残業時間やコストを見直していると、業務効率化をすべきではないかと悩むシーンがあります。とはいえ、そもそもどんな風に業務を改善すべきかわからないと考えてしまうこともあるでしょう。この記事では、業務効率化をするためのアイディアを8つ紹介していきます。また、その際の注意点についても触れています。業務にかかる時間を減らしたいと考えている方やアイディアを探している管理職の方は、ぜひ参考にしてみてください。
手軽にできる。業務効率化のアイディア8選
業務効率化をするには、どんな工夫をすればいいのでしょうか？ここからは、業務効率化に役立つアイディアを8つ紹介していきます。
会議時間の短縮・縮小化
業務効率化を行うなら、最初に会議時間の短縮・縮小化を試みましょう。多くの企業が会議を行いますが、どの会社でも進行がスムーズにいかず、ついつい会議が伸びてしまうことはないでしょうか。
そこで効率的に会議を行うために、3つ工夫できるポイントがあります。
- 会議そのものを見つめ直す
- 会議の準備を前もって行う
- ツールを用いる
はじめに定例となっている会議が本当に必要かどうか考え直しましょう。なんとなくルーティーンで行っている場合、不要かもしれません。検討したのち、必要であると判断したなら、会議の準備を前もって行うようにしましょう。例えば会議の資料はあらかじめ共有することができます。
そして、ツールを用いることも重要です。最近では「Google Meet」や「Teams」、「Zoom」などのオンラインサービスがあります。会議のためだけに出社するような場合は、導入することで自宅や出張先からでも会議を行えます。
業務マニュアル・フローチャートの作成
部下の育成や新人の受け入れをスピーディーに行うためにも、業務マニュアルやフローチャートの作成を行いましょう。業務マニュアルとは、日々行っている業務を知らない人でもはじめられるようドキュメントにまとめたものです。そして、フローチャートとは、業務の各ステップを図としてまとめたものです。作成する際は、業務マニュアルを完成させてからフローチャートを作成するという順番で行いましょう。
このようにドキュメントにまとめるメリットは、業務の質を均一化できることです。また、ドキュメントにまとめれば、無駄な業務をさらに洗い出すことも可能です。
社内のコミュニケーションの活性化
社内での交流を活性化させると、意識のすれ違いや社内の意欲の向上につながっていきます。その際、以下のようなウェブ上で共有できるツールを導入してみましょう。
- オンライン会議ツールの活用
- チャットツールの活用
- タスク管理ツールの活用
「Google Meet」や「Teams」、「Zoom」といったオンライン会議ツールは、リモートワークや離れた職場でのコミュニケーションに役立ちます。顔を見て話すことで、温度感が伝わってきます。
また、同じオフィスで働いている場合でも、「Chatwork」のようなチャットツールが有効です。メールとは違い、やりとりが一覧で確認できるのでスピーディーにコミュニケーションが取れます。そして、「To Do」のようなタスクの管理ツールも活用してみましょう。自身のタスクだけでなく、部下やプロジェクト全体のタスクも管理できるので、大変便利です。
環境・備品を変更する
業務改善ポイントはデジタルばかりではありません。環境や備品を変更することで、働く環境がぐっと良くなる場合があります。例えば、環境を見つめ直す場合は、レイアウトに問題がないか確認してみましょう。自社のレイアウトに無駄な動きはないか、動線はスムーズかなどといったポイントを確認することで、改善点が見えてきます。また、足りない備品はないか、どんな備品があると便利か、チームで確認するのもいいでしょう。
とくにレイアウトを変更する際は、あらかじめ告知しておきましょう。タイミングとしては、組織変更の際や、年末の大掃除と一緒に行うとスムーズです。
社内で使う書式を統一する
社内で使うドキュメントは書式を統一します。その際、テンプレートを用意して社内で共有すると効果的です。書式を統一すれば、確認や修正などの手直し作業が減ってスムーズに進められます。とくに、部署が複数ある場合はさらに業務スピードの迅速化を実感できるでしょう。
ナレッジを共有する・属人化されている業務をなくす
属人化されている業務はナレッジの共有で解決できます。ツールの使い方などは、場合によって使用経験者が一人しかいないなどの理由で、属人化されることがあります。こうしたナレッジはドキュメントにまとめて、社内ネットワークで配布しましょう。
働き方の多様化
人件費節約のためにも、働き方の多様化を検討しましょう。人件費と利益を計算することで、コスト削減につながります。例えば、定型的な業務はアルバイトを雇ったり、外部委託したりすれば、主要業務に宛てるリソースの確保にもなります。さらに、余ったリソースで新たな事業計画を立ち上げるなど、事業の発展にも役立つ必要なアイディアといえるでしょう。
業務担当を変える・人材配置転換
業務担当を変えたり、人材配置を転換させたりするのも大切です。マンパワーを可視化すればより効率的に働くことができます。また、社員によっては業務の変更が別のスキルや才能の発掘につながることもあります。
業務効率化をする際の注意点
ただし、注意点を意識しないと逆効果になってしまうこともあります。そのため3つの注意点を意識しましょう。
検証体制は整っているか
まず検証体制を整えましょう。業務を効率化させるためのアイディアを取り入れても、比較対象がなければどれくらい効果が出たかがわかりません。また、こうした改善は一度で終わりではなく、定期的な軌道修正が必要です。
多くの業務を同時にしない
多くの業務を一度に行う必要はありません。複数アイディアがある場合は、まずは優先順位を決めましょう。すると、実行が必要かどうか、そもそも実現できるかなどを考えられます。
目的・目標を共有化する
目的や目標を共有しましょう。共有できていないと、動きが悪くなって成果が出ない可能性もあります。また、闇雲にアイディアを取り入れようとしても、全てが自社で行えるとは限りません。そのため、自社でできる範囲で実行しましょう。
まとめ
日々の仕事をよりスピーディーに行うには、一つ一つの業務を見直していくことが大切です。ウェブ上で利用できるツールを用いることはもちろん、レイアウトの見直しなど、アナログ面も改善が可能です。ただし注意点としては、検証体制を整えることや、業務を同時に行わないこと、目的・目標を共有することが挙げられます。
Microsoftが提供する「Teams」では、ビデオ会議やチャット、データの一元管理など多数の機能を利用できます。Microsoft 365と連携させれば、さらなる業務効率化を図れるでしょう。少しでもスピーディーに仕事を進めたいと考えている方は、ぜひ導入を検討してください。
