業務の効率化を目指したいけれど、具体的になにをしたらよいかわからない、という方は多いでしょう。市場のニーズが多様化する中、企業は商品やサービスをスピーディーに供給することが求められています。現在、取り組んでいる業務がうまく効率化できなければ、しっかりと利益を確保できないこともあるでしょう。
そこでこの記事では、業務のシステム化について紹介します。取り入れるべき、おすすめツールも用途別に紹介しているので、ぜひ最後までご覧ください。
業務効率化をシステム化するにはツールの導入が簡単
業務を効率化するなら、システム化するのがポイントです。その際、ツールを導入すれば簡単に実現でき、他のシステムと連携できます。ここでは3つのシステム化について紹介していきましょう。
社内ノウハウのナレッジ化
1つ目は、社内ノウハウのナレッジ化です。これは自社の社員が持っている知識や経験、そしてノウハウなどを簡単に共有できるようにしたものです。
例えば、あるツールについて知見のある人が社内に1人だけしかいないと、他の人は都度その人に聞きに行かなくてはなりません。しかしドキュメントにノウハウをまとめて社内ネットワークでアクセスできるようにすることで、効率的にノウハウを共有できます。
レクチャーする側にとっても、何度も同じことを伝達せずに済むので無駄な時間が減るでしょう。
タスク管理の簡易化
タスク管理にツールを導入すると簡単に確認ができます。例えば、プロジェクト全体でタスクを共有したり、部下のタスクを上司が確認できたりするツールが存在しています。こうしたツールを導入することで、タスク漏れを避けられるというメリットがあります。また、上司が都度、部下に聞かなくてもツール上でタスクを把握できるので、効率的です。
チームの業務量や工数を可視化できるため、進捗状況もわかりやすくなります。日々の細かい伝達がスムーズに行えるようになると、社員間のストレスも削減できるでしょう。
ペーパーレス化
そしてペーパーレス化も業務効率の改善に繋がります。インターネット普及以前は紙で書類を管理することが当たり前でしたが、近年では、ペーパーレス化が急速に進んでいます。
書類を電子保存するメリットは、必要な書類を簡単に見つけられることです。書類の名前や置き場所が分からなくても、社内ネットワークから検索ができます。
電子化することで、用紙代や印刷代の経費が削減できます。また、紛失のリスクも減るため、長期的に保管したい書類には向いているでしょう。
システム化しやすい。用途別おすすめツール7選
システム化の際は、以下の用途に分けてツールを導入するといいでしょう。
- コミュニケーションツール
- ペーパーレス化ツール
- タスク管理
- RPA
- 名刺管理
ここからは用途別に、システム化に役立つおすすめツールを紹介していきます。
コミュニケーションツール［Microsoft Teams］
コミュニケーションツールには、「Microsoft Teams」がおすすめです。コミュニケーションツールを取り入れることで、組織やプロジェクトチームでのやりとりが簡単に行えます。Microsoft Teamsなら出社状況や、連絡事項の確認の有無などが簡単に分かるので、大変便利です。
Microsoft Teamsの特徴は、以下の通りです。
- 簡単に使いこなせる
- 機能が充実している
Microsoft Teamsはチャットを基本にしているツールで、初心者でも迷わないデザインとなっています。また、翻訳機能や文字サイズの調整、ビデオ通話、ファイル共有など、チャット以外の機能も充実しています。
RPAツール「Power Automate Desktop」
RPAツールには、「Power Automate Desktop」がおすすめです。RPAツールは、手作業の業務を自動化できるツールです。ルーティン業務を自動化すると、その分のリソースを別の業務に当てることができるので効率的です。
Power Automate Desktopの特徴は、以下の通りです。
- 専門知識は不要
- 有料版の仕様がチェックできる
Power Automate Desktopでは専門知識はいりません。直感的に操作できるので、どんな方でも取り入れやすいです。また、このツールには機能を充実させた有料版もあります。有料版に移行する際は、あらかじめどんな仕様なのか確認できるため、安心して移行できるでしょう。
名刺管理機能「SanSan」
名刺管理機能には、「SanSan」がおすすめです。名刺管理機能とは、これまでアナログで管理していた名刺をデータ化してデジタル上で管理できる機能です。SanSanには、以下のような特徴があります。
- Outlookに連携できる
- 予定表と連携できる
SanSanではOffice 365のMicrosoft Outlookとの連携を可能にしています。例えば、取引先からもらった名刺をSansanに読み込むと、名刺のデータを自動的にOutlookの連絡先と連携してくれます。そのため、自身で名刺と連絡先を関連付ける必要はありません。また、予定表とも連携できるので、アポイントの前に相手の情報を確認できます。
日々増えてしまう名刺の管理に困っている方には、たいへん便利なツールとなるでしょう。
ペーパーレス化ツール「DocuSign」
ペーパーレス化ツールには「DocuSign」がおすすめです。ペーパーレス化ツールを用いるとこれまで紙で管理していた書類を電子で管理することが可能です。DocuSignの特徴は以下の通りです。
- 現在使っているデバイスで利用できる
- 契約・承認プロセスを自動化できる
DocuSignを用いると、書類の確認や承認のフローが簡単になります。紙に印刷する手間も省けるので、とても便利です。また、今使用しているデバイスから始められるので、手軽に導入が可能です。
また、DocuSignには電子署名や電子印鑑のサービスもあります。すべてを電子化して行うことで、業務の簡略化が実現できます。リモートワークが増えている昨今では、特に役立つツールと言えるでしょう。
タスク・プロジェクト管理ツール「Asana」
タスク・プロジェクト管理ツールには、「Asana」がおすすめです。Asanaの特徴は以下の通りです。
- 無料からスタートできる
- 機能が充実している
Asanaには無料版があり、15人まで利用できます。そのため、ツールの導入を検討する際は無料で試してから有料版にシフトできます。また、機能が充実していて、オートメーション機能やタイムライン機能などが存在しています。そのため、業務の効率化が可能です。
SFA・CRMツール「Microsoft Dynamics 365」
SFA・CRMツールには、「Microsoft Dynamics 365」がおすすめです。SFA・CRMツールを導入すると、営業に関する情報をリアルタイムで共有できます。Microsoft Dynamics 365の特徴は以下の通りです。
- 自社に合わせたカスタマイズできる
- Office 製品と連携できる
このツールではコーディングの知識がなくても、自社のニーズに合わせてカスタマイズができます。そのため、多くの企業で利用されています。Office 製品と連携できるのも大きな魅力といえるでしょう。
iPaaS『Azure Logic Apps』
iPaaSには、「Azure Logic Apps」がおすすめです。Azure Logic Appsの特徴は以下のとおりです。
- 他サービスとの連携ができる
- カレンダーを利用して予定管理もできる
iPaaSとは、いくつかのシステムを連携し、業務をオートメーション化できるサービスです。Azure Logic Appsの特徴は、Azureのポータル上でアプリやシステムの統合が完結できることです。コネクタを組み合わせるだけなので、誰でもシステムを開発できます。
まとめ
この記事では、業務のシステム化について紹介しました。業務を効率化するなら、システム化するのがポイントです。IT化が進む現代においては、さまざまなツールの導入が必要になるでしょう。
社内ノウハウのナレッジ化やタスク管理の簡易化、そしてペーパーレス化など、すぐに業務改善に役立つものも多くあります。便利なツールがたくさんあり、何を使えばいいのか、選定するのも迷ってしまうでしょう。ツールの導入が初めての方には、馴染みが深く、Office製品と互換性の高いMicrosoft製品がおすすめです。
便利なツールを取り入れて、システムの効率化を目指してみてはいかがでしょうか。
