Microsoft 365 は、さまざまな課題解決を図れるビジネスツールです。この記事では、Microsoft 365 の導入を検討中の大手企業に向けて、概要からメリット・デメリット、基本となる運用プラン、注意すべきポイントを解説します。導入をサポートする企業も紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。
Microsoft 365 (マイクロソフト 365)とは
Microsoft 365 とは、マイクロソフト社が提供するクラウド型のサブスクリプションサービスです。ビジネスツールとして欠かせない Word 、 Excel、PowerPoint といった Office 製品は、これまでソフトウェアパッケージを購入する、いわゆる「買い切り型」が基本でした。
それらをまとめて、定額のサブスクリプション型にしたものが、Microsoft 365 です。提供開始から、これまでのサービスとは一線を画した新しいサービスとして世界中で急速に広まりました。
Microsoft 365 導入のメリット・デメリット
ここでは、Microsoft 365 がどのような点でこれまでの製品と大きく異なるのか、メリットやデメリットも交えて特徴を解説します。
メリット
まず、クラウド型のためシステムを新たに構築する必要がなく、導入コストを抑えられます。時間や場所を選ばず、さまざまなデバイスで利用できる点でも時代のニーズに適しています。
また、これまで単体で使われてきた Office の各アプリケーションを、同じアカウントで一元管理できるのもメリットです。
従来の買い切り型では、一度高額な費用を出して購入したとしてもバージョンアップが難しいといった問題がありました。その点、サブスクリプション型にしたことで、常に最新機能を使えるようになっています。
デメリット
サブスクリプション型になったことで、利用している期間ずっと利用料金がかかり続けることには注意が必要です。また、クラウド型では常にサーバーとのアクセスが必要であり、ネットワークなどの接続障害が起きると使いたいときに使えない、といった状況もゼロではありません。
【用途別】Microsoft 365 導入の基本運用プラン
ここからは Microsoft 365 を導入する際に、基本となる運用プランを用途別で紹介します。
1. 情報共有機能
情報共有機能は、社内の連携を高め、円滑に業務を進めるのに役立ちます。
クラウドの特性を活かし、いつでもどこでも会社のメールを見たり、移動中はスマートフォンから操作したりできて、時間を有効活用できます。1TB以上のクラウドファイルストレージがあるため、大きなファイルも管理しやすいのがポイントです。
社員の在席状況を遠隔からでも把握でき、場所や時間にとらわれずにビデオ会議もスムーズに行えます。
2. 業務効率化機能
Word や Excel といったおなじみの Office アプリケーションも、オンライン上で編集でき、複数人と共同で作業可能です。誰かが作り終えるのを待つ必要がなく、ほぼリアルタイムで編集できるほか、万一ミスがあったとしても迅速に修正できるため、作業効率が上がります。
Microsoft Teams によるチャット機能を使うことで、役職に関係なくチームのコミュニケーションを活性化させ、生産性向上にも貢献できます。
3. タスク管理機能
業務で必要なタスクをどう管理するかは、効率化に直接つながる重要な要素です。その点、Microsoft Planner では業務の進捗状況を可視化でき、チームでのタスク管理が容易になります。
また、メールボックスでは、重要なメールがつい埋もれがちです。Microsoft 365 では、進捗に動きがあった場合はメールで通知が来るほか、未読や既読をワンクリックで切り替えられることで、まだ読んでいないメールだけをピックアップできます。フラグ設定をすれば、後ほどすべきことも一目で確認可能です。
さらに、いつ、どのくらいの時間にどのタスクを実施するのかといった予定表を作成できます。
4. スケジュール管理機能
仕事は基本的にチームで進めていくため、関係者それぞれのスケジュールを効率的に管理する必要があります。Microsoft 365 では自分のみならず、チームメンバーの空き時間はいつなのかをリアルタイムで確認しながら、オンライン会議などの予定を投入可能です。会議室の使用や備品の貸出といった管理も行えます。
Microsoft 365 の導入を成功させるポイント
ここまで紹介したように、Microsoft 365 には業務の質を向上させる便利な機能が多くあります。ただ、自社で導入する際には迷う点もあるかもしれません。基本的に、重要なポイントは次の3つです。
自社に最適なプランを選択する
現在、Microsoft 365 は企業規模やユーザー上限の有無によって、さまざまなプランが提供されています。
ユーザー数が無制限の大企業向けとして、優れた生産性向上アプリとセキュリティやコンプライアンス機能を搭載した「Microsoft 365 E3」があり、年間契約で1ユーザーあたり4,500円(税抜)です。E3に音声通信や分析機能も加えた「Microsoft 365 E5」の場合は7,130円(税抜)です。
現場担当者向けのプランとして、生産性向上アプリとクラウドサービスを利用できる「Microsoft 365 F3」もあり、1ユーザーあたり1か月1,000円(税抜)で利用可能です。
自社の導入目的に応じてどこまでの機能を必要とするのかを考えた上で、公式サイトなどでプランの詳細を確認し、最適なプランを選択することが大切です。
参照元: https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/compare-microsoft-365-enterprise-plans
導入前の周知を徹底する
Microsoft 365 を導入しても、使ってもらえなければ意味がありません。利用率を上げるため、導入前には全社員へ目的や内容を丁寧に周知しましょう。誰にでも分かりやすいマニュアルを用意したり、相談やサポート窓口を設置したりするのも一案です。
Microsoft 社認定のパートナー企業へ相談する
スムーズに導入・運用するためには、あらかじめMicrosoft 社認定のパートナー企業へ相談するのもおすすめです。自社にぴったりのプランをどう選べばいいのか分からないといった場合も、数多くの企業例やノウハウから、的確にアドバイスを受けられます。
Microsoft 365の導入支援なら「スノーピーク」へ
「スノーピークビジネスソリューションズ」は、Microsoft 社認定のパートナー企業として、これまで200社以上の企業へ導入を支援した実績があります。
提供するサービスの特徴は以下の通りです。
お客様が実際に行っている業務の中から小さな成功「体験」を一緒に積み重ねていき、運用定着までトータルでサポートします。Microsoft 365 の導入を通して、ITツールを積極的に活用する企業「風土」を創り上げ、最終的にはお客様が「自律」してコンサルタントが不要になる段階に達するのが目標です。
まとめ
Microsoft 365 はクラウド上で Office 製品を一元的に管理でき、社内の情報共有やタスク管理が容易になるなど、さまざまなメリットがあります。導入する際には、今回紹介した用途別の運用プランも参照しながら、自社に合ったスタイルを検討することが大切です。もし不明点があれば、Microsoft 社認定のパートナー企業として豊富な導入実績のある「スノーピークビジネスソリューションズ」がおすすめです。
