リモートワークへの移行に伴い、生産性が低下したといった話はよく耳にします。さまざまな理由が考えられますが、従業員のリモートワーク環境に問題があるのかもしれません。本記事では、生産性の維持、向上につながる快適なリモートワーク環境を構築するポイントを解説します。
リモートワーク環境を整えるメリット
リモートワーク環境の整備により、生産性向上の効果が期待できます。リモートワークに必要なツールや端末を用意するのはもちろん、座り心地のよい椅子や使いやすい机を準備すれば、従業員がより快適に働けるようになるためです。
また、環境を整えることで従業員のモチベーションもアップします。座り心地の悪い椅子で長時間デスクワークを続けるとなると、体への負担も大きくなりモチベーション低下につながります。通信環境に問題があり、ページの表示が遅い、資料をダウンロードできない、といったことが頻繁に起きると、ストレスも溜まるでしょう。
上記のような問題を解決し、従業員が快適に働ける環境を整備すれば、仕事へのモチベーションを高められ、結果的に生産性の向上にもつながります。
リモートワーク環境を整える8つのポイント
オフィスと異なる環境で業務に従事するリモートワークでは、環境整備が大切です。環境を整える際には、部屋や机、椅子、パソコン、モニター、オンラインミーティングセット、通信環境、ソフトウェアの8つに着目しましょう。
ポイント1. 部屋
自宅でのリモートワークでは、問題なく業務を遂行できる空間が求められます。基本的には個室を仕事部屋にすると、家族と同居していても集中して業務に取り組めます。
定期的に換気を行える、窓のある部屋がおすすめです。1人きりで密室にこもって仕事をしていると、集中力も低下します。定期的に空気の入れ替えを行うことでリフレッシュできます。
部屋が暗いと業務に支障をきたしかねません。目が疲れやすくなるおそれがあり、資料の文字が見えにくい、タイプミスをしてしまう、といったことも起こり得ます。そのため、十分な明るさの照明が設置されていることも重要なポイントです。
快適に業務へ取り組むには、エアコンも必要です。特に、夏場や冬場にエアコンがないと、仕事に集中できません。
ポイント2. 机
リモートワークに使用する机によって、作業効率が変化する可能性があります。体格に合わない机は体に負担がかかりやすく、集中力やモチベーション低下を招きます。
そのため、机は無理のない姿勢で業務を遂行できる製品がベストです。高すぎる、もしくは低すぎるといった机は無理な姿勢になりやすく、作業もしにくいためおすすめできません。
昇降タイプの机を導入すると、天板の高さを変更できるため自身の体格に合わせた利用が可能です。また、天板の角度も変えられる製品であれば、より作業しやすい姿勢で業務に取り組めます。
ポイント3. 椅子
長時間のデスクワークに取り組むのなら、オフィスチェアの利用がおすすめです。オフィスチェアは、オフィスでのデスクワークを想定して開発されたものも多く、体への負担を最小限に留められます。
お尻が痛くならない製品を選ぶことも大切です。長時間座りっぱなしでは、どうしてもお尻が痛くなりがちなので、体圧が分散されやすい製品を選びましょう。また、高さを変更できない机を使用しているのなら、座面高さを変更できるタイプの椅子がおすすめです。
また、ロッキング機能を備えた椅子であれば、より快適に使用できます。体の動きにあわせて椅子が動くため、休憩するとき背もたれを倒したり、好きな角度で固定したりといったことが可能です。
ポイント4. パソコン
どのような業務に取り組むかにもよりますが、スペックやコストパフォーマンスを考えるとデスクトップがおすすめです。デスクトップは低価格でもノートパソコンよりハイスペックの商品が多く、リモートワークにも適しています。
モニターの輝度やコントラストを調整できる製品であれば、見やすいように調整できます。長時間のデスクワークでは、目が疲れやすいため調整機能の有無をチェックしましょう。
基本は自宅でのデスクワークで、頻繁に外で打ち合わせなどをすることが多い、といったケースではノートパソコンが適しています。問題なく業務を遂行できるだけのスペックを備えた機種を選定しましょう。
ポイント5. モニター
パソコンのモニターを複数利用することで、業務効率の向上が期待できます。たとえば、サブモニターに資料を展開し、メインモニターで作業を行うといったことが可能です。
モニターがひとつしかない場合、その都度画面を切り替えなくてはなりません。一方、複数のモニターを利用すれば、それぞれのモニターで役割分担しつつ作業を進められるため効率的です。
なお、複数のモニターを使用する場合、パソコン本体のスペックを確認しておきましょう。グラフィックボードのグレードによっては、マルチディスプレイが難しいケースもあります。また、追加したい数に対応できるだけの接続端子が備わっているかどうかもチェックポイントです。
ポイント6. オンラインミーティングセット
リモートワーク環境下における従業員同士のコミュニケーションは、基本的にオンラインで行います。些細なやり取りや会議などもオンラインで行うため、オンラインミーティングセットは不可欠です。
Web会議システムのようなツールはもちろん、イヤホンやヘッドフォン、Webカメラなども必要です。ノートパソコンやデスクトップモニターのなかには、カメラが内蔵されたものもあります。
オンラインでやり取りしつつパソコンも操作することが多いのなら、ヘッドセットの導入も検討してみましょう。ヘッドセットは、マイクとヘッドフォンがセットになったもので、装着したままやり取りができます。
ポイント7. 通信環境
リモートワークでは、オンラインストレージへのアクセスやWeb会議システムなどを利用するため、安定した通信環境が求められます。通信環境に問題があると、Web会議の最中に映像や音声が遅れる、通信が途切れる、といったことが起こりかねません。
特に、Web会議システムなどの利用時には、大量のデータ通信を行うため、安定した通信環境がないと快適に利用できません。オンラインでファイルをダウンロードするのに時間がかかりすぎる、といったことも起こり得るため、注意が必要です。
ポイント8. ソフトウェアやアプリケーション
リモートワークへの移行には、ITツールやアプリケーションの導入が欠かせません。リモートワーク環境下では必然的にコミュニケーションが不足し、情報共有もしにくくなるため、ビジネスチャットやWeb会議システムなどが必須です。
データを一元的に管理できる、オンラインストレージもリモートワークに必要です。オンラインストレージなら、従業員は自宅から求める情報へいつでもアクセスできます。ただし、セキュリティのことも考慮し、適切なアクセス権限の付与が欠かせません。
勤怠管理ツールの導入も検討しましょう。始業と終業のたびに、メールやチャットなどで報告するのは手間がかかります。従業員はもちろん、管理者の負担も増加するため、適切に労働時間を管理できる勤怠管理ツールの導入がおすすめです。
また、個々のタスクを管理できるタスク管理ツールや、プロジェクトの進捗状況を把握できるプロジェクト管理ツールの導入も検討してみましょう。
まとめ
快適なリモートワーク環境の構築により、従業員のモチベーションアップや生産性向上が期待できます。リモートワークを導入するのなら、ポイントを踏まえて環境整備を進めましょう。なお、MicrosoftはTeamsをはじめとした、リモートワーク導入をサポートするツールを多数リリースしています。
