Microsoft 365で会議を効率化するアプリ5選

会議をスムーズに行うためには、さまざまな準備が必要です。どのタイミングでくるかわからない意見への対応や、会議の内容を次の提案につなげるため、会議の内容は逐一メモしておく必要があります。

そして、進行を円滑に進めるためには、あらかじめ会議の流れを細かく決めておくなど、さまざまな準備をしておく必要があります。そこで活用したいのが、会議を効率化できるMicrosoft 365のアプリです。今回は、どのようなアプリがおすすめなのか、5つのアプリの機能を解説します。

会議効率化におすすめのMicrosoft 365アプリ5選

Microsoft社が提供するビジネスツール、Microsoft 365にはさまざまな機能を含んだアプリが用意されています。それぞれのアプリの特徴や機能をしっかり把握しておくことで、会議の効率化につながるアプリが使い分けられるため、ぜひ知っておきましょう。

Microsoft Outlook

まず1つ目は「Microsoft Outlook」です。

これは、社内外問わずメールでのやり取りができ、スケジューリングのために活用するメールソフトです。インストールすれば、パソコンやスマートフォン、タブレット端末など環境問わず利用できるのが特徴で、重要なメッセージを見逃さないようにメールの整理ができたり、スケジュール表を管理して多くの人と共有できたりする機能があります。

そのため、会議の予定をはじめ、業務に関するさまざまな予定を社内で共有できるため、会議予定の通知・確認も簡単にできるのがメリットです。また、クラウドでファイルを共有することもできるため、さまざまな書類の添付や納品物の確認といった業務をOutlook上でスムーズに行うこともできます。

もちろん、他のアプリやMicrosoftのツールと連携もできるため、業務効率化にもつながるでしょう。また、どのメンバーがどこにいても、Outlookをインストールしたデバイスさえ持っていれば常に最新の情報が共有されるため、生産性の維持につながります。

OneDrive for Business

2つ目のアプリは「OneDrive for Business」です。

会議効率化に適しているOneDrive for Businessは、オンラインストレージサービスとして広く利用されている「OneDrive」の、ビジネス向けアプリになっています。

OneDriveはさまざまな形式のファイルを保存できるオンラインストレージサービスですが、そのビジネス版ということで、多くのメンバーと共有したり、共同作業を行ったりするのにとても便利です。

保存できる容量はプランによって異なりますが、大企業になると扱うデータの数や1つ1つのデータの容量も大きくなってくるため、中には容量無制限というプランもあります。

社内でこうした大規模なデータをすべて保存・管理するのには限界がありますが、MicrosoftのOneDrive for Businessであればすでに多くの企業で活用されているという実績もあり、情報漏洩のリスクも低いといった信頼性が高いのが特徴です。

もちろん、中小企業向けの容量とコストを抑えたプランも用意されているため、自社に合った適切なプランを選ぶようにすると良いでしょう。

Microsoft OneNote

3つ目のアプリは「Microsoft OneNote」です。

Microsoft OneNoteは、Microsoft社が提供する「デジタルノート」のことで、これまで会議で配布する資料や、会議中にとる議事録などの紙を削減できるというメリットがあります。

OneNoteは本物の紙のように自由な書き込みができるほか、パソコンを使ってすばやく文章を打ち込んだり、画像や文字装飾などを施したりすることもできます。とても自由度が高く、まるで本当の紙のように扱えるほか、美しい状態で共有できるというメリットもあります。

Microsoftのアカウントを保有していれば無料で利用できる便利なアプリで、パソコンはもちろんのこと、スマートフォンやタブレット端末など多くのデバイスにも対応しています。

そのため、会議中はもちろん、外出中にスマートフォンから資料を確認するのにも役立つほか、手荷物になる紙媒体の資料を持ち歩かなくても良いこと、さらに紙を使わなくて済むため大きなコスト削減にもつながります。

書いた内容はデータとしてOneDriveをはじめとするストレージサービスに保存もできるため、ビジネスにおいて非常に汎用性の高いアプリと言えるでしょう。

Microsoft Planner

4つ目のアプリは「Microsoft Planner」です。

Microsoft Plannerとは、Microsoftが開発するタスク管理のためのソフトウェアです。テレワークを行う際に、スケジュール通りに業務が進まなかったり、社員同士で十分なやり取りができておらずタスクが進んでいなかったりすることがあります。

こうしたタスク管理不足のために起こるトラブルを防げるのが、Microsoft Plannerです。部署ごと、チームごとで仕事を進める際には、それぞれの役割分担やタスクの進捗報告が必須と言えますが、テレワークや出張先といった離れた場所にいるとその共有がしづらくなってしまいます。

これを解決するのがMicrosoft Plannerです。Microsoft Plannerは一人ひとりのタスクを可視化し、共有することで進捗状況を確認できるほか、タスク化が抜け落ちている業務内容を相手に伝えられるなどのメリットがあります。Microsoft 365のその他のアプリとも連携ができるため、チーム全体での業務効率化を図れるようになるでしょう。

業務の進捗管理はもちろん、プロジェクト管理として活用するなど、その利用シーンはさまざまです。

Microsoft Whiteboard

最後は「Microsoft Whiteboard」です。

会議によく用いられるのがホワイトボードですが、こちらはオンライン上でもまるでホワイトボードのように使えるという特徴を持っているアプリです。Web会議中にパソコンの画面共有をすることはよくありますが、その場その場で伝えたいことはホワイトボードで共有する方が手っ取り早いこともあるでしょう。

そのような時に便利なのが、このMicrosoft Whiteboardです。すでにオンライン授業でも実用されているほか、Web会議にも活用されています。また、ホワイトボードは参加者みんなで書き込めことが可能なため、チャットや口頭でのメッセージに加えて、より内容が伝わりやすくなるというメリットもあります。

図形のテンプレート、重要な部分に印をつけたい際に使える付せん機能など、より見やすくなるような機能も満載です。もちろん、ホワイトボードの内容はデータとして保存することができるため、Web会議に参加できなかった人への情報共有も簡単にできるようになっています。

まとめ

また、会議の中でやり取りされた内容を、指定された言語へリアルタイムでの翻訳を行えるツール「Real Time Translator」もあり、こうしたツールを用いれば海外子会社・支社とのやり取りもスムーズに行えるようになるでしょう。