Office 365で提供されるAccessの機能とライセンスプランについて

Office 365で使用できるAccessというOfficeアプリケーションは、プログラマーでなくてもデータベースを構築して、データの集計や利活用が行えるものです。「データベース」と聞くとピンとこない方も多いでしょう。わかりやすく言うと、Accessを使用すれば流行のビッグデータ解析が行えたり、規模に応じて様々な業務アプリケーションを作成できます。

顧客管理システムや在庫管理システムなどを導入したいけれど、それを運用できる人材はいないしコストも極力抑えたり。そんなとき、Accessを使用すれば、低コストに運用負担が少ない業務アプリケーションが完成します。

実はこのAccess、Office 365の各プランの中で使用できるプランが増えたことをご存知でしょうか？今回は、Office 365でAccessが使用できるプランと、Accessの機能について紹介します。

Accessが使用できるOffice 365プランは？

まず、Office 365には以下の7つのプランがあります。

≪最大ユーザー数300名のプラン≫

• Office 365 Busienss Essentials
• Office 365 Business
• Office 365 Business Premium

≪ユーザー数無制限のプラン≫

• Office 365 ProPlus
• Office 365 Enterprise E1
• Office 365 Enterprise E3
• Office 365 Enterprise E5

このように、ユーザー数ごとにプランが分かれており、最大ユーザー数300名のプランは中小企業向け、それ以外は中堅大企業向けという位置づけがされています。以前は、これらプランのうち中堅大企業向けのプランのみでしか、Accessが提供されていませんでした。

中堅大企業にはデータ分析の技術を持つ人材も多いため、Accessを大いに活用できる環境にあります。しかし、本当にAccessを必要としてるのはむしろ中小企業のような、データ分析の技術が少ない会社です。

そもそもAccessはプログラマーでなくともデータベース構築ができたり、業務アプリケーションを作成できたりというOfficeアプリケーションです。そこでOffice 365では、2016年1月から中小企業向けのプランでもAccessの提供を開始しました。

ちなみに、7つのプランのうちAccessが使用できるのは次の5つです。

• Office 365 Business
• Office 365 Business Premium
• Office 365 ProPlus
• Office 365 Enterprise E3
• Office 365 Enterprise E5

Office 365 Busienss EssentialsおよびOffice 365 Enterprise E1ではOfficeアプリケーション自体提供されていないため、Accessは使用できないので注意しましょう。上記5つのプランの違いについては下の表をご覧ください。

≪Accessが使用できるOffice 365各プランの特長≫

Accessで使用できる機能

Office 365でAccessを使用する最大のメリットは、継続的に機能が追加・強化されたり、デザインが変更されることでアプリケーションの利便性が向上することです。従来のOfficeは、セキュリティ更新に関するアップデートはあったものの、機能が追加されるようなアップデートはなく、次期バージョンにアップグレードしない限り新たな機能は使用できませんでした。

それがOffice 365の登場で一新され、定期的に行われるアップデートによって、Accessおよびその他のアプリケーションは常に進化します。

ここでは、そんなAccessの機能の一部を紹介します。

Dynamics 365およびSalesforceからのデータインポート

2017年8月に配信されたアップデートでは、ERP・CRM製品であるDynamics 365およびSalesforceからのデータをインポートしたり、リンクさせる機能が追加されました。ビッグデータ活用による経営が重要視される中、ERPやCRMから生成されるデータを、存分に活用できない企業が少なくありません。

データ分析のための技術がなかったり、いずれも中小企業での活用不足が目立ちます。此度のアップデートによってAccessでもERP・CRM製品のデータをインポートできるようになったことから、従来よりも簡単にビッグデータ活用ができるようになりました。

新しい「ラベル名」プロパティ

2017年6月に配信されたアップデートでは、ラベル コントロールを別のコントロールに関連付けることができるように、コントロールに 「ラベル名」と呼ばれる新しいプロパティを追加されました。

以前はラベル コントロールを 切り取って、別のコントロールに 貼り付けて 関連付ける必要があったので、新しい「ラベル名」プロパティが追加されたことでラベルコントロールの名前を入力して簡単に関連付けることができるようになりました。

以上のように、Accessは最新版であるOffice 2016がリリースされてから、1～3カ月ほどのペースでアップデートが配信され、いたるところで利便性が向上しています。こうした細やかなサービスを受けられるのも、クラウドサービスでるOffce 365ならではのことです。

まとめ

今回は新たにAccessが使用できるようになったプランと、Accessの機能の一部を紹介しました。ただし、本稿を読んでもAccessの使い方がいまいちピンとこないという方は多いでしょう。そこで、Access以外のメリットにも目を向けてみてください。

Office 365なら、常に最新版が保たれているOfficeを最大5台のパソコンと、最大5台のモバイル端末にインストールできます。もちろん、1ライセンスあたりの話です。従来のライセンスではインストール台数が2台までだったため、こうした点を考慮してもOffice 365には素晴らしいメリットがたくさんあります。

そうしたメリットに着目してOffice 365利用をスタートさせ、そこからAccessにチャレンジしてみてはいかがでしょうか？