業務効率化を目指して社内で使用するシステムや業務フローのあり方を見直すなら、効率化における成功事例をよく確認しておきたいところです。便利なツールやシステムは知っているものの、具体的な利用イメージがわかない…というときにも、成功事例の知ることは大きく役立ちます。
そこで今回は、業務効率化の成功事例を、あらゆる目的別で紹介していきます。スムーズかつ的確な業務の進め方を目指すなら、まずは成功の事例としてどのようなケースが挙げられるのか、具体的にどういったツールが重要な役割を果たすのか、詳細を確認しておきましょう。
【目的別】業務効率化の成功事例集
業務効率化を促すためには、あらゆる面において作業の無駄やコストカットを意識する必要があります。まずは、
- コミュニケーション
- 業務の自動化
- 顧客管理
- タスク管理
- 勤怠管理
このような5つの目的に分けて、成功事例をチェックしていきましょう。
コミュニケーションツールでの成功事例
業務効率化を目指すには、コミュニケーションツールの活用により従業員同士の情報共有の迅速化を図ることが重要です。
メール返信の遅延、ファイル共有時のセキュリティリスクなどの点に課題を抱える組織であれば、セキュリティ性能に優れたチャットツールなどを取り入れることでこれらの課題解決につながります。
コミュニケーションツールには、例えばMicrosoft Teamsがあります。Teamsにはリアルタイムでやり取りできるチャット機能があるためメールよりも素早いやり取りができ、2要素での厳重な認証システムによりセキュリティリスクを大きく抑えられるのがポイントです。
RPAツールでの成功事例
PRAツールでは、メールの送信や表計算ソフトへの入力といったルーティン化している事務作業をツールによってオートメーション化し、コア業務に従業員が集中しやすくします。
申込書の受付や専用システムへの入力を手作業で行っていると、手間と人件費はどうしてもかさみやすいものです。そんなときは受付業務・入力業務を自動化できるPRAツールの導入が望ましいといえるでしょう。
例えばDesktop Power Automateであれば、レコーダーを活用することで受付業務～入力業務のフローを構築したうえでオートメーション化を実現できます。もちろんより複雑化されたワークフローも自動化が可能なので、一連の作業をまとめてシステムに任せられます。
顧客管理ツールでの成功事例
膨大な量の顧客情報を扱う企業では、顧客管理ツールを取り入れて業務効率化を図ることが利益を最大化するためのポイントです。
顧客情報の中には非常に多くのデータが含まれるため、一元管理を課題として掲げる企業は少なくありません。部署ごとに情報の共有ができていないと、コミュニケーションの際にトラブルが生まれやすくなり、管理工数も増えてしまいます。これらの課題を解決するには、部門の垣根を超えて顧客情報の閲覧や管理が可能になるツールの導入が欠かせません。
MicrosoftのDynamics 365は、ERP・顧客管理ツールどちらの機能にも対応できるビジネスソリューションです。基幹系システムとして導入することで異なる部門間でもスムーズに顧客管理が可能になり、情報のやり取りでのミスの軽減、管理工数を最小限に抑えられます。
タスク管理での成功事例
社員同士のタスクの内容や進捗状況をリアルタイムで把握し、連携を迅速化させるには、タスク管理ツールを取り入れることが重要なポイントです。
従来のメールを通じたタスクの進捗報告は、確認までに一定の時間を費やすことになり、確認にあたっての二度手間・三度手間といった無駄が生まれます。また、情報共有の行き違いも起こりやすくなるといえるでしょう。プロジェクトにかかわる人間が増えれば増えるほど、リアルタイム性に優れたタスク管理ツールの導入は欠かせません。
例として、MicrosoftのPlannerでは、チームでの作業の状況をリアルタイムで見える化することが可能です。メールやチャットなどでのやり取りは必要なく、担当者のタスクを見るだけで状況は一目でわかるようになります。また、コミュニケーションツールであるTeamsと連携させることで、その利便性はますますアップします。
勤怠管理システムでの成功事例
社員の勤怠を的確かつスピーディーに管理するには、勤怠管理システムの導入が重要です。当該社員がいつどこで何をしているのか、状況が把握できれば、お互いに社内にいなくても連携は取りやすくなります。また、従来のタイムカードによる勤怠から脱却してペーパーレス化を目指したい企業にも、勤怠管理システムを取り入れることは有効といえるでしょう。
勤怠の管理におけるよくある課題の一つとしては、従業員のシフト変更を紙ベースで管理していることで、変更の受付、入力に手間がかかってしまうことが挙げられます。こういった課題を解決するためには、デジタルベースで勤怠に関わる一連の作業が可能になるツールが必要です。
MicrosoftのTeamsには、勤怠管理に役立つ機能も充実しています。Teamsの「シフト」の機能では、従業員のスケジュール管理が可能となっており、休日の申請やシフト交換をスムーズに行うことが可能です。従業員はシフト交換などスマホを通して行うこともでき、管理者・従業員双方の負担軽減につながります。
事例でわかる業務効率化の必要性・メリット
このように成功事例をさまざまチェックしてみると、業務効率化を図ることで得られるメリットにはさまざまなものがあることがわかります。
- コストの最小化
- 人材確保にかかわる課題の解決
- 働きやすい環境の整備
主なメリットとしては、以上のようなことが挙げられます。例えば業務効率化を目的としてITツールを取り入れ、一部の作業をオートメーションで行うことができれば、人件費削減につながることは明らかです。これは、現在多くの企業が抱える課題である、人材確保にかかわる課題を解決することにもつながってくるでしょう。
また、効率化のためにマニュアルや取り決めを明確化したり、タスクを見える化したりすれば、従業員にとっても非常に働きやすい環境を作り上げられます。これは従業員のモチベーションアップやあらゆるストレス緩和に役立つと考えられるため、生産性アップ、ひいては利益率アップにつながる可能性があるといえます。
業務効率化を成功させるためのコツ
最後に成功事例をもとに、業務効率化を図るためのコツや重視すべきポイントを整理していきましょう。大事なのは次の3点です。
- 現在抱える課題の明らかにする
- 業務改善に向けた体制を整える
- ツールを導入する場合は効果をシミュレーションする
まず、ツールの導入や業務プロセスの整備のためには課題の洗い出しが不可欠です。何が問題となっていて、それを解決すればどういった結果が望めるのかを明らかにし、より有効な解決策を考えることが大切です。
また、改善に向けた体制を整えていくことも忘れないようにしましょう。体制を成り立っていなければ、利便性の高いツールを取り入れても、活用しきれない可能性があります。作業を効率的よく進めるうえで、時間やメンバーの人数、管理者について考えることが重要です。
そしてツール導入を行う場合は、細かくシミュレーションすることで現場の体制に合っているかチェックすることも欠かせないでしょう。費用対効果のある見直しになるのかを客観的に判断し、シミュレーションの結果、より適したツールを選定していくことが大切です。
まとめ
近年、人材確保の難しさやITツールの普及などによって注目されている業務効率化。よりスムーズに一つひとつの作業を進めて業績アップを目指すには、成功事例をチェックしたうえで業務効率化を図りたいところです。
Microsoftからは、TeamsやPlanner、Dynamics 365といったように業務効率化に役立つシステム・ツールが提供されています。いずれもタスクやスケジュールの管理、データ活用などに役立つツールといえるため、業務効率化の図るなら、導入は積極的に検討していきたいところです。
