政府による働き方改革の推進や、新型コロナウイルス感染拡大の影響により、在宅勤務を導入する企業が増えました。今回は、混同されやすいテレワークとの違いや、在宅勤務のメリット・デメリットについて解説します。効果的に運用するためのポイントについてもご紹介するので、導入にあたっての参考にしてください。
在宅勤務とは？
在宅勤務とは、企業に雇用されている従業員が、自宅を就業場所として働く勤務形態です。文字通り自宅で仕事をすることを指しますが、フリーランスの在宅ワークとは異なり、企業に属しながら在宅で勤務するのが大きな特徴です。
近年は、政府による「働き方改革」の促進や、新型コロナウイルス感染拡大などの影響により、在宅勤務を取り入れる企業が増加しています。時代に対応した新しい勤務形態の一つとして、徐々に定着しつつあります。
テレワークとの違い
在宅勤務とテレワークは混同されやすく、「違いがわからない」という方も多いのではないでしょうか。テレワークとは、ICT（情報通信技術）を活用し、勤務地や勤務時間などに制限されずに勤務する働き方のことを指します。
テレワークという言葉が示すワークスタイルの概念は広く、そのなかに「在宅勤務」「サテライトオフィス勤務」「モバイルワーク」などがあります。つまり、在宅勤務は、テレワークの形態の一つなのです。イメージで混同されやすいですが、働き方という点ではテレワークはより多様な勤務スタイル・場所で行われます。
ちなみに、サテライトオフィス勤務は、企業のサテライトオフィスやコワーキングスペースといった、勤務に必要な環境が整った場所で勤務する働き方です。モバイルワークは、顧客のオフィスや出先のカフェ、移動中の飛行機や新幹線などで仕事をする働き方です。こちらは、移動時間の多い営業職などに多く見られます。
在宅勤務を導入するメリット
在宅勤務を導入することで、企業や従業員にはどのような影響があるのでしょうか。ここからは、在宅勤務によって得られる様々なメリットを解説します。
業務効率化・生産性の向上
在宅勤務のメリットの一つとして、業務効率化や生産性の向上が挙げられます。オフィス勤務の場合、多くの従業員は電車やバスなどの公共交通機関を使って通勤しますが、在宅勤務の場合は通勤時間をまるごと削減できるので、肉体的・精神的ストレスの緩和につながります。
人によってはこれまで満員電車で移動していた時間を、家族とのコミュニケーションや、家事や自己啓発、リラックスなどに充てられるわけです。従業員のモチベーション向上が期待できるでしょう。
また、集中して業務に取り組んでいる際に電話が鳴ったり、雑談を持ちかけられたりしなくなります。このため、効率的に仕事が進められるようになり、生産性が向上しやすくなります。
コストの削減
在宅勤務の本格的な運用によって、オフィスに出社する人数を少なくできます。人員だけでなく、紙ベースでの仕事が減り保管に必要な面積も狭くなるため、オフィスの規模を縮小し、賃料や水道光熱費を削減できるでしょう。また、従業員が毎日出社する必要がなくなるので、定期代として支給していた交通費も削減可能です。
在宅勤務というと、PCやスマートフォンなどの通信機器の支給、各種システムやツールの導入などで初期費用がかかるイメージを持つ方も多いでしょう。しかし、オフィス勤務の維持に必要な毎月の固定費を大幅に減らせるため、長期的にはコスト面でのメリットが得られます。
優秀な人材の確保
優秀な人材の流出を防ぎ、長く勤務してもらえる点も在宅勤務を取り入れる大きなメリットです。能力の高い従業員であっても、結婚・出産・育児・介護などのライフイベントによって、退職や休職を余儀なくされるケースが多々あります。また、パートナーの転勤などにより、辞めざるを得ない場合もあるでしょう。
在宅勤務を導入することで、これまで惜しくも手放してきた優秀な人材に、勤務を継続してもらえる可能性が高まります。ICTを活用すれば、自宅で育児や介護などをしながら、遠隔地でフレキシブルに働けます。空いた人材の枠を埋めるための新規採用や、育成にかかる時間・コストを削減できるのも利点です。
また、在宅勤務の導入は、理想的なワークライフバランスの実現や、企業のイメージアップにもつながります。フレキシブルな働き方ができるとアピールすることで、求職者の目にも留まりやすくなるでしょう。
緊急時にも事業を継続できる
台風や地震などの自然災害、公共交通機関のトラブル、パンデミックのような不測の事態に陥っても、在宅ワークに切り替えられる環境を整えておけば事業の継続が可能です。出社勤務以外にも働き方の選択肢を用意するのは、企業にとってリスクヘッジにもなります。
在宅勤務を導入するデメリット
在宅勤務を導入することで発生するデメリットについても解説します。起こりうるトラブルや問題点についてあらかじめ知っておくことは、リスクの回避に役立つでしょう。
オン・オフの切り替えが難しい
在宅勤務の場合、オフィスで働くのとはまったく環境が異なるため、オンとオフの切り替えが難しいという問題があります。人目がないことで気が緩み、つい業務以外のことに気を取られてしまう従業員もいるでしょう。一方で、「サボっているのではないか」と思われるのを恐れ、規定の勤務時間を超過してしまうケースもありえます。在宅勤務を効率良くこなすには、自己管理の能力が求められるのです。
また、業務に適したスペースが確保できなかったり、自宅に小さい子どもがいたりして頭を仕事モードに切り替えにくいなど、環境が要因で集中できないこともあります。人によっては、仕事とプライベートの線引きが難しいというデメリットが発生するのです。
コミュニケーション不足
オフィスに出社するのとは異なり、コミュニケーションのハードルが上がる点も、在宅勤務のデメリットとして挙げられます。「ちょっといいですか？」と声をかける、雑談や立ち話をする、といった気軽なコミュニケーションが取れなくなるため、チーム内での情報格差が発生し、必要なことが共有されないなどの懸念が生じます。とくに、webツールを使いこなすのが苦手な方や、通話などで自分から声をかけるのが苦手な方は、在宅勤務によって周囲との距離ができてしまう可能性が高いでしょう。
また、「誰がどんな業務をしているのか」「進捗状況はどうか」などを管理職が把握しづらいため、業務に支障をきたす可能性もあります。チャットやwebミーティングツールを完備するのはもちろんですが、リーダーがざっくばらんに話せる機会を設けるなどして、コミュニケーションの頻度を上げることも必要です。
情報漏洩のリスク
在宅勤務では、従業員がPCや資料を社外に持ち出したり、私用のスマートフォンやタブレットで業務を行ったりする場合もあるので、セキュリティ面でのリスクが発生します。自宅への記憶媒体の持ち出しは必要最低限にする、私有デバイスを業務で使わせない、セキュリティ性の高いクラウドサービスやシステムを介して業務を行う、などの対策が求められます。
また、従業員のセキュリティ教育も重要です。実際に在宅勤務を行う従業員のセキュリティ意識が低ければ、どれだけ対策を万全にしても元も子もありません。
在宅勤務を導入する際の注意点
在宅勤務を導入するにあたり、勤怠管理方法の徹底やセキュリティ対策、従業員の勤務環境の整備などが必要です。
勤怠管理については、専用のツールを導入するのがおすすめです。自宅で出勤や退勤の打刻ができるツールや、PCの使用時間で勤怠を管理できるツールなど、様々なタイプがあります。
また、セキュリティ対策として、VPN（バーチャルプライベートネットワーク）の用意や、セキュリティソフトのアップデートをしておくことも重要です。従業員一人ひとりが快適に勤務できるよう、PCなどのデバイスやネットワーク環境の整備は欠かせません。
まとめ
メリット・デメリットの両方がある在宅勤務を効率良く運用するには、ツールの導入が必須です。チャット・ファイル共有・ビデオ通話が一元に集約できる「Microsoft Teams」や、Word・Excel・PowerPointなどのアプリケーションが利用できる「Office 365」で、快適な業務環境を構築しましょう。
