業務プロセスの可視化とは、業務の手順を図や表によって目で見てわかるようにすることです。業務改善やRPA導入、内部統制の強化などに役立ち、また、属人化の防止や課題の明確化などのメリットも得られます。本記事では、可視化の概要や役立つ場面、得られるメリット、可視化の方法を解説します。
業務プロセスの可視化とは
業務プロセスの可視化とは、言葉の通り業務の流れや手順を、目で見て認識できるようにする手法です。基本的な業務の流れは決まっていても、誰もが詳細を把握しているわけではなく、特定の人物のみがわかっているという状況は多くの企業で見受けられます。自身の行っている業務がどの流れに属しているのか、何のための業務なのかを理解できていないと、トラブル時に対処が遅れるなど、業務効率も悪くなるおそれがあります。
業務の流れや手順、成果などを図や表などを用いて可視化することで、従業員は自身が担当する業務はもちろん、他の業務に関する情報も把握できます。業務の全体像が見えることで、自分の業務に対する責任感や効率化を考えるようになるなどの意識向上も期待でき、企業全体の生産性によい影響を及ぼすでしょう。
業務プロセスの可視化が役立つケース
業務プロセスの可視化は、どのような場面で役に立つのでしょうか。職場において、業務プロセスの可視化が実施されるケースはさまざまあり、業務改善を実施するときや内部統制を強化するときなどに求められています。
業務改善を実施するとき
業務改善を目指すひとつのステップとして、業務プロセスの可視化を行う場合があります。業務の詳細な工程を洗い出し、見える化することで、トラブルが発生しやすいポイントや効率の悪いポイントが浮かび上がります。
可視化が行われず改善ポイントが見えないまま、ただやり方を変えただけという進め方では、また改善し直さなければならないという状況に陥るおそれがあります。可視化することで浮かび上がった改善ポイントを、まとめたり省いたり、効率よく組み替えたりすることで、効果の高い業務改善が実現できるでしょう。
RPA（自動化）を導入するとき
DX推進におけるRPA（自動化）導入時にも、業務プロセスの可視化は有効です。RPAとは、人の手で行っていた定型業務を自動化できるシステムであり、近年多くの企業で導入が進んでいます。RPAは人手不足による業務の負担軽減や労働生産性の向上にも効果的です。
RPAを導入することでさまざまなメリットが得られますが、自動化できない、もしくは向かない業務も存在します。そのためRPA導入には、まず自動化したい業務と自動化できない業務を選別するための洗い出しを行わなくてはなりません。そのためには業務プロセスの可視化が有用であり、自動化する業務の選定もしやすくなります。
内部統制を強化するとき
内部統制を強化するときにも、業務プロセスの可視化が深く関係しています。内部統制とは、企業の経営目標に対して、それを達成するためのルールや仕組みを作り、適切に運用することです。この取り組みには業務効率に関する事項も含まれており、ここに業務プロセスの可視化が大きく関わっています。
また、一般的に内部統制の3点セットと言われる「フローチャート」「業務記述書」「リスクコントロールマトリックス」の中で、「フローチャート」ではすべての業務プロセスを図式化し、可視化しなければなりません。ここで行われる業務プロセスの可視化は、取引や会計処理の流れを整理し、内部統制上におけるリスクを識別することが目的です。
業務プロセスの可視化がもたらすメリット
業務プロセスの可視化を行うことで、企業にどのような影響をもたらすのでしょうか。代表的なものとしては、「情報や認識の共有化」や「属人化の抑制」などが挙げられます。
情報や認識を共有できる
業務プロセスの可視化によって、部署・部門を超えて広く情報や認識を共有できるというメリットがあります。可視化が行われない場合は業務の全体像がわからず、部署・部門ごとに異なった認識のもと一貫性のない業務を遂行している可能性があります。
業務プロセスを可視化すれば、その業務に関わる人間が共通した認識のもとプロジェクトを進められます。また、従業員全員が、自分は何の役割を持っているのか、最終的にどのような成果になっているのかを把握することで、モチベーションが上がり一体感も芽生えるでしょう。
課題が見えやすくなる
業務プロセスの可視化で、トラブルの原因や課題が見えやすくなります。また、業務停滞の箇所やその原因も発見しやすくなるでしょう。停滞箇所が判明することで改善への施策に着手しやすくなり、ひいてはさらに効率よく業務を行えるような取り組みを実施することも可能です。
業務停滞の原因を突き止めるには、業務プロセスの可視化が一番の近道です。業務の全体像をわかりやすく示すことで、業務の負荷や無駄を把握でき、適切に対処できるでしょう。
業務が属人化するのを抑えられる
ノウハウが共有されずに特定の人物しか業務を実施できないというような状態は、数多くの企業で存在する問題です。属人化は、その人物が急病や退職などをした場合に混乱を招き、業務の流れが突然ストップする状況に発展しかねません。
業務プロセスの可視化により、業務の流れや工程をほかの従業員と共有できます。また、可視化と同時にマニュアルを作成しておくことで、業務の担当者が不在時も混乱せずにすむでしょう。
業務プロセスを可視化する方法
業務プロセスの可視化には、どのような方法を用いるとよいのでしょうか。業務フローの図式化やマニュアルの作成など、手法はさまざま存在し、それぞれに特徴が異なります。
業務の洗い出し
業務プロセスの可視化に必須なのが、業務の詳細な洗い出しです。そのためには、各業務の担当者から業務に関することや業務を行う上での課題をヒアリングします。例えば、作業を行うためにかかる時間や不要だと思える作業などを聞き取りましょう。
これらの意見をまとめて分析することで、業務プロセスの可視化につながる第一歩となります。また、洗い出した内容を他部門などに共有すれば、課題への意識も高まるでしょう。
フローの図式化
業務フローの図式化は、どこでどの業務が行われているのか把握することを目的としています。「プロセスマップ」という図を活用し、現状の業務手順や他部署との関連性をすべて書き出しましょう。
プロセスマップ作成のポイントは、現状の業務フロー開始条件や業務の分岐条件、分岐後の流れを明確にすることです。また、時系列も正確に書き込みましょう。プロセスマップを分析すると、現状の停滞箇所や課題が見えてきます。そこを改善することで新たなプロセスマップを作成でき、業務効率化も実現できるでしょう。
マニュアルの作成
業務の手順や工程をまとめたマニュアルを作成することも、業務プロセスの可視化につながります。マニュアルを作成する工程では業務の洗い出しが必須であり、関係者に共有されるマニュアルにおいては、より詳細な業務手順を記載することが重要です。
マニュアル作成により業務プロセスが可視化されることで、属人化された業務の引き継ぎもスムーズにでき、なおかつミスを防ぐことも可能です。マニュアルは一度作って満足してしまうのではなく、新たな課題が生まれたらその都度更新することで、より内容が充実するでしょう。
まとめ
業務プロセスの可視化に加え、従業員それぞれの作業効率化やチームの連携なども重要です。最新のOfficeアプリケーションが充実したMicrosoft 365は、従業員一人ひとりが活躍できる働き方を実現します。メールやチャット、オンライン会議など、幅広いコミュニケーション手段でチームワークも高まります。
