日々の業務は効率化を図ることで大きく改善できます。とはいえ、効率化を図るにはどんなツールを導入すればいいのかわからないという方もいるでしょう。そこでこの記事では、業務効率化に役立つアプリを7種類紹介していきます。社外や出先でも利用できるアプリなので、ぜひ取り入れてみてください。
生産性をいますぐ向上！おすすめの業務効率化アプリ
生産性をすぐに向上できるおすすめアプリは、以下のように7種類あります。
- Teams
- Power Apps
- Microsoft Office
- Power Automate
- Sansan
- Microsoft To Do
- SharePoint
業務効率化を図るには、こうしたアプリを活用しましょう。まずは、Teamsから順に紹介していきます。
Teams
「Teams」は、Microsoftから展開されているコミュニケーションツールです。Teamsは組織やプロジェクトチームでのやりとりを円滑に進められるように開発されています。メールの場合はテキストしか表示できませんが、コミュニケーションツールがあれば、出社状況や連絡事項の確認の有無などが簡単にわかるので大変便利です。
Microsoft Teamsの特徴は、以下の通りです。
- 機能が充実している
- セキュリティ面でも安心
Teamsはチャットとしての役割がメインですが、他にもビデオ会議への活用や、データ分析など充実した機能を備えています。また、翻訳機能や文字サイズの調整もできるので、シチュエーションに合わせて使えます。
Teamsから転送したりや保存したりしたデータやファイルは暗号化されるので、セキュリティ面の心配もありません。
PowerApps
「PowerApps」は、ローコード開発で作成できるビジネスアプリケーション作成ツールです。ローコード開発とはプログラミング言語の知識がなくても開発を進められるように設計されたシステムのことです。つまり、PowerAppsを使えばエンジニアでなくてもアプリを作成できます。PowerAppsには以下のような特徴があります。
- Webブラウザで完結できる
- Office 365でユーザー認証可能
アプリ開発と聞くと、開発環境の構築が必要かと思いますが、PowerAppsならWebブラウザさえあれば問題なく、手軽にはじめられます。開発したアプリのユーザー認証はOffice 365で可能なため、わざわざシングルサインオンの設定をする必要がありません。
Microsoft Office
「Microsoft Office」は、Microsoftから展開されているビジネス向けのツールです。WordやExcel、PowerPointなどが有名で、業務効率化に役立つツールが用意されています。Microsoft Officeには以下のような特徴があります。
- 多くの企業で利用されているため、送付も安心
- わからないことは調べれば解決できる
Microsoft Officeのツールは多くの企業で利用されています。そのため、ほとんどの場合、他の企業へ送付しても問題なくファイルを開けます。マイナーなツールで起こりがちな、互換性がない、ファイルが壊れて開けない、といったトラブルを防げます。
また、有名なツールなので、わからないことがあれば調べて解決できることがほとんどです。そのため、初心者の方でも安心して利用できます。
Power Automate
「Power Automate」は、業務プロセスを自動化するためのRPAサービスです。RPAサービスとは手作業の業務を自動化できるツールのことで、SharePointやOffice 365 といった様々なサービスと連携できるのが魅力的です。PowerAppも同じようにRPAサービスですが、Power Automateはテンプレートが豊富に用意されている点が異なっています。そのため、細かく指示をしたい場合はこちらがおすすめです。
Sansan
「Sansan」は、クラウド名刺管理サービスを提供するアプリです。従来名刺は紙で手渡された場合、物理的な管理が必要でした。すると名刺を管理するためのスペースや、名刺に記載されている情報をデータ化する手間がかかります。そこでSansanは、これまでアナログで管理していた名刺をデータ化してデジタルでの管理を可能にします。Sansanには、以下のような特徴があります。
- Outlookに連携できる
- Teamsと連携できる
Sansanでは、名刺をOffice 365のMicrosoft Outlookとの連携を可能にしています。例えば、取引先からもらった名刺をSansanに読み込むと、名刺のデータを自動的にOutlookの連絡先と連携してくれます。そのため、自身で名刺と連絡先を関連付ける必要はありません。
また、SansanはMicrosoftのTeamsとも連携が可能です。Teams上のSansanアプリで商談を始める前に、相手との関係性を確認でき、初めての相手にはオンライン名刺を送付することもできます。
Microsoft To Do
「Microsoft To Do」は、タスク管理ができるアプリです。タスク管理はExcelや手帳で管理している方もいるかもしれません。その場合、自分で確認しなければどんなタスクを抱えていたかわからず、うっかりタスクを見逃してしまう懸念があります。Microsoft To Doの以下のような特徴が、そうしたデメリットの解決に役立ちます。
- 期日を登録すれば通知してくれる
- 優先順位を提案してくれる
アナログでタスクを管理していると、自分で気が付かない限りチェック漏れが生じます。しかしMicrosoft To Doなら、期日を設定しておくことで通知してもらえるのです。忙しくなると忘れてしまいそうな些細なタスクなら、通知に助けられそうです。
さらに優先順位を提案してくれるというメリットもあります。これは独自アルゴリズムを利用した機能で、今抱えているタスクの締め切りなどを元に優先順位を考えてくれます。
SharePoint
「SharePoint」は、企業がポータルを作成できるアプリです。ポータルを作成することで、社内向けにファイル共有ができるとともに、社外への漏洩を防げるのでとても安心です。SharePointの特徴は以下の通りです。
- SharePoint Onlineならダウンロード不要
- ファイルの編集や配布ができる
SharePointにはSharePoint Onlineという環境があります。これはオンラインで利用できるスペースで、アプリのダウンロードが不要です。また、共有したファイルはオンライン上で編集したり配布したりすることができます。そのため、オンライン会議で資料を共有したり、その場で編集したりできるので便利です。
まとめ
日々取り組んでいる仕事を早くこなすには、アプリを取り入れてみるのも一つの手です。例えばチャットツールを取り入れてみたり、名刺をデジタルで管理できるツールを取り入れてみたりすることで、業務にかかっていた時間を短縮できます。「Microsoft Teams」ではビデオ会議やデータ管理、チャット機能など業務改善に必要な機能を兼ね備えています。業務効率化を考えている方は、ぜひ今回ご紹介したアプリを検討してみてください。
