優れたコミュニケーションツールであるMicrosoft Teamsは、単体でも業務効率化に有効ですが、AIチャットを組み合わせることでさらなる効果が期待できます。本記事では、Microsoft TeamsにAIチャットを連携させて実現できることや、導入時における課題などについて解説します。
Microsoft TeamsにAIチャットを連携して実現できること
Microsoft TeamsにAIチャットを連携させれば、社内のコミュニケーションがよりスムーズになり、FAQの拡充も可能です。また、社員のスキルレベルを標準化できるほか、Microsoft Teams上で会議室の予約や管理もできます。
社内でのコミュニケーションがスムーズになる
人事や総務、経理などバックオフィスを担当する部署には、日常的に多くの問い合わせが寄せられます。そのため、担当者に過度な負担がかかったり、対応者により回答にばらつきが生じたりといったことも起こり得ます。
Microsoft TeamsとAIチャットを連携させて活用すると、これらの課題を解決し社内コミュニケーションをより円滑にできます。社内からの問い合わせに対し、AIチャットが回答を行うためです。
問い合わせをした従業員は、AIチャットから即座に回答してもらえるため、求める情報をすぐ入手できます。人事や総務などの担当者は業務の負担が少なくなり、AIが対応するため回答のばらつきも回避できるのです。
AIチャットのログを解析してFAQを拡充できる
AIチャットはログを解析できるため、FAQに不足している要素の拡充が可能です。従業員がチャットボットにどのような質問をしているのかを把握できれば、そこから真に求められている情報を理解でき、FAQの拡充に役立ちます。
また、ログの解析により、従業員が抱える悩みや社内の状況を知ることも可能です。従業員によっては、上司や同僚に相談しにくい悩みをもつ人もいるでしょう。そのような人が、チャットボットで悩みを解決しようと質問をしている可能性があります。
このような情報をログから取得できれば、そこから具体的な問題解決、改善の施策も見えてくるでしょう。
社員のスキルレベルを標準化できる
Officeをはじめとした、業務で使用するアプリケーションの使用方法や注意点、使い方のコツなどをAIチャットが回答できるようにしておけば、従業員はいつでも情報を取得できます。誰かに教わらずとも、AIチャットに質問するだけで使い方がわかるため、従業員のスキルレベルを標準化できます。
また、新たなツールを導入すると、使い方がわからない人も一定数出てきます。そこで、想定される質問の回答をAIチャットにインプットしておけば、従業員はセルフで情報を取得し、スムーズに新ツールを使いこなせるようになるでしょう。
このように、Microsoft TeamsとAIチャットの連携によりマニュアルのような使い方ができます。アプリケーションの使い方を教わりたいのに、わかる先輩が近くにおらず聞けない状況においても、Microsoft Teamsと連携させたAIチャットであれば、いつでも求める情報を取得できます。
会議室の空き状況を確認して予約・管理ができる
Microsoft 365とAIチャットの連携により、会議室の空き状況確認や予約、管理を行えます。予約はMicrosoft Teamsを用いて行え、予約した日時情報はMicrosoft 365上のスケジュールに反映されます。
会議室を予約したものの、スケジュールに登録しておらず、ほかの予定を入れてしまうといったミスは少なくないでしょう。一方、Microsoft 365とAIチャットを連携させれば、予約とスケジュール登録を同時に行えるため、上記のようなミスが発生しません。
Microsoft TeamsにAIチャットを導入する際の課題
Microsoft TeamsにAIチャットを導入する際の課題として、運用体制の整備に時間がかかる、全ての質問には答えられないなどが挙げられます。また、定期的なメンテナンスも必要であることも把握しておきましょう。
運用体制が整うまでに時間がかかる
Microsoft TeamsにAIチャットを設置するには、専用アプリの追加やアプリの連携設定などが必要です。導入するAIチャットにより、設置や設定の方法が変わるため注意しなくてはなりません。
導入できても、従業員が利用してくれないとなると問題です。たとえば、質問しても求める情報が得られないと多くの従業員は「利用する意味がない」と感じてしまい、使われなくなるかもしれません。
このような事態を避けるため、運用体制についても考える必要があります。情報の蓄積の方法や、メンテナンスの頻度に考慮した、先を見つめた運用体制の整備が必要です。
導入するAIチャットによっては、設置や設定などに専門知識が求められるケースも考えられます。もしかすると、社内の人材では対応できないかもしれません。導入を検討しているAIチャットは専門知識がなくても設定できるのか、社内で対応できないときはどうするのか、といったことも考える必要があるでしょう。
全ての質問に的確に答えられるわけではない
チャットボットは、どのような質問にも答えられる魔法のツールではありません。多くのAIチャットは、機械学習や自然言語処理などの技術が用いられており、これらの技術を土台に回答を行っています。
AIチャットは、入力されたテキスト情報を解析して答えを導き出します。基本的には、インプットされたデータに基づき回答しますが、微妙なニュアンスの違いなどは認識できないため、見当違いな回答をしてしまうこともあります。
このようなリスクを避けるには、十分なボリュームのデータを用いた事前学習が必要です。そのためには、データ学習に使用する膨大なデータも必要になるでしょう。
また、AIチャットはあらかじめ登録されている質問に対する回答しかできません。登録されていない質問をしても、そもそも回答が用意されていないため答えられないのです。あらかじめ、どのような質問があるのか予測し、そのうえで回答をインプットしておく必要があります。
定期的な更新やメンテナンスが必要
AIチャットボットは、導入するだけで完結するわけではありません。運用を続けるなかで、不足している情報が見つかるため、定期的にメンテナンスを行いつつブラッシュアップを続けなくてはなりません。足りないデータは補完し、必要に応じて修正も行いましょう。
定期的なメンテナンスとチューニングにより、チャットボットはより良い状態へとブラッシュアップできます。回答の精度も高くなり、従業員からの多様な質問に答えられるようになるでしょう。ただ、扱う情報のボリュームが多いとメンテナンスにも多大な時間と手間がかかるため、注意が必要です。
Microsoft TeamsにAIチャットを導入する方法
Microsoft TeamsにAIチャットを導入するには、対象のAIチャットアプリをMicrosoft Teamsに追加します。これで、Microsoft TeamsにAIチャットの機能追加が完了します。このあとは、Microsoft Teamsとアプリとの連携設定を行います。
アプリを設置するには、Microsoft Teamsからアプリのアイコンを選択し、検索フォームで設置するアプリの名称を入力し検索します。表示されたアプリのなかから、対象を選択して追加をクリックしましょう。アプリによってはこのあと認証の手続きが必要です。
Microsoft Teamsと連携できるチャットボットサービスはいくつもあり、それぞれ特徴や強みが異なります。操作性に優れたものや自然言語処理に長けたもの、簡単にFAQを作成できるものなど、さまざまなサービスがあります。導入コストや目的を考慮しつつ、慎重にサービスを選びましょう。
まとめ
Microsoft TeamsとAIチャットの連携により、社内コミュニケーションの円滑化や従業員のスキルレベル均一化など、さまざまなメリットを得られます。導入に関する課題もありますが、それを凌駕するほどのメリットがあるため、この機会に導入を検討してみてはいかがでしょうか。
