは実際に従業員が勤務している様子を上司が確認できません。
テレワークにおいて従業員が勤務しているかどうかは、業務の成果や従業員からの報告などで判断することになるでしょう。従業員からの報告だけで確認する場合、実際には従業員が勤務時間中に勤務をしていなくてもリアルタイムで確認をすることはできません。そのため、勤怠報告のみでは信用度が低くなり管理上の課題となることが一般的です。
進捗管理が難しい
オフィス勤務の場合は管理職が従業員とコミュニケーションをとれる機会があり、業務の進捗状況を管理しやすい環境です。しかし、テレワークの場合は、コミュニケーションをとる機会が少なくなるため進捗管理が難しくなることが多いでしょう。
テレワークの場合、こまめに電話やチャットなどで連絡を取りあう必要があります。個別に連絡を取ることは手間がかかるため連絡をしなくなりがちですが、進捗管理をするためには社内での業務と比較して、より意識的にコミュニケーションをとることが重要です。
社外対応が難しい
総務省の2021年通信利用動向調査の結果において、テレワークを導入しない理由として「顧客等外部対応に支障があるから」という回答が4番目（14.8％）に挙げられています。
画像引用：令和３年通信利用動向調査の結果（総務省）
「社外からの電話対応に支障がある」「コミュニケーションをとりにくい」などの電話をはじめとした社外との対応が難しいといった声が少なくありません。
テレワークにおいて、従業員に業務用の携帯電話を配布していない場合、従業員の私用電話を使うことになります。その場合、相手に電話に出てもらえない可能性が高まります。さらに、個人の電話番号が情報漏洩してしまったり、業務時間以外にも電話をとらざるを得ない可能性が高まったりなどさまざまな支障があります。
他にも来訪希望への対応が難しくなるなど、社外対応をするうえでさまざまな課題点があるのが現状です。
テレワークの課題解決方法
テレワークには、従業員一人ひとりのモチベーションや働く環境を保つことが難しいといった課題があります。そこで、テレワークの課題解決に向けて次のような方法が挙げられます。
- 評価制度を見直す
- テレワークに合った業務を選ぶ
- システムやツールを導入する
- マニュアルを整備する
- 適切な業務分担をする
- セキュリティ対策を強化する
評価制度を見直す
テレワークで働く従業員のモチベーションを上げるためには、正当に評価することが必要です。日頃の働きぶりを確認することが難しいため、業務プロセスを主な評価基準にしていると正当に評価できない場合があります。
テレワークにおいては、業務プロセスから成果評価中心への変更が効果的です。テレワークにおいてもどのような成果がでたのかが客観的に判断しやすく、従業員一人ひとりを正当に評価しやすくなるのです。
テレワークに合った業務を選ぶ
2021年に国土交通省が発表したデータによると、テレワークを実施していない理由の約62％が「仕事内容がテレワークになじまない」となっています。
テレワークには、向いている業務とそうではない業務があります。テレワーク導入を成功させるためには、テレワークにあった業務を選んで導入することが重要です。現場での作業や接客、紙ベースの業務が多い業務はテレワークに向いていません。
参考：「テレワーク」実施者の割合が昨年度から倍増！（国土交通省）
システムやツールを導入する
テレワーク導入を成功させるためには、適したシステムやツールを活用することが必要です。一般的にテレワークにおいて連絡を取るツールとして、Chatworkやdiscord、slackなどが挙げられます。他にはZoomやgoogle meetsなどのビデオ会議ツールを使うケースも少なくはないでしょう。
しかし、コミュニケーションツールやビデオ会議ツールなどの複数のツールを併用する場合には、個人情報の漏えいリスクなどセキュリティ面において課題がないわけではありません。
これらの課題を解決するために、テレワークには次のようなツールを導入することがおすすめです。
- Microsoft Teams
- Microsoft Planner
- Microsoft Azure Active Directory
また、前述のテレワークに向いていない業務でも、システムやツールを導入し紙ベースの業務からデータでの業務に移行するなどの対策を講じることで、テレワークを推進できる場合があります。
おすすめのツール1.Microsoft Teams
テレワークを導入する際にMicrosoft Teamsを活用するケースが増えています。Microsoft Teamsはグループチャットや個人チャットが搭載されており、メンションすることで特定の担当者を指定できることでコミュニケーション不足の解消が可能です。仮にチャットに気が付かなくても、メールで通知が送信されるため安心です。
さらに、ファイルや画像の共有や複数人で同じファイルの編集もできます。最大で1,000人まで参加できる会議を開催できるなどさまざまな活用方法があります。
おすすめのツール2.Microsoft Planner
Microsoft Teamsのデメリットとして、進捗状況の管理ができないことがありますが、Microsoft Plannerを使うことでプロジェクト管理が可能です。シフト管理に長けており、該当する従業員の出勤や休暇予定などを一括で管理できます。また、社外の担当者と同じプロジェクトを進めている場合はゲストユーザーとして招待することも可能です。
Microsoft Teamsをはじめとして他のツールと連携することによって、より幅の広い利用方法を考えられるでしょう。
おすすめのツール3.Microsoft Azure Active Directory
Microsoft Azure Active Directoryを活用することで、テレワーク導入の課題を解決できる場合があります。会社が従業員に付与するパソコンは、社外で利用する場合はVPN接続で社内ネットワーク経由におけるMicrosoft365を使うことが一般的です。
しかし、Microsoft365は自宅で個人所有のパソコンを使って利用する場合、セキュリティ面において課題があります。そこで、Microsoft Azure Active Directoryを導入することで安全にMicrosoft365を利用できるようになるのです。
Microsoft Azure Active Directoryの利用において、従業員一人ひとりが持つパソコンへのダウンロードや保存を制限することが可能であり情報漏洩対策につながります。
マニュアルを整備する
テレワークを導入するにあたり、業務マニュアルを整備することが重要です。業務マニュアルには、テレワーク導入時に準備すべきことやプロセスなど詳しい内容が求められます。さらに、適切な運用方法を明確にすることで従業員一人ひとりがテレワークに従事するための環境整備ができるといえるでしょう。
テレワークにおいて、コミュニケーションの取り方は従業員にとって不安な要素の1つです。少しでも不安を解消するためにも、具体的にコミュニケーションをとる方法やタイミングなどを明確にしましょう。
マニュアルを整備することで、従業員の生産性向上や属人化の解消にもつながります。属人化とは特定の担当者しか業務を担当できない状態のことであり、担当者が離職することで品質が低下するリスクがあります。マニュアル作成ですべての業務を標準化することが可能です。誰が対応しても業務の品質を落とすことなく企業全体として生産性の向上が可能です。
適切な業務分担をする
テレワークは従業員が別々の場所で業務を行うため、従来の業務分担のままではうまくコミュニケーションをとれず生産性が落ちるリスクがあります。テレワークを導入する場合は、オフィス以外の場所で業務をしても生産性が低下しないように適切な業務配分をすることが重要です。
テレワークでの業務と従来の社内での業務において、業務体系の変更が必要と考えるべきでしょう。テレワークで最も生産性が高まるような業務分担が求められます。
セキュリティ対策を強化する
テレワーク導入にあたり、セキュリティ対策の強化は重要な要素です。セキュリティ対策といってもツールやシステムにおける強化の他に、教育や規程による対策も必要です。
ツールやシステムにおけるセキュリティ対策とは、外部からの攻撃に対応するデバイス監視ツールやウイルス対策ソフトが一般的です。他には二要素認証や仮想デスクトップなど従業員の業務環境の向上につながるような対策も求められます。
テレワークによって会社の端末が社外に持ち出されることが増えるでしょう。 ウイルス対策ソフトだけでは十分ではなく、精度の高いセキュリティシステムの導入が必要です。
さらに、端末を紛失してしまうと情報流出のリスクは高まります。DaaSによるデスクトップ仮想化など、物理的にリスクを避ける対策が求められます。情報セキュリティポリシーを設定することやアクセス権の変更ルール制定など、規程による対策も重要です。
セキュリティ対策をできるツールの特徴や、企業としてのセキュリティに対する取り組みなどについて従業員が理解しなければいけません。そのためにも日頃から従業員への教育が重要です。
【テレワーク課題解決の糸口に】成功事例から学ぶ
新型コロナウイルス感染症の影響や働き方改革などにより、テレワークを導入する企業が増えています。さまざまな企業においてテレワークを導入しており、それぞれに成功事例があります。
この章では次の5社における成功事例を紹介します。
- カルビー株式会社
- 株式会社ローソン
- サッポロビール株式会社
- 味の素株式会社
- 日本航空株式会社
カルビー株式会社
カルビー株式会社では、新型コロナウイルス感染症対策を機にオフィス勤務者のモバイルワークを標準化しています。 同社では2014年に在宅勤務制度を始め、2017年にはモバイルワーク制度を導入し場所や利用日数の制限をなくしました。モバイルワーク制度を導入した時点では一部の従業員のみが利用していましたが、新型コロナウイルス感染症の影響があってから、 オフィス勤務者のモバイルワークを標準化したのです。
従業員やステークホルダーの安心や安全の確保を第一に考え、モバイルワークを徹底したところ感染防止以外にも業務効率化や通勤時間や交通費の削減などさまざまなメリットが生まれています。
参考：カルビー コロナを機にオフィス勤務者のモバイルワークを標準化（カルビー株式会社）
株式会社ローソン
株式会社ローソンでは、2008年のトライアル以降テレワーク制度を整備してきました。小学校3年生までの子どもがいる従業員が対象です。男性管理職が利用したことにより、誰でも制度を利用できるというイメージが浸透し男性利用者が増えています。
2008年以降制度自体は大きく変更しておらず、10年以上テレワーク運用を継続中です。
参考：平成28年度テレワークモデル実証事業テレワーク活用の好事例集（厚生労働省）
サッポロビール株式会社
サッポロビール株式会社では働き方改革2020として、生産性向上や心身の健康、生活の充実などを目的に新しい制度を始めました。働き方改革2020にはテレワークの制度改正が含まれており、従来の在宅勤務制度からの変更を実施しました。
従来では在宅勤務は月4回までと設定されていましたが、回数制限をなくし自宅以外のホテルなどでもテレワークをできるように変更したのです。これにより業務効率化や介護・育児と仕事との両立などが実現しています。
参考：サッポロビール「働き方改革2020」（サッポロビール株式会社）
味の素株式会社
味の素株式会社では経営戦略の中でも働き方改革を重要視しており、新型コロナウイルスの影響がある前からテレワークを導入していました。2014年からテレワークを制度として導入しており、2017年からは制度を拡大して「どこでもオフィス」とよばれる制度が導入されたのです。
「どこでもオフィス」は、従業員が集中できる環境で、なおかつセキュリティ面で心配がない場所であれば時間や場所にとらわれず勤務できるというテレワーク制度です。この柔軟な働き方により、残業時間削減や自律的な業務活動が実現しています。味の素株式会社のテレワーク制度は社外でも評価が高く、2018年に第18回テレワーク推進賞会長賞を受賞しています。
参考：テレワークをいち早く実施！味の素グループの働き方改革（味の素株式会社）
日本航空株式会社
日本航空株式会社では、全従業員を対象としてテレワークを推奨しています。2014年に在宅制度のトライアルからスタートし、毎年改善を加えて2021年度には年間のべ約346,000人が利用する制度となりました。
さらに、休暇中にテレワークでの業務をできるワーケーションも2017年7月から開始しており、休暇期間中に急な会議やイベントなどがあっても対応できるようになりました。
参考：ワークスタイル変革（日本航空株式会社）
まとめ
新型コロナウイルス感染症や働き方改革などの影響により、テレワークを導入する企業が増加中です。テレワークを導入するためには、環境作りやコミュニケーション、セキュリティ対策、勤怠管理などさまざまな課題があるのが現状です。
そこで、評価制度の見直しやテレワークに向いている業務の選択以外に、ツールやシステムの活用が重要視されています。Microsoft TeamsやMicrosoft Planner、Microsoft Azure Active Directoryなど、テレワークであってもスムーズなコミュニケーションや管理が可能なツールを活用することで、テレワークでも「働きやすい」「コミュニケーションがとりやすい」といった課題解決につながっているのです。
