コロナ禍の影響で、テレワークや在宅勤務が増えた一方で、どうしても出社する必要がある仕事も少なくありません。そこで取り入れられているのが、コロナ対策に対応したオフィス作りです。
企業では3密回避をもとに感染対策をしたオフィス作りに取り組んでいますが、今回はオフィス作りに活用できるさまざまなツールやシステムについて詳しくご紹介します。3密を避けたオフィス作りに取り組む企業にとって重宝される最新のIT技術を見てみましょう。
アフターコロナに求められる「3密」を避けたオフィス作り
新型コロナウイルス感染症によって登場した「3密」という言葉は、「密閉」「密集」「密接」を避けましょうという意味の言葉です。これに伴い飲食店やスーパーをはじめ、さまざまな場所で3密を避ける取り組みがなされています。もちろん、職場も例外ではありません。「密閉」を防ぐ
3密の最初の単語は「密閉」です。まずは、アフターコロナに求められる「密閉」を防ぐオフィス作りについて解説します。オフィスの中で密閉された空間はとても多く、特に挙げられるのが会議室です。社内の機密情報を取り扱うケースもあることから、会議室は密閉になる状態が多いため、アフターコロナでは感染リスクが高まると言えます。
こうした密閉された空間を避けながら、Web会議に集中できる、遮断性・防音性のある空間作りが求められています。
「密集」を防ぐ
2つ目は「密集」です。アフターコロナで「密集」を防ぐオフィス作りについてですが、コロナ流行前の多くの人が集まるようなスタイルの会議は望まれません。そのため、会議や打ち合わせを行う際には、できるだけ風通しの良い場所で行ったり、社員同士が十分に距離を取ったりすることが求められています。また、資料はより感染リスクを減らすためにも、これまでのように紙媒体を使うのではなく、大型ディスプレイに表示したり、個々の端末に表示したりする対策が望ましいでしょう。
「密接」を防ぐ
3つ目は「密接」です。アフターコロナに求められる密接を防ぐオフィス作りですが、「3密」とともに広く知られるようになった「ソーシャルディスタンス」を意識することが挙げられます。ソーシャルディスタンスの基本は「2メートル間隔」を維持することで、オフィスでも座席のレイアウトや、オフィス内の人数制限などの対策を行うことで実現できます。また、飛沫感染を防ぐためのアクリル板を設置したり、座席予約システムの導入を検討したりするなど、さまざまな密接対策ができるでしょう。
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アフターコロナのオフィス作りに欠かせないIT技術
ここからは、アフターコロナのオフィス作りに活用したい「IT技術」についてご紹介します。オフィスのレイアウトといった自社だけで対応できる感染対策も効果はありますが、さらにIT技術を組み合わせることで、より感染リスクを低くすることができます。
フリーアドレスの導入
アフターコロナ時代のオフィス作りに求められる対策のひとつとして、「フリーアドレスの導入」が挙げられます。フリーアドレスとは、オフィスに並ぶデスクを1人1人個別に割り当てるのではなく、空いている状態(フリー)のデスクを事前に予約して、その日のみ使うという仕組みです。つまり、デスクを指定せず、デスクを使う人が日々移動する・変化するということです。
コロナ禍でテレワークや在宅勤務が増えたことにより、オフィスの縮小・解約・移転をする企業が増えています。それらをせずとも、テレワークと座席のフリーアドレスを併用することで、オフィス内の人員を少なくでき、ソーシャルディスタンスや3密を回避する仕組みができます。従業員にとっても、毎日デスクの位置を変えられるため業務のマンネリ化を防げるというメリットがあります。
会議室予約システム
次に「会議室予約システム」の導入についてご紹介します。会議をしたいのに会議室が埋まっている、会議室を使う時間帯がかぶってしまっているという事態を防ぐために、会議室予約システムの活用が望まれています。これはスマートフォンからスムーズに会議室利用の予約ができるシステムで、会議室の空き状況が一目でわかるほか、実際に予約時間に会議室が利用されているかどうかの利用状況も把握できます。
これにより、会議室を予約しているのに結局利用できていない「カラ予約」を防げるというメリットもあります。
また、時間の調整がしやすくなるため、社員の仕事のスケジュール調整がしやすくなり、業務効率化にもつながるでしょう。こうしたシステムで予約できるのは会議室だけでなく、オフィスの座席予約システムも登場しています。
人と人との接触を避け、縮小したオフィスでも効率良く使える仕組みのため、アフターコロナのオフィス作りに欠かせない便利な仕組みと言えるでしょう。
社内の位置情報を可視化
会議室予約システムを導入するとさらなるメリット「社内の位置情報を可視化できる」ということが挙げられます。会議室予約システムはさまざまな応用ができるシステムのため、「会議室だけ」の予約ではなく、オフィス空間を丸ごとIoT化できるというメリットがあります。これにより、社員がどこにいるのかという位置情報を共有でき、会議室以外にもオープンスペースの利用状況・込み具合などを、リアルタイムに可視化できます。
こうしたIT技術を活用することで、3密を避けた快適なオフィス作りが実現できるため、新型コロナウイルス感染症の脅威から社員を守ることができるとともに、企業としての生産性や創造性の向上にもつながるでしょう。
アフターコロナのオフィス作りはさまざまな工夫が必要とされますが、IT技術を用いるとより効率の良いオフィス作りが可能です。社員の安全を確保するためにも、こうしたIT技術との併用を検討すると良いでしょう。
まとめ
アフターコロナのオフィス作りでは、「3密」を避けることがポイントになります。
そのために活用したいのが、座席予約システムです。「PowerApps 座席予約アプリ」は、オフィスのフリーアドレス化を図りたいという企業をはじめ、座席利用や運用をスムーズに行いたいという企業にとってぜひ導入を検討したいアプリです。座席確保がスムーズにでき、仕事をしている社員のストレス軽減にもつながるほか、業務の効率性向上も期待できるでしょう。
