社内DXとは、企業内でのデジタル技術の活用によって、従業員の業務プロセスを改善し、生産性を高めることを目的としています。
社内DXは企業にとって非常に重要な取り組みであり、今後ますます注目が集まることが予想されます。
本記事では、社内DXの重要性や取り組むべき理由、成功事例について解説していきます。
実際の事例やおすすめのツールも紹介しますのでぜひご覧ください。
社内DXとは
社内DXとは、企業内部のデジタルトランスフォーメーション（DX）のことを指します。
つまり、企業が自社内部の体制や業務をデジタル技術を活用して改善し、よりスムーズかつ効率的に運営することを目的とした取り組みです。
具体的には、社内の情報共有ツールやコミュニケーションツールの導入、業務プロセスの自動化や最適化、クラウドサービスの活用などが含まれます。これにより、業務の効率化や生産性の向上、コスト削減などの効果が期待されます。
また、社内DXは外部向けのデジタル化（例：Webサイトの改善やオンラインマーケティングなど）と併せて行われることもあります。これにより、企業の競争力を高めることができます。
なぜ企業が社内DXに取り組む必要があるのか
現代社会では、デジタル技術の進化によってビジネスの世界も大きく変化しています。
企業はますます競争が激しくなり、生き残るためにはより効率的で迅速なビジネスプロセスが求められています。
こうした環境においては、社内DXによる業務効率化や人材確保を図る取り組みなどが大切になるでしょう。
社内DXに取り組む必要性について大きく３つに分けて解説していきます。
人手不足を解消するため
社内DXを行う理由の１つは業務を効率化し人手不足を解消するためです。
現在多くの業界で人口減少による人手不足が進行しているため、少人数でも生産性を向上させる取り組みが求められています。
社内DXによって、業務プロセスの自動化や最適化が可能になるため、従業員が手間や時間をかける必要がなくなり、生産性が向上します。
さらに、社内DXによって、業務の可視化や振り返りが簡単にできるようになるので、問題点の把握がしやすくなり、業務の改善が進むという利点もあります。
企業の社会的信用を上げるため
既存のシステムを問題を抱えたまま使い続けてしまうと、結果的にコストや人的リソースの負担が大きくなり、企業の成長や事業機会を失う可能性が高くなってしまいます。
例えば、紙ベースで業務を行っていたり、古いシステムを使っていたりする場合、そのままでは効率的な業務ができず、コストがかかるだけでなく、迅速で的確な対応ができずに顧客からの信頼を失うこともあるでしょう。
また、現代社会では、企業がより効率的で持続可能な事業を展開していくことが求められるため、企業の社会的信用にも関わるという点で、社内DXに取り組む必要があります。
求人における需要に応えて人材流出を防ぐため
社内DXには、人材の流出を防ぐ効果があります。
例えば、従業員が日々繰り返す単純な作業を自動化することで、よりやりがいのある仕事に取り組む時間を増やすことができます。
また、働き方改革やテレワークの推進など、従業員のワークライフバランスを改善するための社内DXの取り組みも有効です。
こうした取り組みによって、従業員の働きやすさやモチベーションが向上し、離職率が低下する可能性があります。
さらに社内DXをきっかけとしたリスキリングなどにより、従業員のスキルアップやキャリアアップの機会が増えることもあります。
こうした取り組みが従業員にとって魅力的であれば、企業にとっても人材の流出を防ぐことができるでしょう。
社内DXによって得られるメリットとは
社内DXに関して、少しずつイメージが湧いてきたのではないでしょうか。
ここからは、さらに具体的なイメージを持っていただくために、社内DXによって得られるメリットを紹介していきます。
業務の生産性が向上する
社内DXを進めることで、業務プロセスの自動化や効率化が実現できます。
例えば、従来は手作業で行っていた請求書の作成や伝票処理を自動化することで、作業時間の短縮やヒューマンエラーの削減が可能となります。
また、今までの業務について作業時間の短縮ができることで、より高度な別の業務に集中できます。
さらに、従来は社員が一からデータを入力していた業務を、OCR（活字、手書きテキストの画像を文字コードの列に変換するソフトウェア）の技術を用いて自動入力することで、業務時間の短縮やデータ入力の精度向上が期待できます。
また、業務に必要な情報やデータをいつでもどこでも取得できるようにすることで、業務や意思決定の迅速化を実現できます。
コストを削減できる
社内DXによる効果の1つとして費用の削減ができることが挙げられます。
DX推進によって、人件費、紙や印刷物、運用コストの3つのコストを削減することが可能です。
業務プロセスの自動化やデジタル化によって、手作業を削減でき、人件費の削減につながります。
また従来は、業務プロセスの一部を紙や印刷物で行っていた場合、それらの資源を消費していましたが、その費用の削減が期待できます。
業務プロセスのデジタル化によって、最新のITシステムやクラウドサービスを活用できます。これによって、従来必要だったサーバーやネットワーク機器の設備費や保守費用など、運用コストの削減が期待できる場合もあります。
属人化によるリスクを回避できる
社内DXによって業務プロセスの自動化やデジタル化が進められることで、業務の属人化を防ぐこともできます。
業務が手作業や紙ベースの場合、社員が各々自分の方法で行い、全社で統一化されずに業務プロセスが個人依存になってしまうことがありました。
しかし、業務プロセスのデジタル化により、業務の進め方や手順が可視化されるため、属人化を防ぐことができます。
また、業務プロセスの透明化によって、誰がどの業務を担当しているのかが明確になり、社員間の業務の役割分担や協力関係が明確になるため、組織全体の効率が向上することも期待できます
新規事業の開発を推進できる
社内DXを進めることで、従来のビジネスモデルにとらわれず、新しいビジネスモデルを創出できます。
例えば、異なる部署や拠点で行っていた業務を、クラウドを活用して一元管理したり、IoT技術を活用して従来は製品単体で販売していた製造業が、製品に付加価値を加えたサービスを提供するなど、新たなビジネスモデルの構築につながります。
また、AIや機械学習を活用したデータ分析によって、従来は見つけにくかったニーズや市場の傾向を把握できます。この新たなニーズに合わせた製品やサービスを提供するために新しいビジネスモデルを創出することも可能となります。
社内業務のためのDXツール3選
社内DXには大きく分けて、社内業務をデジタル化するツールと、コミュニケーションをデジタル化するツールの2種類があります。
まずは、社内業務をデジタル化するためのツールを3つ紹介します。
企業の現状の課題を考え、課題解決にどのツールが最適か考えながらお読みください。
RPAツール
初めに紹介する社内DXを行うツールは、RPAです。
RPA（Robotic Process Automation）は、ロボットによる業務の自動化を行うツールです。
単純作業が得意で、請求書や経費処理、電話の自動応答、メールによる資料送付などが例として挙げられます。
RPAツールは、プログラミングの知識がなくても比較的簡単に操作できるように設計されています。
また、ビジネスプロセスの自動化によって、作業時間や人件費の削減、作業精度の向上、従業員の負荷軽減が期待できます。
RPAツールの中では、株式会社battonが提供する「batton」、スターティアレイズ株式会社が提供する「WinActor」、クラウド型RPAツールの「Robotic Crowd」が、初めての人におすすめと評価されているツールです。
CRMツール
続いて紹介する社内DXのためのツールは、CRMです。
CRMは、Customer Relationship Management（顧客関係管理）の略称で、企業が顧客との関係を適切に管理するためのツールです。
CRMツールの導入によって、情報を収集、整理、分析し、企業が顧客との関係を深めるための施策を立てることができます。
例えば、顧客が購入した商品やサービスに関連した情報を分析することで、顧客が求めている商品やサービスの傾向をつかみ、それに合わせたマーケティング戦略を策定できます。
CRMツールには、Microsoft Dynamics 365やSalesforce Essentials、そしてkintoneなど、多数の製品があり、営業、マーケティング、カスタマーサポートなど、企業のさまざまな部門で活用されています。
SFAツール
SFAは、Sales Force Automation（営業支援システム）の略称で、企業の営業活動を支援するために使用される社内DXをサポートするツールのことです。
SFAツールの特徴は、営業活動に必要な機能を包括的に備えていることです。顧客情報管理、営業スケジュール管理、見積書・請求書作成、販売目標の設定や分析など、多様な機能を使用できます。
また、多くのSFAツールは、スマートフォンやタブレットなどのモバイル機器にも対応しており、営業担当者は、外出先でも効率的な営業活動を行うことができます。
SFAツールには、Salesforce、SAP Sales Cloud、Oracle Sales Cloudなど、多数の製品があります。
企業は、自社の営業スタイルに合わせたSFAツールを選定し、営業活動の効率化や収益の最大化を図ることが重要です。
社内コミュニケーションのDXツール4選
続いて、社内DXツールのうちコミュニケーションに特化したツールを4つ紹介します。
コミュニケーションに特化したツールは、サービスを利用したことがある人、名前を聞いたことがある人も多いと思います。
それぞれのサービスの特徴に注目して解説していきます。
Microsoft Teams
Teamsは、Microsoftが提供するビジネス向けのオンラインコミュニケーションツールです。
チームワークの強化や業務の効率化を目的として、ビデオ会議、チャット、ファイル共有など様々な機能が備わっています。
Teamsは、1対1の個人チャットから、チーム全員のチャットまで、さまざまなチャット形式が可能です。
また、ビデオ会議も、Teams内で簡単にスケジュールを設定し参加者を招待できます。
さらに、画面共有やホワイトボード機能、字幕機能なども備えており、ビジネスの効率化につながる機能も多数あります。
Teamsは、Microsoft Office 365の一部であり、Outlook、OneNote、OneDriveなどの他のMicrosoft製品との連携が容易で、多くの企業で利用されています。
Zoom
次に紹介する社内DXのコミュニケーションに特化したツールは、Zoomです。
ビジネス用途や教育用途を中心に幅広く利用されており、世界中の企業や学校などで使われています。
コロナ禍で認知度が急速に上がったため、利用したことがある人も多いのではないでしょうか。
Zoomは、多人数のオンラインミーティングを行うことができ、画面共有やチャット機能、アンケート機能などを使って、参加者とのコミュニケーションをスムーズに行うことができます。
また、Zoomはモバイル端末にも対応しており、iPhoneやAndroid端末からでも参加できます。セキュリティ機能も充実しており、パスワードや待機室などの機能を使って、セキュリティを強化できます。
Zoomのフリープランは、最大100人までのオンラインミーティングが可能です。有料プランも用意されており、機能が追加されたり、参加者数の上限が増えたりするなど、より高度な使い方ができます。
Google Meet
Google Meetは、Googleが提供するビデオ会議用のコミュニケーションに特化した社内DXツールで、Googleアカウントを持っていれば無料で利用可能です。
最大250人までの参加者を招待でき、画面共有やチャット機能、字幕機能、録画機能などが備わっていて、ビデオ会議を簡単かつスムーズに行うことができます。
また、Google Meetは、Zoomと同様に待機室やパスワード保護などのセキュリティ機能が充実しています。
さらに、AIによるノイズキャンセリング機能を備えており、背景の騒音を抑えることができます。
Slack
最後に紹介する社内DXツールはSlackです。
ビジネス向けのコミュニケーションプラットフォームで、複数のチャンネルを作成し、そこでメンバー同士の対話を円滑に行うことができます。
Slackには、無料版と有料版があり、有料版ではさらに多くの機能が使えるようになります。具体的には、ビデオ通話、画面共有、ファイルストレージ増量などの機能が追加されます。無料版ではチャット履歴の保存期間が90日なので、古い履歴を確認したい人は有料版がよいでしょう。
SlackはAPI（ソフトウェアやプログラムをつなぐインターフェース）も提供しており、企業独自のツールやアプリケーションの開発もできます。
また、Slackは、GitHub、Google Drive、Trelloなど、多くの外部サービスとの連携が可能なため、開発チームなどでは特に広く利用されています。
社内DXを進める手順を紹介
ここまで、社内DXのツールを紹介してきました。導入を検討しているツールもでてきたのではないでしょうか。
社内DXを導入するまでに企業で取り組まなければならないことは、いくつか存在します。
ここからは実際に導入をする際の手順を紹介していきます。
社内DXの目的から逆算して戦略を立てる
社内DXを行ううえで最も重要なことが戦略を立てることです。そこで、社内DXの目的から逆算して戦略を立てることが非常に重要です。
例として、企業がDXの目的として顧客サービスの向上を掲げた場合の戦略を考えます。
顧客データを収集し、分析して顧客のニーズを把握したうえで、AIやロボティクス技術を活用して、顧客の問い合わせに迅速かつ的確に対応できる仕組みを構築することが有効です。
また、DXの目的が生産性の向上である場合は、プロセスの見直しや自動化、IoTやAIの導入などが必要になるかもしれません。
DXを進めるうえで、目的を明確にして戦略を逆算することで、必要な取り組みや投資の優先順位を決定できます。
DX推進に向けて社内環境を整える
社内DX推進に向けて社内環境を整えることは、組織全体がデジタル化に向けた取り組みを進めるために必要不可欠です。
まず、社内のデジタル化に対する意識が低い場合、DX推進はうまくいかない可能性があるため従業員の意識改革が必要です。
社員のDXリテラシー向上の重要性を認識してもらい、デジタル化への取り組みを促しましょう。
また、従業員がデジタルツールを使いこなすための教育訓練も重要です。
さらに、業務プロセスの見直し、フレックスタイム制などの働き方改革、テクノロジーの導入に伴う社内体制見直しなどの取り組みが必要となります。
業務効率化のためにツールを導入する
業務効率化のためにツールを導入することは、社内DXの中でも非常に重要なステップの1つです。ツールを選択するうえでのポイントもありますので紹介します。
まずは、業務に合わせたツールを選ぶことが非常に重要です。
例えば、営業職の場合はCRMツール、人事部門の場合は人事管理ツール、経理部門の場合は会計ソフトなど、業務に応じて最適なツールを導入する必要があります。
そして、導入コストやランニングコストの見積もりもかかせません。
コストと効果のバランスを考慮して適切なツールを選ぶ必要があります。
また、ツールの導入に伴う社員の教育やトレーニングにもコストがかかることを忘れずに考慮しましょう。
最後に、セキュリティ面の対応も重要なポイントです。
重要な社内データを守るためにセキュリティ面も考慮したツールの選定を行いましょう。
社内DXのためのチーム作りを行う
DXを推進するためには、社内にDXを担当するチームを作りましょう。
社内DXには、IT技術やプログラミングの知識が必要とされますが、それだけでなく、ビジネスやマーケティング、デザインなどのスキルも必要です。
ここでいうチームの役割は、DXの戦略立案やツール選定、業務改善へのプロセス策定などを行い、DXを推進することです。
また、社員からのフィードバックを受け付け、DXに対する理解を深めるための啓発活動を行うことも重要になります。
そのため、社内の異なる部門や役割を跨いでコミュニケーションができるような人材も必要です。
DX推進の補助金も利用できる
社内DXを進めるうえで、国や地方自治体の補助金を利用できる場合もあります。
代表的な補助金を紹介しますので、ぜひご活用ください。
2023年3月時点の情報ですので、最新の情報に関しては各自治体のHPなどをご参照ください。
IT導入補助金2023（経済産業省・中小企業基盤整備機構）
「IT導入補助金2023」は、経済産業省と中小企業基盤整備機構が共同で実施する補助金制度で、2022年度に中小企業・小規模事業者がITを活用するための投資を支援するために設けられた制度です。
この補助金を利用することで、中小企業・小規模事業者は、業務の効率化や生産性の向上、情報管理の強化など、ITを活用することによって得られるメリットを実現することができます。
具体的には、PCやサーバー、ソフトウェアの導入や、クラウドサービスの利用、ホームページの制作や運営、セキュリティ対策など、ITに関する投資に対して補助金が支給されます。
2023年3月28日（火）交付申請の受付が開始になりましたので、お早めにご確認ください。
ものづくり・商業・サービス生産性向上促進補助金（中小企業庁・中小企業基盤整備機構）
「ものづくり・商業・サービス生産性向上促進補助金」は、中小企業庁と中小企業基盤整備機構が共同で実施する補助金制度で、中小企業・小規模事業者が生産性を向上させるための投資を支援するために設けられた制度です。
この補助金を利用することで、中小企業・小規模事業者は、設備やシステムの導入や改良、生産プロセスの改善、人材育成など、生産性を向上させるための投資を行うことができます。
具体的には、自動化装置の導入、省エネ設備の導入、生産ラインの改善、ITシステムの導入や改善、人材育成など、様々な投資に対して補助金が支給されます。
成長型中小企業等研究開発支援事業（Go-Tech事業）
成長型中小企業等研究開発支援事業（Go-Tech事業）は、中小企業がものづくり基盤技術及びサービスの高度化に向けた研究開発及び事業化に取り組むための支援事業です。
この事業では、中小企業が大学や研究機関と連携し、ものづくり基盤技術やサービスの高度化に向けた研究開発や事業化を行うことを支援しています。
支援対象として、企業ニーズに基づき、求められる用途に着目した12技術や高付加価値企業への変革、高度なサービス開発に関する事項が挙げられます。
令和5年度の公募が始まっているため、早めに確認しましょう。中小企業がGo-Tech事業を利用し、競争力の強化や技術革新に取り組むことが期待されています。
参考：経済産業省
地域デジタルイノベーション促進事業
地域新成長産業創出促進事業費補助金（地域デジタルイノベーション促進事業）は、地域企業で取り組みが遅れているDXを強力に推進することで、地域企業の生産性を向上させることを目的に経済産業省が実施する補助金事業で、事業の応募に当たっては、コンソーシアムを形成する必要があります。
応募内容をかみ砕いて説明すると、特定の地域において、企業、大学や研究機関、行政機関、金融機関などが協力し、共同で研究開発や新商品の開発、地域経済の振興などを進めるための組織を設立する必要があるということです。
地域企業がDXを実現させるための費用を補助するという事業ですが、令和5年3月6日に公募が終了となりました。
令和5年度以降の公募の可能性もありますので、ぜひ一度ご確認ください。
地域DX促進活動支援事業
「地域DX促進活動支援事業」は、経済産業省が実施する、地方自治体や中小企業が主体となって、地域の課題解決や経済活性化を目的としたデジタル技術の活用を促進するための支援事業です。
また、事業に必要な技術やノウハウを持つ企業や研究機関などの協力も行われ、地域内の人材育成や地域の魅力向上なども目指しています。
各コミュニティが定めた募集方法に基づいて、応募する必要があり、あらかじめ2019年7月に経済産業省が公開した「DX推進指標」の自己診断を実施、その結果を独立行政法人情報処理推進機構（IPA)に提出することが必要となっています。
参考：ミラサポプラス
社内DX・デジタル化の成功事例紹介
最後に、社内DXを行った企業の成功事例を紹介します。
3社紹介しますので、取り入れられるものがあるかということに着目しながら読み進めてください。
株式会社きらぼしコンサルティング
株式会社きらぼしコンサルティングが、「チャットディーラーAI」を導入した事例を紹介します。
「チャットディーラーAI」は、従業員からのよくある問い合わせ対応を自動化し、情報システムや人事総務のバックオフィス部門の生産性向上をサポートするサービスです。
近年新入社員を中心に従業員が増え、リモートワークやフリーアドレスの導入もあり、総務の社内問い合わせ対応が急増していました。
そこで、コストと使いやすさのバランスを重視した「チャットディーラーAI」を導入。
導入後は、「経費関連」の質問は半分程度、「郵便物の出し方」に関する質問はゼロになるなど効果を実感しているようです。
参考：https://www.chatdealer.jp/case/interview_kiraboshi/
イワキ株式会社
続いてイワキ株式会社のRPA導入事例を紹介します。
ヘルスケア・ファインケミカル専門商社のイワキ株式会社は、時代の流れに合わせて、働き方改革に取り組んでいますが、情報システム部は、月間500万件もの受注に対応する物流システムの管理業務があるため、日曜日以外年末年始しか休みがありませんでした。
非効率業務の一例として、値引き申請の処理が月に約400件、そのほとんどが月末に集中するため、データの打ち込みに相当な時間がかかっていました。それ以外にも洗い出した非効率業務は100業務ほど。
これらの非効率業務をロボットに置き換えられれば大きなメリットがあるということでRPAを導入しました。
「プログラム開発と手作業以外の選択肢ができたことで、働き方改革を大きく推進できます」
と、情報システム部長の川島氏がRPAのよさを語っています。
企業内でよさを実感したため、別部署でもRPAの導入を検討されているようです。
参考：https://www.hitachi-solutions.co.jp/wsi/case02/
太陽建機レンタル株式会社
最後に、「AgileWorks」を導入した太陽建機レンタル株式会社の事例を紹介します。
AgileWorks（アジャイルワークス）は、複雑で高度な業務にも対応できるワークフローシステムです。
長らく根付いた「紙文化」により、ほぼすべての業務を紙の書類に頼り、申請書を利用していた現状を打破すべくツールの導入を決定。
電子化は申請書全体の3割ほどからスタートしましたが、導入からわずか1年ほどでほぼすべての申請承認業務のペーパーレス化を達成しました。
運用ルールも統一され、内部統制の強化にも効果を発揮しています。
またAgileWorks導入で、基幹システムと情報連携する経理系の一部の申請に関する事務処理時間がゼロとなったため、太陽建機レンタルは今後、このような情報連携している分野で更なる時間削減効果と業務効率化を目指しています。
参考：https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000083.000050743.html
まとめ
本記事では、企業が社内DXに取り組むべき理由や成功事例について解説してきました。
RPAツールやCRMツールを導入している企業も多く導入事例もありますので、検討する際には他社事例も参考にすることをおすすめします。
社内DXを行うことで、生産性も向上し、無駄なコストの削減につながるなどメリットも大きいため、ぜひ導入を検討していただければと思います。
補助金制度についても、DX推進の際にはぜひご活用ください。
